Redesign af tværgående opgaveområder
Med programmet ’Redesign af kerneopgaven’ forpligter Administrationsledelsen sig til løbende og systematisk at tage initiativ til såkaldt redesign af større tværgående opgaveområder. Eksamensadministration er det første område, der skal igennem en redesign-proces.
Redesign for løbende effektivisering og omprioritering
Voksende krav, øget kompleksitet og nye opgavetyper kræver løbende effektivisering og omprioritering.
Programmet skal bidrage til at fremme en kultur, hvor vi nysgerrigt tager stilling til, om administrationen kan løse opgaver på andre måder med et mindre samlet ressourceforbrug. Målet er løbende at udvikle og målrette vores administrative ydelser, hvor de skaber størst værdi for studerende og medarbejdere, og hvor vi sikrer, at AU lever op til omverdenens krav.
I samarbejde med Universitetsledelsen udvælger Administrationsledelsen med passende mellemrum et større, tværgående opgaveområde i administrationen, som bliver genstand for redesign.
En redesign-proces bygger på grundige analyser af ydelser, strukturer og processer, som skal pege på muligheder for at gentænke måden at løse den samlede opgave på og kan omfatte en bred vifte af aspekter, f.eks. organisering, processer, teknologi, automatisering og kompetenceudvikling.
Programmet står oven på de mange gode erfaringer, organisationen har høstet gennem de seneste år med at opbygge en kultur for procesoptimering. Med redesign vil Administrationsledelsen gå et spadestik dybere ved at undersøge muligheder for, om større opgaveområder med fordel kan varetages eller organiseres på nye måder.
Første redesign-projekt: Eksamensområdet
Eksamensadministration på AU er valgt som det første opgaveområde, der skal undersøges under programmet ’Redesign af kerneopgaven’.
I efteråret 2024 gennemfører Administrationsledelsen i samarbejde med konsulenthuset Implement en analyse af de eksisterende processer, opgaver, digital understøttelse og ressourceforbrug, der knytter sig til eksamensadministration på AU.
Analysen skal give et både bredt og dybt blik på, hvordan AU i dag administrerer eksamensopgaven. Analysen igangsættes med et åbent sind, hvor vi i administrationen er parat til at handle på de potentialer og løsningsforslag, som analysen peger på.
Det er forventningen, at der vil være basis for at redesigne opgaveløsningen – det kan f.eks. betyde ændringer i organiseringen, automatisering af arbejdsgange og behov for kompetenceudvikling. Det kan også være, at der er potentiale for forenkling eller bedre koordinering.
Målet er, at vi på et oplyst grundlag tager aktivt stilling til, hvordan vi kan bruge vores ressourcer bedst på tværs af eksamensområdet – til gavn for organisationen og i sidste ende for vores studerende og medarbejdere.
Resultaterne af analyse forventes at foreligge i februar 2025. Herefter tager projektets styregruppe stilling til næste skridt i projektet sammen med relevante interessenter.
Resultater og anbefalinger bliver forelagt Administrationsledelsen og Universitetsledelsen, når de er klar.
Derfor er eksamensadministrationen valgt som opgaveområde
Eksamensområdet er valgt som opgaveområde af flere grunde:
- Der sker mange forandringer på området for eksamensadministration i disse år, og de kommer både udefra og indefra. Fra 2025 samles alle skriftlige eksamener i Aarhus i et nyt eksamenshus, fakulteterne har fået et nyt fælles eksamenssystem, og snart skal et nyt studieadministrativt system afløse STADS. Det gør eksamensadministrationen til et oplagt første område at analysere – på tværs af fakulteter og fællesadministration.
- Samtidig er eksamensadministrationen kendetegnet ved en høj volumen og mange opgaver, der varetages på samme måde hvert semester. Alene af den grund kan der være et betydeligt potentiale for optimering, automatisering og forenkling.
- Med den tiltagende digitalisering og automatisering af området – ikke mindst i forbindelse med implementeringen af nye systemer – er det særligt vigtigt at analysere samspillet mellem systemer og arbejdsgange, så AU får det optimale ud af systemerne.
Sådan er projektet organiseret
Styregruppen er sammensat af repræsentanter fra Administrationsledelsen:
- Anne Bækby Johansen, styregruppeformand (administrationschef, BSS)
- Lasse Munk Madsen (administrationschef, Health)
- Anna Bak Maigaard (vicedirektør, AU Uddannelse)
- Rikke Stengaard (vicedirektør, AU HR)
- Projektleder fra management konsulenthuset Implement
Styregruppen refererer til universitetsdirektør Kristian Thorn, der er ejer af det samlede program ”Redesign af kerneopgaven”.
Referencegruppen består af uddannelsescheferne fra hvert af de fire administrationscentre, som involveres i løbende sparring. Derudover inddrages en række ressourcepersoner (fx afdelingsledere og institutrepræsentanter) undervejs med henblik på at kvalificere analysegrundlaget og udvalgte beslutninger.
Sekretariatsbetjening varetages af Universitetsledelsens Stab, der står for den daglige projektledelse i samarbejde med en projektleder fra Implement.
Det grundlæggende analysearbejde varetages i samarbejde mellem AU og Implement.
