"Kontakten til brugerne skal forbedres"

Både resultaterne af Aarhus Universitets psykiske APV og den efterfølgende debat blandt medarbejderne peger på administrationen som et område med særlige problemer.

I et interview udtaler VIP-fællestillidsmand Per Dahl blandt andet, at administrationen i løbet af den faglige udviklingsproces har lukket sig om sig selv, og den opfattelse er der nogen sandhed i, erkender universitetsdirektør Jørgen Jørgensen:

– Administrationen har i sig selv været en organisation i forandring, så der har været et behov for at se indad. Men jeg er helt enig i, at vi i ønsket om at skabe den bedst mulige administrative organisation ikke har fokuseret nok på at sikre et godt samarbejde med administrationens brugere. Og det er noget af det, vi prioriterer højest lige nu. Vi skal ganske enkelt have forbedret relationerne til brugerne, og derfor er det så vigtigt med den systematiske inddragelse, som nu kommer til at ske i opfølgningen på APV’en.

Vicedirektør for AU IT Flemming Bøge er heller ikke sen til at erkende, at kontakten til især VIP’erne skal styrkes igen.

– Før sad it-folkene mange steder dør om dør med forskerne. Det gør de ikke mere, og det er noget af det, jeg mener, man kan aflæse i APV’ens resultater. Det forsøger vi at gøre noget ved, og derfor har vi nu f.eks. på Science and Technology indført en turnusordning, hvor de samme it-medarbejdere efter et fast skema tager rundt på institutterne for at klare de ting, der ikke behøver blive klaret akut via helpdesk.

Flemming Bøge understreger dog, at der var et klart behov for at ændre i organisationen:

– Efter fusionerne i 2007 havde Aarhus Universitet 27 forskellige mail- og kalendersystemer, som ikke kunne tale sammen på tværs. Selvom den decentrale organisering havde klare fordele, så havde den altså også sine begrænsninger, fordi alle groft sagt skulle opfinde den dybe tallerken, hver gang der opstod et nyt problem. Ved at samle it-organisationen har vi gjort det lettere at dele de løsninger, der kan bruges andre steder på AU, og samle de bedst egnede ressourcer, når der skal udvikles nyt.

Forskellige behov kræver forskellige løsninger

– Samtidig med at vi samler ressourcerne, så skal vi også huske, at der er forskellige behov, forklarer Maria Volf Lindhardt, der som vicedirektør for AU Studieadministration også har set sit område være i skudlinjen.

– Uddannelserne er meget forskellige, og derfor kan vi heller ikke blindt lave ”one size fits all”-løsninger. I studieadministrationen arbejder vi med en række ordninger med teams og kontaktpersoner, og det skal være med til at skabe nærhed og løse lokale behov, samtidig med at vi bevarer de styrker, som der ligger i en samlet studieadministration.

For studieadministrationen har det især været implementeringen af STADS-systemet, som har krævet flere ressourcer end forventet. Tidligere havde AU flere forskellige studieadministrative systemer og en række specialsystemer, som hverken var langtidsholdbare, billige at drive, eller som kunne fungere som byggesten for et nødvendigt samlet systemlandskab.

– Vi har undervurderet omfanget og kompleksiteten af de projekter, der er blevet sat i gang. Det har overrasket, at omfanget af uensartede systemer og processer har været så stort. Det fik vi først for alvor indblik i, da vi skulle samkøre dem, fortæller Maria Volf Lindhardt.

– I det hele taget må vi og jeg tage ansvaret for at have undervurderet, hvor mange ressourcer den administrative del af udviklingsprocessen i virkeligheden har krævet. Hvor stor forskellighed i de administrative systemer, der i virkeligheden har været, siger Jørgen Jørgensen og peger især på fusionerne i 2007 som en del af baggrunden for, at processen har været så vanskelig.

– Men det er sådan set fortid, og nu har det højeste prioritet at få tingene til at fungere. Af samme grund har vi skåret ned på antallet af projekter, så vi fokuserer på det helt essentielle, forklarer direktøren.

– Noget af presset kommer udefra, som f.eks. digitaliseringen af studieområdet, og det skal vi arbejde på, men den basale drift er det absolut vigtigste lige nu, siger Maria Volf Lindhardt.

Stressniveauet for højt

Jørgen Jørgensen betoner samtidig, at det er vigtigt ikke at presse medarbejderne for hårdt. Stressniveauet blandt administrative medarbejdere er fordoblet siden sidste APV, og det ser universitetsledelsen på med stor alvor.

– Det er voldsomt ubehagelig læsning, og det er noget af det, der nu kommer fokus på i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene og ikke mindst i ledelsesstrengen. Vi skal arbejde videre mod det endelige mål, men vi skal være meget opmærksomme på det gode arbejdsmiljø.

Flemming Bøge nikker og tilføjer, at løsningen ikke pludselig præsenterer sig med en pæn sløjfe omkring.

– Men der er også lavthængende frugter, som vi skal have øje for. Eksempelvis kan det være, at vi skal se på e-mailkulturen, så vi undgår, at folk bliver stressede over at modtage mails meget tidligt eller meget sent på dagen.

– Det er klart, at jo hurtigere vi får organisationen til at fungere bedre, jo større er chancerne også for at sænke stressniveauet. Men vi skal stadig have tid til at gøre tingene ordentligt. Alle skal kunne føle glæde og faglig stolthed ved deres arbejde, slutter Jørgen Jørgensen.

Læs mere om status på it-omlægninger på AU: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/psykapv2012/it-omlaegninger-paa-au/