Målret informationerne!
Overload af informationer og meddelelser, der ikke er målrettet de brugere, der skal bruge dem. Med dette tema blev der igen sat fokus på intern kommunikation i Administrationens brugerpanel.
For mange nyhedsbreve, for mange og for lange mails samt uklarhed om, hvem der har modtaget informationerne, og hvem der er afsender. Det er nogle af de udfordringer, brugerpanelet gerne vil have kigget på.
Procedure- og baggrundsbeskrivelser bør ikke optræde i lange mails, men ligge på nettet, så interesserede brugere kan finde uddybende informationer der. På den måde slipper mange for at skulle tygge sig igennem lange mails med information, der måske ikke er relevant for dem.
En kort mail med henvisning til informationerne på nettet, vil gøre livet lettere for mange brugere. Det vil også gøre det nemmere at genfinde informationen, når behovet opstår.
Undgå mangedobling af information
Vicedirektør for AU Kommunikation, Christina Breddam, understreger, at man er meget opmærksom på den interne kommunikation på AU og ikke mindst på, hvordan den kommer til at fungere bedre:
- Vi er i gang med at samle input fra brugerne, så vi kan få et overblik over knasterne i den interne kommunikation. Vi går derefter i gang med at kortlægge og beskrive de mest hensigtsmæssige kommunikationsveje.
- Vi arbejder også på at lave en kommunikationspolitik, der for eksempel kan indeholde aftaler om, hvem der sender hvilken type information ud, så vi undgår dobbeltkommunikation, fortæller Christina Breddam.
AU Kommunikation er i øjeblikket ved at adskille information, der er ’need to know’ eller ’nice to know’ på AU’s hjemmesider. Der sker i sker i forbindelse med lanceringen af AU’s nye medie, der erstatter UNIvers i det nye år.
Styr på personoplysninger
AU IT arbejder sammen med andre administrative områder på et stort projekt, der skal hjælpe universitetet med at holde styr på de personoplysninger, der bruges af mange forskellige it-systemer (HR-systemer, løn, PURE, rejseafregning osv.) Projektet kaldes SPARTO (Stamdata Personer Administration Roller Teknik Organisering) og løber over fire år.
Brugerpanelet gav udtryk for vigtigheden af, at man får ryddet op i oplysningerne, så websider fremstår med korrekte oplysninger om tilhørsforhold, organisation mv. Brugerpanelet skal fremover hjælpe SPARTO med input til, hvad der bør ændres og forbedres.
Næste møde i Administrationens brugerpanel afholdes den 17. januar 2013.