Flytning af brugeroplysninger volder problemer
Universitetets forskellige databaser med brugeroplysninger er i gang med at blive synkroniseret. Men processen har givet uventet hovedpine, og det betyder, at flere ansatte nu oplever fejl i deres oplysninger. AU IT opruster og lover bedring snarest.
Medarbejdere med forkert institutnavn, PURE-login, der ikke virker, og forsvundne personlige hjemmesider. Frustrationerne er store hos flere ansatte i øjeblikket, men selv om PURE-systemet står for skud, har problemerne en helt anden rod.
Tidligere brugte universitetets enheder nemlig forskellige systemer til at registrere brugeroplysninger i. Derfor besluttede man at samle alle oplysninger i det fælles IDM-system (Identity Management).
På sigt vil det lette opdateringen af brugeroplysninger betydeligt, fordi man kun skal henvende sig ét sted med ændringer, men i synkroniseringen med de tidligere systemer giver det problemer for omkring 300 medarbejdere.
AU IT, der har ansvaret for synkroniseringen, har dog afsat ekstra ressourcer til projektet og forventer at få løst problemerne snarest. Derudover kan de berolige medarbejdere, hvis PURE-hjemmeside er forsvundet, med, at intet data er gået tabt.
Tre typer af problemer
PURE, der indeholder medarbejderlister, publikationslister og personlige hjemmesider, trækker sine oplysninger fra IDM, derfor manifesterer fejlene sig her.
Men ifølge Søren Christensen, drifts- og teknologichef ved AU IT, er problemerne trefoldige:
- Brugeroplysninger fra de tidligere systemer har været af meget svingende kvalitet. Det er nu ved at være løst gennem et samarbejde mellem de enkelte enheder, AU HR og AU IT.
- Teknikken i at binde IDM og PURE sammen har ikke været god nok. Især er der personer, som oplever ikke længere at have adgang til PURE, selvom de findes i IDM. AU IT har afsat ekstra mandskab til at få løst de hindringer og er ved manuelt at gennemgå alle personer, der ikke har adgang til PURE.
- Arbejdsgangen omkring indberetning af fejl har ikke været klar. Derfor er der oprettet en formular, som medarbejdere selv kan udfylde og indsende: www.medarbejdere.au.dk/medarbejderoplysninger
– Vi har ikke før sammenlægningen kendt kvaliteten af de data, der kom ind fra enhederne, og det har ikke været helt simpelt at få dem til at fremstå samlet. Samtidig har de kraftige omlægninger af organisationen betydet, at mange har flyttet arbejdsforhold, og det har været en kæmpe udfordring for HR at få det ændret, fortæller Søren Christensen.
AU HR fodrer data til IDM, og de sidder så at sige med de originale data. Opstår der fejl her, slår det igennem hele vejen fra IDM til PURE. Derfor er det fremover meningen, at alle opdateringer skal indberettes til AU HR, men de konkrete arbejdsgange er endnu ikke på plads.
Over 10.000 medarbejdere er blevet flyttet gnidningsfrit, og Ifølge AU IT er de nu ved at have identificeret hovedparten af fejlene. Langt de fleste forsvundne og fejlagtige PURE-hjemmesider vil derfor være rettet i løbet af kort tid.
- Oplever du fejl i personoplysningerne, eller er din PURE-hjemmeside forsvundet, så udfyld formularen på www.medarbejdere.au.dk/medarbejderoplysninger