3 pejlemærker sætter retning for administrationen frem mod 2025

I forlængelse af Strategi 2025 har Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen arbejdet med et fremtidsbillede for administrationen. Det er nu konkretiseret i tre pejlemærker, som bliver retningsgivende for administrationens arbejde i de kommende år.

Sammenhængende administration. Proaktiv og strategisk samarbejdspartner. Digital Transformation. Det er de tre områder, som Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA) med universitetsdirektør Arnold Boon i spidsen har udpeget som de vigtigste pejlemærker for administrationens arbejde med at understøtte universitetets Strategi 2025. 

”Hensigten med pejlemærkerne er først og fremmest at sætte en fælles retning for, hvor vi som administration bevæger os hen, og hvor vi skal have vores fokus i hverdagens opgaver. Pejlemærkerne tager udgangspunkt i eksisterende aktiviteter og står på skuldrene af flere års strategisk fokus på digitalisering, driftsledelse og procesoptimering samt strategisk kompetenceudvikling, der i dag er blevet en fast del af den daglige administrative drift”, siger han. 

Sammenhængende, proaktiv og digital

Pejlemærkerne er udarbejdet af LEA i dialog med bl.a. funktionschefer, institutsekretariatsledere, samarbejdsudvalg og Universitetsledelsen. Ifølge vicedirektør for HR, Anne Lindholm Behnk, har det været vigtigt for LEA, at pejlemærkerne tager udgangspunkt i de krav og forventninger, studerende, medarbejdere og ledere kan have til universitetets administration.

”Som administration er det vigtigere end nogensinde, at vi har fokus på at skabe sammenhængende løsninger, som giver mening for medarbejdere og studerende og letter deres hverdag i en tid, hvor kravene til datasikkerhed, afrapportering og ekstern finansiering, for bare at nævne nogle eksempler, vokser. Samtidig sker forandringer hurtigt, og derfor skal vi stræbe efter at være på forkant og handle proaktivt på nye behov og krav”, siger Anne Behnk og betoner, at proaktivitet ikke må ske på bekostning af den grundlæggende drift af universitetet.

Arnold Boon peger på, at især digitale forandringer sker med en hastighed, vi ikke har set før. 

”Nye systemer afløser hinanden, og den teknologiske udvikling giver os hele tiden nye muligheder. Som organisation skal vi arbejde med udviklingen og transformere vores arbejdsgange og vaner, så vi får det bedste ud af vores investeringer, og så vores studerende og medarbejdere oplever, at de bliver mødt med gode digitale løsninger”, siger han.

Skal forankres lokalt

Pejlemærkerne blev introduceret for alle ledere i enhedsadministrationen i begyndelsen af december. Det har været vigtigt for LEA, at ledere nu får plads til at skabe lokal forståelse og forankring blandt medarbejderne. 

Administrationschef på Health, Nikolaj Harbjerg, kalder det et lokalt oversættelsesarbejde, der nu går i gang. På Health har man taget de første skridt. 

”Vi har fx drøftet med institutterne, hvad de forstår ved sammenhængende administration, ligesom vores samarbejdsudvalg har drøftet temaerne. Vi har også eksempel på, at en afdeling har valgt at indarbejde pejlemærkerne i handleplanene for de kommende år – ikke som isolerede aktiviteter, men som en retning, der er indlejret i handleplanen. Det er et godt eksempel på, hvordan vi kan arbejde med at gøre pejlemærkerne til et underliggende mindset, der afspejles i vores måde at arbejde på i administrationen”, siger han. 

Det vil være forskelligt fra enhed til enhed, hvad der giver mening at fokusere på. Nogle steder kan det være særligt relevant at rette blikket på, hvordan man bliver bedre til at sikre en sammenhængende administrativ understøttelse, mens det andre steder kan være særligt relevant med fokus på at lykkes med digital transformation. 

I løbet af 2022 samler LEA op på lokale drøftelser og vurderer, om der er behov for at justere det videre arbejde med pejlemærkerne.

Udvalgte nøgleord om de tre pejlemærker:

#1 Sammenhængende administration 
Vi har fokus på at skabe sammenhængende og fælles løsninger med forståelse for studerendes og medarbejderes virkelighed og behov. Det er let at få relevant og professionel administrativ understøttelse, og vi følger sager til dørs med blik for helheden. 

#2 Proaktiv og strategisk samarbejdspartner 
Vi handler proaktivt på nye behov og eksisterende opgaver. Vi yder rettidig og relevant understøttelse og rådgiver med øje for AU’s mål og vision. Vi har kompetencer og mod til at byde ind og udfordre, når det er relevant. 

#3 Digital transformation 
Vi formår at udnytte digitalisering og tilgængelige teknologier til at forbedre forretningsgange og services. Vi øger graden af automatisering og selvbetjening, imens kvalitet og serviceniveau generelt fastholdes eller forbedres. Vi har fokus på at lykkes med at ændre adfærd, processer og kultur, når vi sætter strøm til nye systemer og teknologiske løsninger.