Bestemt ikke et ønskescenarium

27. november 2013 af Sys Christina Vestergaard

Det er uvant for Aarhus Universitet. Besparelser har ikke været hverdagskost i mange år, slet ikke i det omfang, universitetet nu går i møde.
Rektor Brian Bech Nielsen og den øvrige universitetsledelse skal bringe balance i økonomien, hvor den aktuelle situation er, at indtægterne er stagnerende, mens udgifterne fortsætter med at stige.

”Vi kommer fra et vækstscenarie, hvor vores indtægter er steget meget markant. Udgifterne er fulgt med op. Og sådan er det på et universitet: Man forsker, underviser og administrerer for de penge, man har. Det, der nu er sket, er, at vores indtægter flader ud, og udgifterne er fortsat med at stige.. Derfor kommer vi til at stå med et fast årligt underskud, hvis ikke vi gør noget,” forklarer rektor Brian Bech Nielsen.

Med de nye treårs-finanslovsbudgetter har universiteterne fået mulighed for at danne et billede af deres deres økonomiske situation på en længere tidsskala og planlægge efter det. Denne øvelse har givet et tydeligt billede af økonomien på AU, som universitetsledelsen ikke kan sidde overhørigt.

”I universitetsledelsen igangsatte vi arbejdet med budgetterne 2014-2016, straks efter jeg tiltrådte som rektor, og det stod klart, at der var en stor udfordring. Vi har arbejdet på at konkretisere, hvor stor udfordringen er, og resultatet foreligger nu. Vi har tjekket og vurderet tallene nøje, og vi er kommet frem til, at vi skal spare omegnen af 200 millioner kroner. Og besparelserne skal være på plads inden 2016,” siger Brian Bech Nielsen.

Balance inden 2016

Universitetsledelsen fik sidste år grønt lys fra bestyrelsen til at budgettere med underskud i år og næste år og tære på egenkapitalen, men fra 2015 skal økonomien være i balance.

”Der er flere måder, vi kan spare på. Vi kan spare på infrastruktur; vi kan spare ved, at nogen går lidt tidligere på pension, end de ellers havde tænkt sig, vi kan holde igen med nyansættelser i en periode. Der er mange tiltag, som vi skal kigge på. Det er en proces, der først går i gang, når institutterne har fået gennemarbejdet budgetterne. På nuværende tidspunkt arbejder vi med budgettet for hele universitetet, og det bliver først tiltrådt af bestyrelsen den 18. december, så vi er tidligt i processen.”

Det er for tidligt at sætte tal på, hvor mange medarbejderne universitetet må sige farvel til. Det kan tidligst gøres i begyndelsen af det nye år, efter at der har været forhandlinger med diverse organisationer og samarbejdsudvalg, påpeger rektor.

”Jeg ved godt, at det forlænger perioden med usikkerhed, at vi melder tidligt og forholdsvist ukonkret ud, men vi ønsker at være åbne og inddrage samarbejdsudvalgssystemet, og så må det være sådan. Man kan ikke gøre processen kort, når man ønsker den tilgang. Vores overbevisning er, at åbenhed er det eneste, der fungerer på et universitet. Jeg tror desuden, det er ved at være på høje tid, at vi melder ud, således at medarbejderne hører direkte om omfanget af de besparelser, vi står over for i stedet for via rygter,” siger rektor.

En svær situation

Aarhus Universitet har været gennem konstant forandring siden fusionerne i 2007, og organisationen har tydeligvis været udfordret af forandringerne. Der er problemer med stress og udkørthed, viste den psykiske APV tidligere på året. Og nu kommer der så besparelser og afskedigelser. Universitetsledelsen er klar over, at den kommende tid bliver en svær periode. Både for de medarbejdere, som universitetet må sige farvel til, og for dem, der bliver.

”Det er en svær situation for de medarbejdere, som vi kommer til at sige farvel til. Det er folk, der dedikerer deres arbejdsliv til AU – og vi er glade for at have dem her. Så det er bestemt ikke et ønskescenarie,” siger Brian Bech Nielsen.

Og han er meget bevidst om, at det også bliver hårdt for de medarbejdere, som skal sige farvel til kolleger.

”Det er en hård proces rent menneskeligt at se, at nære kolleger forsvinder. Så der er ingen tvivl om, at det kommer til at berøre os alle.”

Universitetsledelsen er fuldstændig klar over, at der skal ske noget med arbejdsbyrden, når der bliver færre medarbejdere.

”Der er opgaver, som skal nedprioriteres eller slet ikke skal løses. Det er jo ikke medarbejdere, der har siddet bag skrivebordene uden at lave noget.,” siger rektor. Han understreger, at det aktuelle arbejde med opfølgning på APV’en fortsætter. Der er gjort et stort arbejde for at finde løsninger lokalt, og det arbejde skal ikke bremses af besparelserne.

Udeblevet vækst rammer administration

Administrationen er relativt set det område, hvor der kommer flest besparelser, påpeger rektor:

”Det er ikke, fordi administrationen skal være prügelknabe på nogen måde. Det er et udtryk for, at vi ikke har den vækst, som vi forventede. Vi har kalkuleret med, at i takt med at vores administration bliver mere og mere professionel, kan de administrative omkostninger reduceres med ca. 10 procent.”

Det er ikke kun administrationen som skal holde for. De fire hovedområder er også omfattet af besparelserne.,

”I universitetsledelsen er vi enige om, at besparelserne har et omfang, hvor det ikke giver nogen mening at suboptimere det ene hovedområde i forhold til det andet. Derfor bærer vi besparelserne i forhold til, hvor brede skuldrene er. Det betyder eksempelvis, at et fakultet som ST med ca. 44 procent af omsætningen kommer til at bære den største besparelse – og en besparelse, der i øvrigt står mål med ST’s andel af hovedområdernes forventede underskud i 2016 uden besparelser.”

På skinner igen

Universitetsledelsen lægger ikke skjul på, at besparelserne kunne være iværksat tidligere. Forstået på den måde, at Aarhus Universitet kørte med et budgetteret underskud sidste år og igen i år. Helt bevidst – fordi besparelser ikke blev anset som en reel mulighed tidligere.

”Når man har et underskud, så lever man ”over evne” – det kommer vi ikke udenom. Skulle vi have grebet ind tidligere? Dybest set, så kunne vi have grebet ind sidste år, hvor de treårige finanslovsbudgetter blev indført. Det er ligesom det tidsperspektiv, der skal til for at projicere lidt frem. Der kunne vi godt have gjort noget og på den måde reduceret omfanget af besparelserne. Til gengæld stod vi på det tidspunkt med en meget udfordret organisation, og vores forventninger til væksten i midler indikerede, at vi kunne klare udfordringerne,” forklarer Brian Bech Nielsen og uddyber, at det ikke kun handler om at få udgifterne ned:

”Vi skal have indtægterne op. Besparelser kan ikke stå alene. Vi er nødt til at øge indtægterne via eksterne midler.”

Hans vurdering er, at universitetet om ca. to år er tilbage på sporet og igen kører med en sund økonomi. En økonomi, hvor udgifter er tilpasset indtægter, og der er midler til, at institutter og hovedområder kan byde ind på nye forsknings-, uddannelses- og rådgivningsopgaver, som samfundet forventer.

”Universitetet får en sund økonomi igen, således at vi kan klare fluktuationer og udfordringer fremadrettet. Og det er det, vi er nødt til at fokusere på. Det er ikke økonomien, vi skal gå rundt og bøvle med i det daglige – der skal vi være langt mere optagede af fortsat at udvikle universitetet fagligt. Der kommer vi hen, og universitetet skal nok komme i stabil drift. Og så vil det udvikle sig, som det har gjort igennem hele sin historie. Og mon ikke der er et eller andet vækstscenarium på den anden side af toårs-horisonten,” siger rektor.

Der bliver løbende orienteret om processen fra ledelsen på hjemmesiden og fra den nærmeste leder lokalt i de kommende måneder.