Vi skal spille på det samme klaver

Den 1. april 2011 tiltræder Per Henriksen og Steen Kjeldsen som henholdsvis Chefrådgiver og Administrationschef for Business og Social Sciences. Og lige nu arbejder de hårdt på at få administrationens nye rammer på plads.

Per Henriksen vil i sin nye funktion primært beskæftige sig med rådgivning og strategi. Og som en del af dekanatet bliver han en af kunderne i det administrative center for Business and Social Sciences, hvor Steen Kjeldsen bliver administrationschef.

Og hvor de administrative medarbejdere på fakultetsniveau før refererede til fakultetets ledelse , skal de nu referere til en af de ni vicedirektører, der står i spidsen for de ni funktionssøjler, der udgør den samlede AU Administration. Medarbejderne i det administrative center vil derfor hver især have forskellige chefer.

- Det er en yderst kompleks konstruktion, og mange af relationerne i den nye administrative struktur er uformelle. Netop derfor bliver viljen til samarbejde helt fundamental for organisationens succes, siger Per Henriksen.

Holder søjlerne samlet

Det bliver Steen Kjeldsens ansvar at holde de ni funktionssøjler samlet, så der ikke falder opgaver ned mellem dem. Og det kommer til at kræve et højt niveau af koordinering mellem vicedirektører, administrationschefen og funktionslederne i det administrative center.

- Det er min opgave at sørge for, at den aftalte vare bliver leveret. Og kunderne vil være dekanatet, institutterne og centrene, fortæller Steen Kjeldsen.

Han lægger ikke skjul på, at organisationsdiagrammet udtrykker et kompromis mellem forskellige hensyn .

- På den ene side har vi et udtrykt ønske om en samlet, professionel og ensartet administration. Men samtidigt har vi fire meget forskellige hovedområder, som kræver hver sin administration for at kunne fungere i det daglige.

Tilgængelige specialister

Vicedirektørerne får en stab af specialiserede medarbejdere, der ikke indgår i de administrative centre. De vil i stedet blive placeret i en fællesadministration. Men både Per Henriksen og Steen Kjeldsen understreger, at det er helt centralt, at brugerne også får adgang til de specialiserede services via administrationscenteret.

- Hvis specialisterne bliver isoleret i fællesadministrationen, kan vi risikere, at administrationscenteret ikke kan leve op til den service, som brugerne efterspørger. Så er der stor risiko for, at man begynder at rekruttere administrative specialister i de faglige miljøer, siger Per Henriksen og fortsætter:

- Vi er meget opmærksomme på, at især dekansekretariatet ikke vokser. Alle de involverede har en interesse i at få klaveret til at spille – og alle kan se, at det bliver alt for dyrt, hvis man investerer i hvert sit klaver, siger Per Henriksen.

Faglig bæredygtighed

I øjeblikket arbejder ledelsen hårdt på at få det administrative center placeret så tæt på de faglige miljøer som muligt. Men da institutterne allerede optager pladsen både på Fuglesangs Allé og i Universitetsparkens nordøstlige hjørne, bliver der kigget på andre lokaliteter i nærheden.

- Det er jo ikke et mål at fjerne administrationen fra de faglige miljøer. Tværtimod er vi klar til at lægge relevante dele af det administrative center helt ud blandt studerende og medarbejdere, hvis det giver bedre mening. I bund og grund handler det jo om faglige bæredygtighed, understreger Steen Kjeldsen.

Mens de administrative medarbejdere på fakultetsniveau bliver ansat under vicedirektørerne, fastholder en række af de administrative medarbejdere på institutterne deres ansættelse der.

- Vi vil fremover sikkert have institutansatte og ansatte i administrationscentret, som arbejder side om side ude i undervisnings- og forskningsmiljøerne. Men rent organisatorisk vil de have rødder forskellige steder, fortæller Steen Kjeldsen.

Der vil stadig gå nogle måneder, før vi ser en konkret forandring af den nye administrative organisation. Første skridt bliver at udpege funktionscheferne i det administrative center. Dernæst gælder det eventuelle områdeledere og det øvrige administrative personale.