Du er her: Informationssikkerhed Databeskyttelse Generel information Ansættelsesforholdet

Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet

Formålet med denne information er at orientere dig om, hvilke oplysninger Aarhus Universitet registrerer og behandler i forbindelse med dit ansættelsesforhold samt på hvilken måde, oplysningerne behandles og hvilke rettigheder, du har i den sammenhæng.

Databeskyttelsesrådgiveren (DPO) hos Aarhus Universitet er Michal Lund Kristensen. Databeskyttelsesrådgiverens opgave er at føre tilsyn med, at Aarhus Universitets behandling af personoplysninger er lovlig. Læs mere  om DPO's rolle og find kontaktoplysninger. 

Aarhus Universitet er som dataansvarlig ansvarlig for alle personoplysninger, der indsamles, behandles og registreres om dig uanset om universitetet selv behandler data eller om universitetet anvender en eventuel underleverandør til behandlingen af oplysningerne.

 

Formålet med databehandlingen

Aarhus Universitet behandler personoplysninger om dig til brug for lønudbetaling og øvrig administration af dit ansættelsesforhold og de data, der generes som konsekvens af dine funktioner, f.eks. PURE, mailadresse, hjemmeside og mødereferater. Disse oplysninger behandles med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1, b og c og artikel 9.stk.2.b.

 

Typer af medarbejderoplysninger

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks. mødereferater eller din mailadresse.

De typer af oplysninger, som universitetet har registreret om dig er oplysninger om: Navn, cpr.nr., adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage og eventuelt omsorgsdage, referater fra lønforhandlingssamtaler, statsborgerskab, sygefraværsdage, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering, parkeringstilladelser.

De typer af oplysninger, som universitetet f.eks. kan have registreret om dig i de tilfælde, hvor det er eller bliver relevant er:. Publikationslister, barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, eventuel arbejdstidsregistrering, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, bookning af hus i Feriefonden, rådgivningsordning Psykolog, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto.

 

Videregivelse af personoplysninger

Aarhus Universitet videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT samt oplysninger om sygefravær, når der ansøges om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1, e.

Universitetet videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.c.

Dit cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil dog ikke blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten, medmindre du udtrykkeligt samtykker hertil. I så fald sker videregivelsen med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a.

Videregivelse af personoplysninger om dig til private virksomheder, vil kun finde sted med dit udtrykkelige samtykke. Det kan f.eks. være oplysninger i forbindelse med personlighedstests.

Universitetet indhenter oplysninger fra dig selv, fra Folkeregistret og fra Skat.

 

Adgang til dine personaleoplysninger

På Aarhus Universitet vil følgende medarbejdergrupper have adgang til de personoplysninger, som HR behandler:

  • HR medarbejdere og medarbejdere, der varetager personaleadministration
  • Din ledelse

Følgende medarbejdere på Aarhus Universitet får tilsendt nødvendige oplysninger:

  • Medarbejdere i Økonomi vedrørende lønoplysninger
  • I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensyn til f.eks. samarbejdsaftaler med Region Midtjylland, refusioner i forbindelse med EU projekter, Ministerier, Fonde og Politi.
  • Tillidsrepræsentanten/den forhandlingsberettigede organisation

Ikke alle medarbejdergrupper har adgang til alle typer af personoplysninger. Jo mere følsomme oplysningerne er, jo færre medarbejdere har adgang. De medarbejdere, der har adgang, må kun se oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

 

Arkivering og sletning

Så længe du fortsat er ansat på Aarhus Universitet gemmes oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold.

Hvis du fratræder og inden for en periode af 5 år genansættes, vil oplysninger fra din tidligere ansættelse ikke blive slettet.

Dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold bliver gemt i Aarhus Universitets IT-systemer.

De oplysninger, universitetet har registreret om dig som medarbejder, vil som hovedregel blive slettet 5 år efter, din ansættelse er ophørt og oplysningerne er afleveret til Statens Arkiver i det omfang, der er afleveringspligt til Statens Arkiver.

Det betyder, at du skal være særligt opmærksom på selv at gemme ansættelsesdokumenter og eventuelle andre dokumenter vedrørende din ansættelse, som du vurderer, at du måske kan få brug for på et senere tidspunkt, idet dokumenterne som udgangspunkt ikke vil kunne fremskaffes 5 år efter, du er fratrådt.

De oplysninger, der ikke vil blive slettet om dig 5 år efter du er fratrådt er:

  • Oplysninger om en eventuel arbejdsskadesag/arbejdsulykke.
  • Oplysninger af betydning for en verserende civil eller fagretlig eller kollektiv arbejdsretlig retssag/voldgiftssag, hvor ankefristen ikke er udløbet.
  • Oplysninger om arbejde med kræftfremkaldende stoffer.
  • Oplysninger til brug for eventuel senere udbetaling af tjenestemandspension.

Disse oplysninger vil først blive slettet, når der ikke længere er et retligt grundlag for fortsat opbevaring.

 

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning i relation til oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Du skal rette din henvendelse til den HR-enhed, der administrerer dit ansættelsesforhold. Såfremt du er i tvivl om, hvilken enhed, du kan rette henvendelse til, kan du kontakte nærmeste leder herom.

1. Indsigt

  • Du kan anmode om indsigt i de oplysninger, AU har registreret om dig i forhold til dit ansættelsesforhold. Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i alle oplysninger, universitetet har registreret vedrørende dig. Universitetet skal imødekomme din anmodning om indsigt snarest og så vidt muligt inden for en måned.

2. Korrektion

  • Du har ret til at få rettet persondata om dig, som er faktuelt ukorrekte.

3. Sletning

  • Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for at opfylde behandlingsformålet, eller hvis det er ulovligt at behandle disse. Det bemærkes, at universitetets interesse i at dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold, ofte vil medfører, at oplysninger ikke slettes under din ansættelse.

4. Begrænsning

  • AU har ikke ret til at behandle oplysninger, der ikke er nødvendige for administrationen af dit ansættelsesforhold.

5. Indsigelse

Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis du:

  • mener, at data behandles ulovligt
  • har personlige grunde, der gør, at du ønsker at persondata ikke behandles og disse vejer tungere end universitets formål med databehandlingen

6. Mulighed for at klage til datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at universitetet behandler oplysninger om dit ansættelsesforhold ulovligt.    

 

Portrætfoto

Universitetet ønsker at have fotos af medarbejderne på hjemmesiden. Du har ikke pligt til at acceptere at have dit foto på AU's hjemmeside. Hvis du ikke ønsker at have dit foto på hjemmesiden, vil den beslutning ikke have ansættelsesretlige konsekvenser for dig. 


1443654 / i40