Projekter i forbindelse med digitaliseringsstrategien følger den fælles beslutningsmodel og prioriteres i denne sammenhæng
Styring af projekterne følger projektmodellen, og der skal derfor være både en projektleder og en styregruppe for disse projekter
Som ekstra minimumsleverance indføres krav om udarbejdelse af gevinstkort, der viser sammenhæng mellem projektets leverancer, effekter og gevinster.
Udmøntning af midler sker efter følgende principper
- Udmøntning af midler sker som udgangspunkt når minimumsleverancer i initieringsfasen er på plads.
- Der kan dog ansøges om midler til projektleder, arkitekt m.v. til aktiviteter i initieringsfasen.
- Midlerne udmøntes på baggrund af indstilling fra projektet.
- Universitetsdirektøren godkender i forbindelse med behandling i PFU.
- De tildelte midler er en ramme. Ikke et budget.
- Der må kun ansøges om beløb der er identificeret et behov for.
- Ved anslåede beløb, eksempelvis konsulenter på timebasis, ansøges om ”best case”.
- Der skal argumenteres for den ønskede udmøntning, også selvom den er indenfor rammen.
- Der KAN i særlige tilfælde søges om flere midler end der er i projektets ramme.
- Argumenterne skal vise en positiv investeringsvurdering.
- Universitetsdirektøren kan på PFU godkende ekstramidler til et projekt op til 200.000,- . Beløb større end dette skal drøftes i LEA.
- Der skal ALTID ansøges INDEN man påbegynder at bruge midlerne.
- Ikke forbrugte midler SKAL gives tilbage til puljen så snart det bliver synligt at der ikke er et behov for dem.
- Der kan kun ansøges om midler til licenser, konsulenter og nye årsværk. Der kan IKKE ansøges om midler til projektrum, konferencer, rejser og forplejning, abonnementer, medlemsskaber eller andre indirekte projektomkostninger.
- Der KAN i særlige tilfælde ansøges om at midler udskydes til efterfølgende år.
- Kan der ikke argumenteres for udskydelsen, bortfalder projektmidlerne i det tildelte år.
- Der skal søges periodiseret over årerne.
- Løbende koordinering af midlerne i forhold til projektporteføljen
AU IT og økonomi sikrer koordinering af midlerne i forhold til projektporteføljen. Alle ændringer til porteføljen skal konsekvensvurderes i forhold til økonomirammen og alle ændringer til projekternes udmøntning sker gennem PFU. Økonomi følger op på budget og faktisk forbrug, når først midlerne er udmøntet.