Superbrugere skal sikre hurtig registrering af persondata
Igennem længere tid har der været problemer med registreringen af medarbejdernes persondata i PURE og på universitetets hjemmesider. Det skal en række superbrugere og en ny procedure nu råde bod på.
Hvor svært kan det være at rette 5-10 linjer med personlige data? Ret svært har mange medarbejdere måttet sande, når de forgæves har forsøgt at få ændret de personlige oplysninger, som fremgår af PURE og på universitetets hjemmesider. Rettelserne har taget lang tid at få gennemført, og nogle gange er de nye oplysninger ligefrem blevet slettet igen.
- De mange fejl i visningerne i PURE og i personsøgninger på hjemmesiden skyldes, at vi ikke har kunnet sikre en tilstrækkelig høj kvalitet i registreringen af persondata for personer, der er tilknyttet Aarhus Universitet. Helt overordnet registrerer vi data for tre grupper: studerende, ansatte og gæster. Vi registrerer både personens tilgang til universitetet, ændringer undervejs og endelig personens afgang. Denne registrering er dog forbundet med gråzoner og mulige fejlkilder. For eksempel er det vanskeligt for systemerne at lave en korrekt registrering af en person, der både er studerende og ansat ved Aarhus Universitet, forklarer Flemming Bøge, der er vicedirektør hos AU IT.
Data indsamles tæt på kilden
Det skal en ny procedure nu gøre noget ved. Fremover får institutledere, centerledere, vicedirektører og chefrådgivere i dekanaterne det formelle ansvar for data i PURE. Det ansvar uddelegeres imidlertid til en eller flere personer i en sekretariatsfunktion i den pågældende afdeling eller enhed. Derfor har omkring 120 medarbejdere i løbet af juni været på kursus i opdatering af persondata, så de nu kan fungere som lokale persondataredaktører. Flere medarbejdere oplæres i løbet af august og september.
- Ved at benytte lokale persondataredaktører sikrer vi, at indsamlingen af data sker så tæt på kilden som muligt. Som oftest er det sekretariaterne, der først får nys om ændringer af persondata, derfor forventer vi, at den nye procedure giver en hurtig registrering af høj kvalitet. Samtidig skal data fremover kun registreres én gang ved hjælp af en simpel webformular, som de lokale persondataredaktører er blevet oplært i at bruge. På den måde undgår vi at skulle bede om de samme oplysninger igen og igen, forklarer Flemming Bøge.
Find din lokale persondataredaktør
Tiltaget er så nyt, at der endnu ikke er udarbejdet egentlige lister over persondataredaktører i de enkelte afdelinger og enheder. I stedet kan du kontakte dit institutsekretariat, centersekretariat, dekansekretariat, den personaleadministrative medarbejder på dit vicedirektørområde eller din nærmeste leder for at finde frem til den medarbejder, der kan hjælpe dig, hvis du skal have rettet dine personlige data. Vedkommende sørger så for, at dine data bliver opdateret hurtigst muligt.
Det kan du selv redigere
Der er dog fortsat elementer i din profil, du som medarbejder selv kan redigere. Det drejer sig om dit navn, punkterne ”ekstra tekst”, ”yderligere information” og ”profil” på din personlige AU-hjemmeside. Det kan du læse mere om og få vejledning til her