Planlæggere melder klar til det nye system

Vi har stillet to planlæggere fem spørgsmål om, hvordan det er at blive klar til at tage det nye planlægningssystem i brug.

AU’s nye planlægningssystem er i luften - to fakulteter sætter i gang

På Arts har Søren Risløv Staugaard, superbruger, lokal administrator og projektkoordinator på planlægningssystemet givet sit bud. Her er man begyndt at planlægge med en længere tidshorisont, og derfor slår planlægningen i det nye system igennem på skemaerne for foråret 2021.

I den fælles studieadministration for Nat og Tech har Kristian Winther, planlægger og en del af arbejdsgruppen for planlægningssystemet, givet svar. Her lægger man ud med at skemaplanlægge adgangskurser og undervisning på diplomingeniøruddannelserne.

1. Hvordan er I blevet klædt på til at tage det nye system i brug?

Søren: Vi har øvet os i en skyggedatabase, og jeg synes, vi er ved at være godt inde i systemet. Vi har gennemført uddannelsesforløbet via Microsoft Teams, hvor vi har kørt demonstrationer af systemet og lavet praktiske caseøvelser mellem demonstrationerne.

Kristian: Som en del af en tværgående arbejdsgruppe har jeg løbende set systemet og været med til at gennemføre user accept tests i projektet, hvor vi kontrollerer for fejl.  Og vi er flere, der har fået træning fra udbyderen. I denne uge har vi kick-off, hvor gruppen af planlæggere mødes virtuelt, og i starten af maj begynder hele uddannelsesforløbet.

2: Har der været særlige udfordringer som følge af corona?

Søren: Hvis der ikke havde været corona, kunne vi have gennemført uddannelsesforløbet hurtigere, og noget går tabt, når vi ikke kan sidde to og to sammen ved skærmen, pege og klikke os frem og tilbage og genfortælle. Det er noget, vi nu må indhente samtidig med, vi tager systemet i brug.

Kristian: Vi er blevet lidt forsinket i uddannelsesforløbet, og på grund af corona får vi også planlægningsdata lidt senere end forventet. I stedet bruger vi nu tiden på at træne og lære det nye system at kende og får mulighed for at lave et ekstra kvalitetstjek af, at vi har de relevante data om undervisere, fag og lokaler tilgængelige i det nye system.

3: Hvilke positive forandringer ser du med det nye system?

Søren: I dag sidder vi med excelark og håndholder mange opgaver, og vi skal ind i forskellige systemer for at løse de samme opgaver. Nu får vi ét system, og dermed bliver der mindre at holde styr på. Planlægningen taler sammen med mange andre systemer, og det bliver endnu mere enkelt, når vi fx også kun får ét system til digital eksamen. Derudover er det nye system en cloudbaseret løsning. Før skulle vi logge ind i et program, hvor vi så sad og arbejdede på hver vores ø og sendte information tilbage til serveren, som var det flaskeposter. Med den nye løsning arbejder vi alle i samme miljø på samme tid, og opdateringer sker automatisk. Det forbedrer kommunikationen og mindsker risiko for, at nogen arbejder dobbelt eller glemmer at sende information tilbage til serveren.

Kristian: Jeg glæder mig helt vildt til, vi får samlet alle lokaler i ét system. Det med at køre med samme lokale i flere systemer på én gang kan øge risikoen for fejl. Det også meget nemmere at håndtere planlægningen for de undervisere og studerende, der går på tværs af fakulteter, fordi vi nu har adgang til deres planlagte undervisning på hinandens fakulteter og dermed ikke skal håndholde, at vi undgår dobbeltbookinger.

4: Hvilke udfordringer ser du?

Søren: Systemet er ikke besværligt – det gør det, det skal og det, vi har fået lovet, det skal. Det er ikke superintuitivt, men når man først forstår logikken, er det rimelig nemt. Det komplicerede består i integrationen med andre systemer og evnen til at spotte fejl i den data, der kommer ind fra fx STADS og EDDI.

Kristian: Her og nu er det en udfordring, at vi på Nat-Tech går fra et AU-udviklet system til et internationalt standardsystem, der er udviklet til undervisningsplanlægning generelt. Indtil vi lærer systemet at kende, vil det være en udfordring. Jeg har prøvet at skifte systemer på AU før, og vi kommer helt sikkert til at rive os i håret til at starte med. Men når vi kommer på den anden side af den fase, skal det nok blive godt.

5: Hvad betyder planlægningssystemet for samarbejdet om planlægningsopgaven med kolleger fra andre fakulteter?

Søren: Nu bliver det fælles for alle, og derfor kan vi bedre hjælpe hinanden på tværs af fakulteter. Jeg tror eksempelvis, at arbejdet med lokalebooking bliver meget nemmere at samarbejde om i det nye system.

Kristian: Når alle planlæggere kommer til at bruge det samme system betyder det, at vi meget bedre kan bruge hinanden til sparring. Der er mange generelle problemstillinger, der typisk giver støj i systemet – det kan eksempelvis være, hvordan man i systemet bedst håndterer et fag, der udbydes på flere uddannelser. Her er det en fordel, at vi kan lære af hinanden og ikke behøver opfinde fem forskellige løsninger på det samme problem.