Pas på, hvem du sender til: Eksterne mailadresser markeres med farve
For at styrke datasikkerheden indfører AU en visuel markering af eksterne mailadresser, når man sender mails.
En mail sendt til forkert modtager. Måske er der ingen skade sket. Men oplysninger sendt til en forkert modtager kan potentielt føre til alvorlige brud på datasikkerheden, hvis mailen indeholder oplysninger, der kan misbruges af andre.
Datatilsynet stiller krav om sikkerhedstiltag der reducerer risikoen for, at persondata utilsigtet sendes til eksterne modtagere. Det er på den baggrund, at AU indfører mærkning af eksterne emailadresser for at hjælpe medarbejdere med at være opmærksomme på, når en mail er på vej ud af organisationen.
Tiltaget skal mindske risikoen for de GDPR-brud, der sker, når mails med persondata ved en fejl sendes uden for AU på grund af auto-complete i den emailklienten.
Konkret markeres eksterne emailadresser i form af et mailtip i emailklienten samtidig med, at den eksterne emailadresse skifter farve.
Begge dele kan ses her:
Den nye markering kan ikke ses af modtagerne og markeringen følger derfor heller ikke med i emailkorrespondancer.
Forskellige former for mærkning af eksterne mailadresser er udbredt som et værktøj til at styrke informationssikkerheden, og offentlige institutioner som eksempelvis Forsvaret og Aarhus Kommune samt flere private virksomheder benytter sig af lignende løsninger.