Valgcirkulære 2022

Cirkulære af 9. september 2022 om udskrivelse af valg ved Aarhus Universitet i efteråret 2022.

Valgcirkulæret er fastsat i henhold til Aarhus Universitets vedtægt vedtaget af Aarhus Universitets bestyrelse 28. maj 2021 og godkendt af Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte den 22. juni 2021.

Valgcirkulæret er ligeledes fastsat i henhold til Aarhus Universitets valgregler af 21. maj 2022.

Cirkulæret er berigtiget af Ole Terkelsen, Formand for Valgudvalget og Jens Kristian Birthin, Valgsekretariatet

KAPITEL 1. Generelle regler for valgenes afholdelse

1.1.

Der afholdes valg til bestyrelsen, akademiske råd, ph.d.-udvalg og studienævn.

Af kapitel 4 fremgår det hvilke valggrupper, der har valgret til de enkelte organer.

1.2

Personer, der 1. oktober 2022 eller på det tidspunkt hvor valget afholdes, falder inden for en af de i kapitel 3 nævnte valggrupper, opsættes i e-valgsystemet og er dermed stemmeberettigede og valgbare. Personer, der har orlov med en varighed på over 12 måneder 1. oktober 2022 eller på valgtidspunktet, opsættes ikke i e-valgsystemet og er dermed ikke stemmeberettigede og valgbare.

1.3

Valgene afholdes som forholdstalsvalg mellem lister, med mulighed for indgåelse af liste- og valgforbund.

Valgene afholdes som elektronisk valg. Alle afstemninger er hemmelige.

1.4

Valgudvalgets meddelelser i henhold til valgcirkulæret offentliggøres med bindende virkning på www.au.dk/valg.

KAPITEL 2. Tidsfrister og tidsplan

2.1

Der er fastsat følgende frister for opstilling, indsigelser, stemmeafgivelse mv. for valg til ledende organer.

Tidsplan for valg i efteråret 2022 på Aarhus Universitet

Mandag 15. august 2022

Frist for fakulteterne til at oplyse om, hvordan organerne skal se ud i forhold til mandattal, repræsentationsområder mv. for de enkelte valggrupper.

Tirsdag 16. august – fredag 2. september 2021

Udarbejdelse af valgcirkulære inkl. fakulteternes tjek af udkast til valgcirkulære.

Onsdag 21. september 2022

Møde i valgudvalget, hvor det endelige cirkulære godkendes.

Torsdag 22. september 2022

Valgcirkulæret offentliggøres på www.au.dk/valg.

Lørdag 1. oktober 2022

Skæringsdato for stemmeret og valgbarhed.

Mandag 3. oktober 2022

Alle stemmeberettigede kan fra denne dato ved at logge ind på e-valg se, om de står korrekt opført med stemmerettigheder. Valgsekretariatet kontaktes, såfremt der er fejl i opsætningen.

Fredag 7. oktober 2022 kl. 16.00

Frist for indsigelse mod egne stemmerettigheder.

Mandag 10. oktober 2022 kl. 9.00

Periode for opstilling af kandidater begynder.

Fredag 14. oktober 2022 kl. 12.00

Frist for opstilling af kandidater.

Mandag 24. oktober 2022

Kandidatlister offentliggøres på www.au.dk/valg med henblik på indsigelse.

Fredag den 28. oktober 2022 kl. 12.00

Frist for indgåelse af liste- og valgforbund.

Mandag 31. oktober 2022

Liste- og valgforbund offentliggøres.

Mandag 31. oktober 2022

Kampagneperioden begynder og løber til ugen efter valget.


Tirsdag 1. november 2022

Skæringsdato for stemmeret og valgbarhed

Mandag 7. november 2022 kl. 12.00

Frist for indsigelse mod opstillede kandidater og indgåede liste- og valgforbund.

Tirsdag 8. november 2022

Meddelelse om evt. bortfald af valg (fredsvalg). Offentliggøres på www.au.dk/valg.

Tirsdag 8. november 2022

Opslag af endelige opstillingslister på www.au.dk/valg.

Mandag 14. november kl. 9.00 – torsdag 17. november 2022 kl. 16.00

Afholdelse af valg.

Fredag 18. november 2022

Optælling af valg.

Tirsdag 22. november 2022

Frist for offentliggørelse af valgresultat. Valgresultatet vil dog blive offentliggjort, så snart det er tilgængeligt.

Tirsdag 29. november 2022 kl. 12.00

Frist for klager over de afholdte valg.

Onsdag den 1. februar 2023

Nyvalgte tiltræder.

KAPITEL 3. Valggrupper

Vælgerne opdeles i 5 valggrupper:

3.1

Valggruppe I (heltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere) omfatter medarbejdere, der er ansat med et ugentligt timetal på 18½ time eller derover i stillinger, der er omfattet af ministeriets notat om stillingsstrukturen for videnskabeligt personale, og som ikke i notatet er defineret som deltidsstillinger. Kliniske professorer og kliniske lektorer ligestilles med heltidsansatte videnskabelige medarbejdere med hovedstilling ved universitetet. Valggruppen omfatter medarbejdere omfattet af stillingsstruktur ved diplomingeniøruddannelsen og eksportingeniøruddannelsen.

3.2

Valggruppe II (deltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere) omfatter øvrige medarbejdere, der er omfattet af ministeriets notat om stillingsstrukturen for videnskabeligt personale, og hvis ansættelse omfatter mindst 100 løntimer i det semester, hvori valget udskrives, eller 200 løntimer i alt inden for det pågældende akademiske år. Kliniske lærere i odontologi, herunder afdelingstandlæger, uanset timetal, hører til gruppen af deltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere. Valggruppen omfatter undervisningsassistenter og faglærere samt AC-undervisere ved Institut for Odontologi og Oral Sundhed uanset timetal.

3.3

Valggruppe III (tekniske og administrative medarbejdere) omfatter alle tekniske og administrative medarbejdere med en aftalt ugentlig arbejdstid på mindst 18½ time. Valggruppe III repræsentanter valgt til akademiske råd har observatørstatus.

3.4

Valggruppe IV (studerende) omfatter studerende, der er indskrevet på universitetet på heltidsuddannelser. Ph.d.-studerende, der ikke i kraft af deres ansættelsesforhold hører under valggruppe I, hører under valggruppe IV.

3.5

Valggruppe V (deltidsstuderende) omfatter studerende, der er indskrevet på universitetet på deltidsuddannelser.

3.6

Ved valg til ph.d. udvalg betragtes ansatte ph.d. studerende, der normalt indgår i valggruppe I, som hørende til valggruppe IV.

KAPITEL 4. Organer, valggrupper, mandattal

4.1

For hvert organ, valggruppe og eventuelt repræsentationsområde vælges det antal mandater, der fremgår af denne oversigt.

KAPITEL 6. Valglister

6.1

Valgudvalget opsætter de stemmeberettigede i e-valgsystemet på grundlag af de pågældendes ansættelsessted eller indskrivning pr. 1. oktober 2022. Hver stemmeberettiget anføres med navn, valggruppe og en oversigt over de organer, man kan stemme til. Studerende, der er indskrevet på en heltidsuddannelse med tilvalg, tildeles valgret på deres centrale fag. Studerende, der er indskrevet på en bacheloruddannelse og samtidig har en midlertidig indskrivning på en kandidatuddannelse, tildeles valgret på deres kandidatuddannelse. Ønskes valgretten placeret på tilvalget frem for på det centrale fag eller på bacheloruddannelsen frem for kandidatuddannelsen, meddeles dette Valgsekretariatet snarest muligt efter 3. oktober og inden 7. oktober kl. 16.00. Herefter kan der ikke kræves ændring i placering af valgretten men der foretages en opdatering af opsætningen i e-valgsystemet med de personer, der 1. november 2022 falder inden for en af de i kapitel 3 nævnte valggrupper..

6.2

Stemmeberettigede kan kontrollere deres valgret ved at logge sig ind i e-valgsystemet via www.au.dk/valg.

En stemmeberettiget kan gøre indsigelse mod fejl i sin egen opsætning. Indsigelser skal ske på formular, der findes på www.au.dk/valg. Indsigelser meddeles Valgsekretariatet inden 7. oktober 2022 kl. 16.00. Afsenderen har ansvaret for, at indsigelsen kommer rettidigt frem til Valgsekretariatet.

6.3 

Personer, der opfylder betingelserne for at udøve stemmeret inden for flere områder, kan inden 7. oktober 2022 kl. 16.00 meddele Valgsekretariatet, hvor pågældende ønsker at udøve sin stemmeret. Afgives en sådan meddelelse ikke, bestemmer Valgudvalget, hvor stemmeretten skal udøves.

6.4

Efter 7. oktober 2022 kl. 16.00 kan ingen kræve ændringer i opsætningen i e-valgsystemet. Dog vil Valgudvalget, så længe det er praktisk muligt, berigtige egentlige fejl, som man måtte blive opmærksom på. Valglisterne vil også blive opdateret med de personer, der 1. november 2022 falder inden for en af de i kapitel 3 nævnte valggrupper.

6.5

Ingen, der ikke ved valghandlingens påbegyndelse er sat op i e-valgsystemet for et givet valgområde, kan kræve at afgive stemme ved valget inden for det pågældende område.

KAPITEL 7. Kandidatopstilling

7.1

Anmeldelse af kandidatlister sker elekronisk i e-valgsystemet. Kandidatlisterne skal være godkendt af listekoordinator og indsendt til Valgsekretariatet senest 14. oktober 2022 kl. 12.00. Afsenderen har ansvaret for, at listen kommer rettidigt frem til Valgsekretariatet.

7.2

Kandidatlisterne godkendes af Valgudvalget og offentliggøres på www.au.dk/valg. Valgudvalget påtager sig herudover ikke at mangfoldiggøre yderligere information på stillernes vegne.

7.3

Rækkefølgen blandt de godkendte kandidatlister afgøres ved lodtrækning efter opstillingsfristens udløb og inden offentliggørelse af kandidatlisterne.

Ved sideordnede lister registreres kandidaterne i alfabetisk rækkefølge efter efternavn. Ved prioriterede lister registreres kandidaterne i den rækkefølge de er opført på listen.

7.4

Indsigelser mod de offentliggjorte kandidatlister skal skriftligt indgives til Valgudvalget via Valgsekretariatet på formular, der findes på www.au.dk/valg, senest 7. november 2022 kl. 12.00.

7.5

De godkendte kandidatlister betegnes, såfremt der er anmodet herom, med en af Valgudvalget godkendt listebetegnelse. Lister, der ikke har anmeldt listebetegnelse, tildeles en betegnelse af Valgudvalget.

KAPITEL 8. Liste- og valgforbund

8.1

Der kan indgås:

a) listeforbund mellem enkeltlister

b) valgforbund mellem enkeltlister og listeforbund

c)  valgforbund mellem listeforbund

8.2

Listeforbund og valgforbund kan indgås elektronisk i e-valgsystemet. Listeejeren i valgsystemet sender en anmodning om listeforbund og/eller valgforbund til samtlige kandidater. Såfremt der ikke modtages indsigelser fra kandidaterne senest den 7. november 2022 kl. 12.00, betragtes liste- eller valgforbundet som indgået.

8.3

Anmeldelse om indgåede liste- og valgforbund skal indsendes til Valgsekretariatet senest 28. oktober 2022 kl. 12.00. Afsenderen har ansvaret for, at anmeldelsen kommer rettidigt frem til Valgsekretariatet.

8.4

Anmeldelser af indgåede liste- og valgforbund godkendes af Valgudvalget og offentliggøres på www.au.dk/valg.                          

8.5 

Indsigelser mod de offentliggjorte liste- og valgforbund skal skriftligt indgives til Valgudvalget via Valgsekretariatet på formular, der findes på www.au.dk/valg senest 7. november 2022 kl. 12.00.

KAPITEL 9. Bortfald af afstemning

9.1

Er der inden for et valgområde ikke opstillet flere kandidater, end der skal vælges, bortfalder afstemningen, jf. valgreglerne.

9.2

Valgudvalget bekendtgør bortfald af afstemning 8. november 2022 på www.au.dk/valg.

KAPITEL 11. Stemmeoptælling

11.1

Rapport over de elektronisk afgivne stemmer udskrives, og Valgsekretariatet udarbejder en valgopgørelse.

KAPITEL 13. Valgprotokol

13.1

Når valget er endeligt opgjort, tilfører formanden for Valgudvalget valgprotokollen nøjagtige oplysninger herom, således at det for hvert valg angives, hvorledes stemmerne har fordelt sig på de forskellige enkeltpersoner og kandidatlister, i hvilken nummerorden mandaterne tilfaldt disse, hvilket fordelingstal der blev lagt til grund for hver kandidatliste, hvor mange personlige stemmer der blev afgivet på kandidaterne, hvorledes listestemmerne fordeltes på kandidaterne, samt hvilke medlemmer der blev erklæret for valgte.

Valgprotokollen skal, ud over den endelige opgørelse af valget, indeholde oplysninger om antallet af indleverede opstillingslister, navnene på de opstillede og liste- og valgforbund.

KAPITEL 14. Valgklager

14.1

Klage i anledning af et afholdt valg kan indgives skriftligt til rektor.

Rektor indhenter en indstilling fra Valgudvalget og træffer herefter afgørelse i sagen.

Resultaterne af valgene offentliggøres senest 22. november 2022. Resultatet vil dog blive offentliggjort, så snart det er tilgængeligt. Klagefristen udløber 29. november 2022 kl. 12.00.

Hvis der gives en klager medhold, og denne afgørelse direkte berører andre stemmeberettigede, skal disse underrettes om afgørelsen, og om at de kan klage herover inden 4 hverdage (dog bortset fra lørdage) efter deres modtagelse af meddelelsen.

KAPITEL 15. Valgets afgørelse

15.1

Såfremt klage ikke er indgivet inden for den i kapitel 14 angivne frist, eller indgivne klager er afgjort, betragtes valget som endeligt afgjort.

Der tages forbehold for ændringer i vedtægten for Aarhus Universitet.

På Valgudvalgets vegne

Ole Terkel                                                        Jens Kristian Birthin

Formand for Valgudvalget                                   Valgsekretariatet

Ved en eventuel uoverensstemmelse mellem den danske og den engelske version af dette dokument, er det den danske version som er retligt gældende.