Brev fra universitetsdirektøren til de administrative medarbejdere

Kære administrative medarbejder på AU

Den 9. marts offentliggjorde universitetsledelsen omfattende forandringer af Aarhus Universitet med det mål at ruste universitetet til at være endnu mere internationalt konkurrencedygtigt i fremtiden. Forandringerne præger lige nu hverdagen for os alle.

Jeg er ikke i tvivl om, at forandringerne vil gøre Aarhus Universitet til en endnu mere spændende arbejdsplads med endnu flere spændende arbejdsudfordringer og udviklingsmuligheder for den enkelte. Men jeg forestiller mig også, at flere af jer lige nu føler, at det er en lidt vanskelig tid, fordi man personligt gør sig en masse tanker om fremtiden samtidig med, at man skal sikre den daglige drift og medvirke til på god vis at realisere de organisatoriske forandringer.

Den samlede universitetsledelse er meget taknemmelig for den store indsats, I alle yder med stort engagement trods de udfordrende rammer. Jeg ved, at mange efterspørger hurtig besked om deres fremtidige placering og opgaver. Vi forsøger derfor at få den nye organisation på plads så hurtigt som muligt, hvilket desværre også betyder korte tidsfrister. Mange føler sikkert også, at der stadig er mange spørgsmål, man savner svar på.

Vi forsøger at give så mange svar som muligt via møder, henvendelser og hjemmesiden om DFU. Men desværre er det også sådan, at i så store forandringsprocesser, som den vi gennemgår, vil der ikke være svar på alt fra start, da nogle ting først falder på plads undervejs i en proces, ligesom nye spørgsmål vil opstå i selve processen.

Et væsentligt element i forandringerne er etableringen af en enhedsforvaltning, hvor alle fagforvaltningsopgaver på universitetet samles under de enkelte vicedirektører, og samtidig hermed etableringen af administrative centre for hvert hovedområde. De administrative centre på det enkelte fagforvaltningsområde varetager den direkte brugerkontakt og service - såkaldt front office - mens der også for hvert fagforvaltningsområde er en backoffice, som tager sig af det mere specialiserede og de overordnede fælles tiltag.

Pr. 1. april tiltrådte de administrationschefer, som skal medvirke til at opbygge centrene. Det er: Ole Jensen, AR, Niels Damgaard Hansen, ST, Steen Ib Kjeldsen, BS, og Anders Roed (midlertidigt konstitueret), HE. Deres tiltrædelse betyder, at vi pr. 1. april begynder opbygningen af den nye administrative struktur.

Administrative medarbejdere, som er berørt i.h.t. ønskerundeprocessen og derfor skal overgå til et vicedirektørområde, vil ikke opleve ændringer i deres hverdag, før de får konkret besked herom. Det vil sige, at man fortsætter som hidtil med at referere til den chef, man har haft og med at løse de opgaver, man hidtil har løst, indtil der modtages konkret besked om andet fra universitetsledelsen.

Senere vil man som berørt modtage invitation til en samtale med den pågældende vicedirektør eller dennes repræsentant med henblik på at drøfte, hvad man konkret skal lave i den fremtidige organisation, og hvem man skal referere til som sin nærmeste personaleleder. Administrative medarbejdere, som er særligt berørt i.h.t. ønskerundeprocessen, og som derfor skal indgå i et kompetenceafdækningsforløb, og som efterfølgende skal give udtryk for deres ønsker blandt de mulige stillinger, vil ligeledes på et senere tidspunkt, når de kender deres fremtidige stilling, få konkret besked om, hvornår man skal referere til en anden chef. Særligt berørte vil ligeledes, når deres fremtidige stilling kendes, modtage invitation til en velkomstsamtale med vicedirektøren eller dennes repræsentant med henblik på en mere konkret snak om, hvad man skal lave i den fremtidige organisation, og hvem ens nærmeste leder er.

Udover de administrative centre etableres der også dekanstabe med strategiske funktioner for den enkelte dekan. Dekanstabene er ledet af en chefrådgiver, og her er foreløbigt tiltrådt 2 chefrådgivere, nemlig Anders Roed, HE, og Per Henriksen, BS.

Afslutningsvis vil jeg igen gerne takke for den store indsats, jeg ved, der ydes trods svære rammevilkår. En indsats, der værdsættes og anerkendes af den samlede universitetsledelse.

Med venlig hilsen
Jørgen Jørgensen
Universitetsdirektør