HR Data og Digitalisering fører en række kontroller af data i Workzone for at sikre, at data lever op til minimumskravene fra Rigsarkivet. Dertil laves der kontroller på vegne af AU, med henblik på at højne datakvaliteten.
| Kontrol-rapport # | Formål | Hyppighed | På vegne af |
|---|---|---|---|
| 1 | Rapporten skal sikre at sagen er påført en sagsgruppe, der ikke er midlertidig. | Månedligt | Rigsarkivet |
| 2 | Rapporten skal sikre, at sager bliver afsluttet. | Månedligt | Rigsarkivet |
| 3 | Denne rapport skal sikre, at sager er journaliseret med en sigende titel. | Månedligt | Rigsarkivet |
| 4 | Denne rapport skal sikre, at der ikke er dokumenter på systemskriveborde, der burde være gemt på en sag. Der skal laves en rapport på dokumenter uden sag. | Månedligt | Rigsarkivet |
| 5a | Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter er gemt en uden password beskyttelse eller kryptering i en tilladt filtype | Månedligt | Rigsarkivet |
| 5b | Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf. | Rigsarkivet | |
| 5c | Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf. | Rigsarkivet | |
| 6 | Denne rapport skal sikre at alle sager, der indeholder personfølsomme oplysninger, er beskyttet af korrekte indblik. | Ugentligt | AU |
| 7a | Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans. | Månedligt | AU |
| 7b | Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans | Månedligt | AU |
| 8 | Kontakter uden indblik | Dagligt | AU |
| 9 | Sikre at medarbejdere, hvis ansættelse er ophørt, ikke har rettigheder | Dagligt | AU |
| 10 | Softdeletede dokumenter, der ikke har været arkiveret | Månedligt | AU |
| 11 | Sikre at dokumenter og sager softdeletes på rette baggrund | Månedligt | AU |
| 12 | Dokumenter, der er overført via Explorer, men er tomme | Månedligt | AU |
| 13 | Skjulte sager, dokumenter og kontakter | Månedligt | AU |
| 14 | Dokumenter har en sigende titel | Ugentligt | Rigsarkivet |
| 16 | Denne rapport skal sikre, at alle mails har en brevdato | Ugentligt | Rigsarkivet |
| 17 | Kontrollere rollebaserede AD-grupper, som bruges til tildeling af rettigheder efter den enkeltes rolle | Månedligt | AU |