Samarbejdsplatformen Office 365 er på vej til hele AU

Man skal passe på med at love for meget. Især når det kommer til IT-systemer. Men meget tyder på, at vi kan se frem til, at Aarhus Universitet i løbet af det næste års tid implementerer Office 365 til alle medarbejdere. Office 365 indeholder alle de kendte Microsoft Office programmer i en forbedret udgave plus nye ekstra funktioner.

OneDrive – dit nye personlige drev med fildelingsfunktion

En væsentlig del af Office 365 er OneDrive, som er navnet på det personlige drev, hvor du kan gemme dokumenter og filer i skyen. OneDrive erstatter dermed U-drevet og fungerer herudover som en intern fildelingsplatform. Det vil sige, at du i OneDrive kan dele filer på tværs af enheder og personer i AU på en nem og sikker måde – uden at skulle benytte eksterne services, som ikke lever op til ift. AU’s retningslinjer for håndtering af personoplysninger. En sådan fildelingsfunktion har længe været efterspurgt både blandt forskere og ansatte i administrationen.

Sharepoint

Arbejder du ofte i teams, hvor I har brug for et sikkert og nemt tilgængelig sted at kommunikere om projektet og dele data? Så bliver det helt oplagt at bruge Sharepoint, som er en integreret del af Office 365. I Sharepoint kan du oprette sikre websteder, hvor du kan opbevare, organisere, synkronisere og dele data og oplysninger med både kollegaer og eksterne samarbejdspartnere. Sharepoint i Office 365 bliver dermed den fremtidige samarbejdsplatform på Aarhus Universitet.

Trinvis implementering

Implementeringen af Office 365 på AU foregår trinvis og forventes at være afsluttet i 2019. AU IT starter med at flytte kalender og mail ud i skyen i løbet af efteråret 2018. Denne flytning vil ikke påvirke dig og din adgang til kalender og mail. Men nu ved du, at Office 365 med værktøjer til fildeling og samarbejde er på vej. Du vil løbende blive informeret om implementeringen, og hvornår de nye funktioner kan tages i brug.

Yderligere oplysninger

• AU IT vil gerne svare på spørgsmål om Office 365, men beder dig vente, til de har fået klædt de lokale supportenheder på fakulteterne ordentlig på. Det forventes at være i starten af 2019.
• Vil du vide mere om selve implementeringen af Office 365, kan du kontakte projektleder Karsten Ovesen, AU IT.

Skyen (På engelske: Cloud) er en populær betegnelse for et netværk af virtuelle servere, der er placeret på nettet. Det er langt mere sikkert, at gemme data i skyen og samtidig også både billigere og nemmere, fremfor at AU selv skal stå for serverlagerplads og vedligeholdelse af hardware m.m.

Eksterne fildelingsservices er fx WeTransfer og amerikanske Dropbox. Problemet med disse services er, at de ikke lever op til AU’s retningslinjer for håndtering af personoplysninger, bl.a. fordi de ikke har en databehandleraftale og for fleres vedkommende, fordi deres servere ligger i lande med en mangelfuld databeskyttelseslovgivning. Det er derfor ulovligt at benytte disse services på AU.