Valgcirkulære 2020

Cirkulære af 7. september 2020 om udskrivelse af valg ved Aarhus Universitet i efteråret 2020.

Valgcirkulæret er fastsat i henhold til Aarhus Universitets vedtægt vedtaget af Aarhus Universitets bestyrelse 25. maj 2018 og godkendt af Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte den 18. juni 2018.

Valgcirkulæret er ligeledes fastsat i henhold til Aarhus Universitets valgregler af 3. juni 2020.

Cirkulæret er berigtiget af Ole Terkelsen, Formand for Valgudvalget og Jens Kristian Birthin, Valgsekretariatet

KAPITEL 1. Generelle regler for valgenes afholdelse

1.1.

Der afholdes valg til bestyrelsen, akademiske råd, ph.d.-udvalg og studienævn.

Af kapitel 4 fremgår det hvilke valggrupper, der har valgret til de enkelte organer.

1.2

Personer, der 1. oktober 2020 eller på det tidspunkt hvor valget afholdes, falder inden for en af de i kapitel 3 nævnte valggrupper, optages på valglisterne og er dermed stemmeberettigede og valgbare. Personer, der har orlov med en varighed på over 12 måneder 1. oktober 2020 eller på valgtidspunktet, optages ikke på valglisterne og er dermed ikke stemmeberettigede og valgbare.

1.3

Valgene afholdes som forholdstalsvalg mellem lister, med mulighed for indgåelse af liste- og valgforbund. 

Valgene afholdes som elektronisk valg. Alle afstemninger er hemmelige.

1.4

Valgudvalgets meddelelser i henhold til valgcirkulæret offentliggøres med bindende virkning på www.au.dk/valg.

KAPITEL 2. Tidsfrister og tidsplan

2.1

Der er fastsat følgende frister for opstilling, indsigelser, stemmeafgivelse mv. for valg til ledende organer.

Tidsplan for valg i efteråret 2020 på Aarhus Universitet

Fredag 14. august 2020

Frist for fakulteterne til at oplyse om, hvordan organerne skal se ud i forhold til mandattal, repræsentationsområder mv. for de enkelte valggrupper.

 

Mandag 17. august – mandag 7. september 2020

Udarbejdelse af valgcirkulære inkl. fakulteternes tjek af udkast til valgcirkulære.

 

Tirsdag 15. september 2020

Frist for valgudvalgets godkendelse af endeligt cirkulære.

 

Onsdag 16. - fredag 18. september 2020

Valgcirkulæret offentliggøres på www.au.dk/valg.

Torsdag 1. oktober 2020

Skæringsdato for stemmeret og valgbarhed.

 

Fredag 2. - mandag 5. oktober 2020

Valglister over alle stemmeberettigede offentliggøres på  www.au.dk/valg med henblik på offentlig indsigelse.

 

Fredag 9. oktober 2020 kl. 12.00

Frist for indsigelse mod de offentliggjorte valglister.

 

Mandag 12. - onsdag 14. oktober 2020

De endelige valglister opslås på www.au.dk/valg.

 

Mandag 19. oktober 2020 kl. 9.00

Periode for opstilling af kandidater begynder.

 

Fredag 23. oktober 2020 kl. 12.00

Frist for opstilling af kandidater.

 

Mandag 26. oktober - onsdag 28. oktober 2020

Kandidatlister offentliggøres på www.au.dk/valg med henblik på indsigelse.

 

Torsdag den 29. oktober 2020 kl. 12.00

Frist for indgåelse af liste- og valgforbund.

 

Fredag 30. oktober – mandag 2. november 2020

Liste- og valgforbund offentliggøres.

 

Søndag 1. november 2020

Skæringsdato for stemmeret og valgbarhed

 

Onsdag 4. november 2020 kl. 12.00

Frist for indsigelse mod opstillede kandidater og indgåede liste- og valgforbund.

 

Torsdag 5. – fredag 6. november 2020

Meddelelse om evt. bortfald af valg (fredsvalg). Offentliggøres på www.au.dk/valg.

 

Torsdag 5. - fredag 6. november 2020

Opslag af endelige opstillingslister på www.au.dk/valg.

 

Mandag 9. november kl. 9.00 – torsdag 12. november 2020 kl. 16.00

Afholdelse af valg.

 

Fredag 13. november 2020

Optælling af valg.

 

Mandag 16. november – onsdag 18. november 2020

Frist for offentliggørelse af valgresultat. Valgresultatet vil dog blive offentliggjort, så snart det er tilgængeligt.

 

Torsdag 26. november 2020 kl. 12.00

Frist for klager over de afholdte valg.

 

Mandag den 1. februar 2021

Nyvalgte tiltræder.

KAPITEL 3. Valggrupper

Vælgerne opdeles i 5 valggrupper:

3.1

Valggruppe I (heltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere) omfatter medarbejdere, der er ansat med et ugentligt timetal på 18½ time eller derover i stillinger, der er omfattet af ministeriets notat om stillingsstrukturen for videnskabeligt personale, og som ikke i notatet er defineret som deltidsstillinger. Kliniske professorer og kliniske lektorer ligestilles med heltidsansatte videnskabelige medarbejdere med hovedstilling ved universitetet. Valggruppen omfatter medarbejdere omfattet af stillingsstruktur for videnskabeligt personale med forskningsopgaver ved sektorforskningsinstitutioner. Valggruppen omfatter medarbejdere omfattet af stillingsstruktur ved diplomingeniøruddannelsen og eksportingeniøruddannelsen samt medarbejdere ansat efter reglerne om adjunkter og lektorer ved handelshøjskoleafdelingernes økonomi- og sprogstudier.

3.2

Valggruppe II (deltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere) omfatter øvrige medarbejdere, der er omfattet af ministeriets notat om stillingsstrukturen for videnskabeligt personale, og hvis ansættelse omfatter mindst 100 løntimer i det semester, hvori valget udskrives, eller 200 løntimer i alt inden for det pågældende akademiske år. Kliniske lærere i odontologi, herunder afdelingstandlæger, uanset timetal, hører til gruppen af deltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere. Valggruppen omfatter undervisningsassistenter og faglærere samt AC-undervisere ved Institut for Odontologi og Oral Sundhed uanset timetal.

3.3

Valggruppe III (tekniske og administrative medarbejdere) omfatter alle tekniske og administrative medarbejdere med en aftalt ugentlig arbejdstid på mindst 18½ time. Valggruppe III repræsentanter valgt til akademiske råd har observatørstatus.

3.4

Valggruppe IV (studerende) omfatter studerende, der er indskrevet på universitetet på heltidsuddannelser. Ph.d.-studerende, der ikke i kraft af deres ansættelsesforhold hører under valggruppe I, hører under valggruppe IV.

3.5

Valggruppe V (deltidsstuderende) omfatter studerende, der er indskrevet på universitetet på deltidsuddannelser.

3.6

Ved valg til ph.d. udvalg betragtes ansatte ph.d. studerende, der normalt indgår i valggruppe I, som hørende til valggruppe IV.

KAPITEL 4. Organer, valggrupper, mandattal

4.1

For hvert organ, valggruppe og eventuelt repræsentationsområde vælges det antal mandater, der fremgår af denne oversigt.

KAPITEL 5. Valgperioder

5.1.

Bestyrelsen:

Valggruppe IV vælges for perioden 1. februar 2021 - 31. januar 2023.

Akademiske råd:

Valggruppe IV vælges for perioden 1. februar 2021 - 31. januar 2022.

PÅ NAT OG TECH:

Valggruppe I vælges for perioden 1. februar 2021 – 31. januar 2024.

Valggruppe I (ansatte ph.d.-studerende) vælges for perioden 1. februar 2021 – 31. januar 2022.

Valggruppe III vælges for perioden 1. februar 2021 – 31. januar 2024.

Valggruppe IV vælges for perioden 1. februar 2021 – 31. januar 2022.

Ph.d. udvalg:                      

Valggruppe I vælges for perioden 1. februar 2021 – 31. januar 2024.

Valggruppe IV vælges for perioden 1. februar 2021 - 31. januar 2022.

Studienævn:

Valggruppe I og II vælges for perioden 1. februar 2021 – 31. januar 2024.

Valggruppe IV og V vælges for perioden 1. februar 2021 - 31. januar 2022.

KAPITEL 6. Valglister

6.1

Valgudvalget udarbejder lister over de stemmeberettigede på grundlag af de pågældendes ansættelsessted eller indskrivning pr. 1. oktober 2020. Hver stemmeberettiget anføres med navn, valggruppe og en oversigt over de organer, man kan stemme til. Studerende, der er indskrevet på en heltidsuddannelse med tilvalg, tildeles valgret på deres centrale fag. Studerende, der er indskrevet på en bacheloruddannelse og samtidig har en midlertidig indskrivning på en kandidatuddannelse, tildeles valgret på deres kandidatuddannelse. Ønskes valgretten placeret på tilvalget frem for på det centrale fag eller på bacheloruddannelsen frem for kandidatuddannelsen, meddeles dette Valgsekretariatet inden 9. oktober 2020 kl. 12.00. Herefter kan der ikke kræves ændring i placering af valgretten, men der foretages en opdatering af valglisterne med de personer, der 1. november 2020 falder inden for en af de i kapitel 3 nævnte valggrupper.

6.2

Stemmeberettigede kan kontrollere deres valgret ved at logge sig ind i valgsystemet via www.au.dk/valg.

Valglisterne vil desuden være tilgængelige fra universitetets hjemmeside på www.au.dk/valg fra 5. oktober 2020, til valghandlingen er afsluttet.

Enhver stemmeberettiget kan gøre indsigelse mod fejl i valglisterne, såvel vedrørende egne som andres forhold. Indsigelser skal ske på formular, der findes på www.au.dk/valg. Indsigelser meddeles Valgsekretariatet inden 9. oktober 2020 kl. 12.00. Afsenderen har ansvaret for, at indsigelsen kommer rettidigt frem til Valgsekretariatet.

6.3 

Personer, der opfylder betingelserne for at udøve stemmeret inden for flere områder, kan inden 9. oktober 2020 kl. 12.00 meddele Valgsekretariatet, hvor pågældende ønsker at udøve sin stemmeret. Afgives en sådan meddelelse ikke, bestemmer Valgudvalget, hvor stemmeretten skal udøves.

6.4

Efter 9. oktober 2020 kl. 12.00 kan ingen kræve ændringer i valglisterne. Dog vil Valgudvalget, så længe det er praktisk muligt, berigtige egentlige fejl, som man måtte blive opmærksom på. Valglisterne vil også blive opdateret med de personer, der 1. november 2020 falder inden for en af de i kapitel 3 nævnte valggrupper.

6.5

Ingen, der ikke ved valghandlingens påbegyndelse er optaget på valglisten for et givet valgområde, kan kræve at afgive stemme ved valget inden for det pågældende område.

KAPITEL 7. Kandidatopstilling

7.1

Anmeldelse af kandidatlister sker elekronisk i e-valgsystemet. Kandidatlisterne skal være godkendt af listekoordinator og indsendt til Valgsekretariatet senest 23. oktober 2020 kl. 12.00. Afsenderen har ansvaret for, at listen kommer rettidigt frem til Valgsekretariatet.

7.2

Kandidatlisterne godkendes af Valgudvalget og offentliggøres på www.au.dk/valg. Valgudvalget påtager sig herudover ikke at mangfoldiggøre yderligere information på stillernes vegne.

7.3

Rækkefølgen blandt de godkendte kandidatlister afgøres ved lodtrækning efter opstillingsfristens udløb og inden offentliggørelse af kandidatlisterne.

Ved sideordnede lister registreres kandidaterne i alfabetisk rækkefølge efter efternavn. Ved prioriterede lister registreres kandidaterne i den rækkefølge de er opført på listen.

7.4

Indsigelser mod de offentliggjorte kandidatlister skal skriftligt indgives til Valgudvalget via Valgsekretariatet på formular, der findes på www.au.dk/valg, senest 4. november 2020 kl. 12.00.

7.5

De godkendte kandidatlister betegnes, såfremt der er anmodet herom, med en af Valgudvalget godkendt listebetegnelse. Lister, der ikke har anmeldt listebetegnelse, tildeles en betegnelse af Valgudvalget.

KAPITEL 8. Liste- og valgforbund

8.1

Der kan indgås:

a) listeforbund mellem enkeltlister

b) valgforbund mellem enkeltlister og listeforbund

c) valgforbund mellem listeforbund

8.2

Listeforbund og valgforbund kan indgås elektronisk i e-valgsystemet. Listeejeren i valgsystemet sender en anmodning om listeforbund og/eller valgforbund til samtlige kandidater. Såfremt der ikke modtages indsigelser fra kandidaterne senest den 28. oktober 2020, betragtes liste- eller valgforbundet som indgået.

8.3

Anmeldelse om indgåede liste- og valgforbund skal indsendes til Valgsekretariatet senest 29. oktober 2020 kl. 12.00. Afsenderen har ansvaret for, at anmeldelsen kommer rettidigt frem til Valgsekretariatet.

8.4

Anmeldelser af indgåede liste- og valgforbund godkendes af Valgudvalget og offentliggøres på www.au.dk/valg.               

8.5 

Indsigelser mod de offentliggjorte liste- og valgforbund skal skriftligt indgives til Valgudvalget via Valgsekretariatet på formular, der findes på www.au.dk/valg senest 4. november 2020 kl. 12.00.

KAPITEL 9. Bortfald af afstemning

9.1

Er der inden for et valgområde ikke opstillet flere kandidater, end der skal vælges, bortfalder afstemningen, jf. valgreglerne.

9.2

Valgudvalget bekendtgør bortfald af afstemning 6. november 2020 på www.au.dk/valg.

KAPITEL 10. Afstemningen

10.1

Valget afholdes som elektronisk valg i perioden 9. november – 12. november 2020.

Det elektroniske valgsted tilgås via www.au.dk/valg. Der kan stemmes fra alle computere med internetopkobling. På www.au.dk/valg findes en vejledning til elektronisk stemmeafgivelse.

Den elektroniske afstemning er åben fra 9. november 2020 kl. 9.00 til 12. november 2020 kl. 16.00.

KAPITEL 11. Stemmeoptælling

11.1

Stemmeoptællingen foregår offentligt snarest efter, at stemmeafgivningen er afsluttet. Valgudvalget kan begrænse antallet af tilstedeværende efter, hvad pladsforhold m.v. kræver.

Stemmeoptællingen ledes af formanden for Valgudvalget.

11.2

Rapport over de elektronisk afgivne stemmer udskrives.

KAPITEL 12. Offentliggørelse af resultatet

12.1

Valgudvalget bekendtgør resultatet af afstemninger og eventuelle lodtrækninger ved offentliggørelse på www.au.dk/valg og ved udsendelse til de ledende organer.

KAPITEL 13. Valgprotokol

13.1

Når valget er endeligt opgjort, tilfører formanden for Valgudvalget valgprotokollen nøjagtige oplysninger herom, således at det for hvert valg angives, hvorledes stemmerne har fordelt sig på de forskellige enkeltpersoner og kandidatlister, i hvilken nummerorden mandaterne tilfaldt disse, hvilket fordelingstal der blev lagt til grund for hver kandidatliste, hvor mange personlige stemmer der blev afgivet på kandidaterne, hvorledes listestemmerne fordeltes på kandidaterne, samt hvilke medlemmer der blev erklæret for valgte.

Valgprotokollen skal, ud over den endelige opgørelse af valget, indeholde oplysninger om antallet af indleverede opstillingslister, navnene på de opstillede og liste- og valgforbund.

KAPITEL 14. Valgklager

14.1

Klage i anledning af et afholdt valg kan indgives skriftligt til rektor.

Rektor indhenter en indstilling fra Valgudvalget og træffer herefter afgørelse i sagen.

Resultaterne af valgene offentliggøres senest 17. november 2020. Resultatet vil dog blive offentliggjort, så snart det er tilgængeligt. Klagefristen udløber 26. november 2020 kl. 12.00.

Hvis der gives en klager medhold, og denne afgørelse direkte berører andre stemmeberettigede, skal disse underrettes om afgørelsen, og om at de kan klage herover inden 4 hverdage (dog bortset fra lørdage) efter deres modtagelse af meddelelsen.

KAPITEL 15. Valgets afgørelse

15.1

Såfremt klage ikke er indgivet inden for den i kapitel 14 angivne frist, eller indgivne klager er afgjort, betragtes valget som endeligt afgjort.

Der tages forbehold for ændringer i vedtægten for Aarhus Universitet.

 

Ved en eventuel uoverensstemmelse mellem den danske og den engelske version af dette dokument, er det den danske version som er retligt gældende.