INDFAK og AURUS lukkes midlertidigt ultimo august til medio september

I år er det ikke kun mailboksen, der skal ryddes op i efter ferien. AU Økonomi opfordrer alle universitetets mange brugere af faktureringssystemet INDFAK til løbende at tjekke, om de har ubehandlede fakturaer liggende i INDFAK, og i så fald få behandlet dem hurtigst muligt.

Senest den 31. august skal der nemlig være totalt ryddet op i INDFAK.

Den store oprydning er nødvendig, fordi AU i perioden ultimo august til medio september konverterer flere af de it-systemer, som universitetet benytter til økonomistyring, heriblandt INDFAK. Systemerne vil efterfølgende afspejle den nye organisering på AU, så de nye hovedområder, institutter, godkendelseshierarkier osv. er fuldt ud implementeret i systemerne. I forbindelse med konverteringen er det nødvendigt at lukke flere af AU’s økonomisystemer midlertidigt.

Ud over INDFAK gælder det også rejse- og udgiftsafregningssystemet AURUS og AU’s webshop, og lukningerne får betydning for alle de medarbejdere, der benytter systemerne. Ulemperne kan dog minimeres ved at være opmærksom på lukningerne i god tid, så man sørger for at få godkendt fakturaer eller lavet udgifts- og rejseafregning, inden systemerne lukkes.

INDFAK: Ryd op både før og efter lukningen

INDFAK er lukket i perioden fra den 1. september til og med den 13. september, og i den forbindelse skal alle indkomne fakturaer derfor behandles (varemodtages og godkendes) senest 31. august, så leverandørerne ikke skal vente unødigt på betaling.

Senest den 24. august vil AU Økonomi udsende nye indkomne fakturaer i flow til rekvirenterne.

I lukkeperioden vil det ikke være muligt at behandle indkomne nye fakturaer, og derfor må man forvente en ophobning af ubehandlede fakturaer, når INDFAK åbner igen den 14. september. Det er derfor vigtigt, at INDFAK-rekvirenter og -godkendere straks efter åbningen behandler de fakturaer, de har modtaget i flow, så vi hurtigst muligt kan få afviklet de ventende leverandørbetalinger.

AU’s leverandører bliver via brev orienteret om den midlertidige lukning af økonomisystemerne på AU og eventuelle forsinkelser i betalingen af fakturaer.

Læs mere om konverteringen af INDFAK 

AURUS: Der kan ikke oprettes udgifts- og rejseafregninger i lukkeperioden

AURUS er lukket i perioden fra den 29. august til og med den 9. september. I lukkeperioden vil det ikke være muligt at lave udgifts- og rejseafregning i AURUS, og eventuelle udbetalinger kan først finde sted, når systemet åbner igen. Lukningen påvirker dog ikke rejsebestillinger hos CWT.   

Læs mere om konverteringen af AURUS

AU’s webshop: Tilmeldinger kan ikke bekræftes

Webshoppen er lukket i perioden fra den 1. september til og med den 9. september. I forbindelse med konverteringen af økonomisystemerne er det også nødvendigt at lukke AU’s webshop i en kortere periode. I denne periode kan der ikke modtages betaling i webshoppen, og tilmeldinger til konferencer og arrangementer (gælder både betalings- og gratisarrangementer) kan dermed ikke bekræftes. AU Økonomi orienterer arrangører, der kan blive berørte af lukkeperioden.

Læs mere om konvertering af AU’s webshop

Fundamentet for fælles økonomistyring på AU

Konverteringen af AU’s økonomisystemer er første etape på vejen mod en fælles økonomistyringsmodel for Aarhus Universitet. Når konverteringen er fuldført, vil økonomisystemerne afspejle den nye organisering på AU, og universitetet har dermed et fælles fundament for den videre implementering af den fælles økonomistyringsmodel.

Læs mere: På au.dk/faellesoekonomimodel kan du læse mere om konverteringen af it-systemerne, lukningen af AURUS, INDFAK og webshoppen samt læse om forberedelserne til fælles økonomistyring på Aarhus Universitet.