Universitetsdirektør: Vi skal skabe luft til at gribe nye opgaver
Nye krav, opgaver og øget kompleksitet fordrer, at vi gentænker den måde, vi løser opgaver på i administrationen. Det er grundtanken i et nyt program, hvor Administrationsledelsen løbende vil tage initiativ til såkaldt redesign af større tværgående opgaveområder. Eksamensadministration bliver det første i rækken.
Igennem en årrække har administrationen på AU arbejdet målrettet med procesoptimering – med gode resultater til følge. Fremover skal vi vænne os til også at tale om redesign. Administrationsledelsen introducerer nemlig et nyt program, som under titlen ’Redesign af kerneopgaven’ forpligter administrationen til løbende og systematisk at undersøge, om større, tværgående opgaveområder med fordel kan varetages eller organiseres på nye måder.
En redesign-proces bygger på grundige analyser af praksis, roller og strukturer, som skal pege på muligheder for redesign, der kan omfatte en bred vifte af aspekter, f.eks. organisering, omlægning af processer, introduktion af ny teknologi, automatisering og kompetenceudvikling.
Universitetsdirektør og programansvarlig, Kristian Thorn, fremhæver, at voksende krav, øget kompleksitet og nye opgavetyper kræver løbende effektivisering og omprioritering. Og det er netop, hvad programmet skal bidrage til.
”Som organisation ønsker vi at fremme en kultur, hvor vi nysgerrigt tager stilling til, om administrationen kan løse opgaver på andre måder med et mindre, samlet ressourceforbrug. Kun på den måde kan vi skabe luft til at gribe nye opgaver og handle på øgede eksterne krav”, siger universitetsdirektøren og understreger, at programmet ikke handler om, at administrationen skal være mindre, men at de administrative ydelser løbende udvikles og målrettes områder, der skaber størst værdi for studerende og medarbejdere og sikrer, at AU lever op til omverdenens krav.
Eksamensadministrationen er første opgaveområde
Opgaveområderne udvælges løbende i samarbejde med Universitetsledelsen, og eksamensområdet er valgt som det første. Dels er eksamensadministration præget af mange forandringer med bl.a. et nyt fælles eksamenssystem, et nyt eksamenshus for skriftlige stedprøver og et nyt studieadministrativt system på vej. Dels er området kendetegnet ved stor volumen og mange opgaver, som varetages på samme måde hvert semester.
Første skridt i den videre proces er nu en grundig analyse af eksamensadministrationen. Analysen varetages af interne kræfter i samarbejde med konsulenthuset Implement. Analysen bliver afgørende for det videre forløb, forklarer styregruppeformand og administrationschef på Aarhus BSS Anne Bækby Johansen.
”Alene på baggrund af den volumen, der er på eksamensområdet, har vi en forventning om, at der er potentiale for at udnytte vores ressourcer bedre ved at redesigne opgaveløsningen. Men vi har ikke på forhånd defineret løsningen. Vi gennemfører analyserne med åbent sind”, siger hun.
Analysearbejdet går i gang i november og forventes gennemført i løbet af februar 2025. Herefter vil styregruppen tage stilling til resultaterne og komme med anbefaling til næste skridt med involvering af bl.a. uddannelsescheferne på de fire administrative centre og andre nøgleinteressenter. Resultater og anbefalinger bliver forelagt Administrationsledelsen og Universitetsledelsen, når de er klar.
Læs mere om programmet og organiseringen af projektet med eksamensadministration.