Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail, kalender og mailadresser

Mail, kalender og mailadresser

Aarhus Universitets fælles mail- og kalendersystem, Microsoft Exchange, er en vigtig forudsætning for et tættere samarbejde på AU.

På disse sider kan du finde vejledninger til Outlook, webmail, mailopsætning på mobil mm.

Væsentlige retningslinjer

Alle brugere er forpligtet til at overholde AU's retningslinjer for brugen af det fælles mail- og kalendersystem, herunder AU's it-sikkerhedspolitik og Persondatalovgivningen

Nøgleordene er sund fornuft. Først og fremmest må du ikke bruge mail privat i et omfang, der generer andres arbejde, og du må aldrig bruge din AU mail kommercielt.

Læs mere om de væsentlige retningslinjer.

Gode råd til din AU mail og kalender

Generelt

  • Du skal sørge for, at din PC/Mac og Office-pakken altid er opdateret. Kontakt din lokale it-support, hvis du har spørgsmål.
  • Bliver du bedt om at indtaste dit password til din mailkonto flere gange, skal du slette gemte passwords til mail.au.dk og outlook.uni.au.dk i Credential Manager/Keychain. Kontakt din lokale it-support, hvis du har spørgsmål.
  • Send altid et svar, når du accepterer eller afviser et møde. Hvis du fx sletter en mødeindkaldelse uden at give et svar, får mødeindkalderen ikke besked om, at ikke ønsker at deltage i mødet.
  • For at sikre, at dit mailprogram fungerer optimalt, er det en god ide at holde antallet af mails i din indbakke og aftaler i din kalender nede. Du kan evt. bruge arkivering til dette.
  • Skal du sende store filer (over 50 MB for Windows-brugere og 10 MB for Mac-brugere), bør du bruge servicen FileSender. Læs mere om FileSender.
  • Du anbefales at bruge Mail og Calendar eller Outlook WebAccess i stedet for Outlook 2011, hvis du kører Mac. Kombiner evt. de to mailprogrammer.

Anvendelse af mail og kalender på andre devices end din computer

  • Hvis du har koblet din AU mail og kalender på dine mobile enheder (fx smartphone), skal du sørge for, at din AU kalender (Exchange kalender) er den primære kalender på disse enheder.
  • Hvis du både har din AU mail og kalender og en privat mail og kalender koblet op på dine mobile enheder (fx smartphone), skal du være opmærksom på, hvilket mail og kalender du bruger hvornår.
  • Du skal begrænse mængden, som du synkroniserer til dine mobile enheder (fx smartphone).

IT-sikkerhed

  • Du må ALDRIG oplyse dit password til nogen. Hvis du bliver bedt om at oplyse dit password i en mail, er mailen ALTID en phishing mail. Læs mere om phishing mail.
  • Modtager du en mail, hvor teksten ligner noget, der er maskinoversat - dvs. dårlig grammatik og stavefejl, så skal du ALTID være mistroisk. Læs mere om spamfilteret.
  • Modtager du en mail, hvori der er links, skal du altid vurdere, om du stoler på hjemmesiden, som afsenderen vil have dig til at besøge.
  • Du skal være opmærksom på, at afsenderadressen kan være forfalsket. Se to de ovenstående råd, og vurder om mailen er fra en troværdig afsender.
  • Hvis du benytter din AU mail privat, bør du markere dine private mails og aftaler med privat. Læs mere i AU's sikkerhedspolitik.

Politik for brugen af AU mail og kalender på smartphones/tablets

Hvis man ønsker at synkronisere sin mobiltelefon eller tablet med AU's mail- og kalendersystem skal man acceptere nogle regler/politik. Reglerne er gældende, uanset om man anvender en AU betalt enhed, eller om man benytter sin egen private enhed. Reglerne gælder kun for medarbejdere - ikke for studerende.

Hvorfor er der indført regler?

Mail indgår i dag i behandlingen af sager på AU, hvilket betyder at (følsomme) personoplysninger potentielt kan findes i en given medarbejders postkasse. Dermed er AU også forpligtede til at overholde lovgivningen omkring håndtering af personoplysninger, herunder sikkerhedsbekendtgørelsen.

Hvad er de gældende regler?

Efter en dialog med både jurister og datatilsynet, har det centrale informationssikkerhedsudvalg på baggrund af ovenstående besluttet at implementere følgende: 

  • Kun enheder som kan overholde reglerne/politikken får lov at synkronisere.
  • Der skal være pinkode på enheden.
  • Pinkoden skal være minimum 4 tegn.
  • Efter 25 forkerte login-forsøg, slettes alt indhold på enheden.
  • Man kan ikke genbruge pinkoden på en ny enhed.

Ovenstående har givet anledning til den del kommentarer og spørgsmål allerede - specielt omkring sletningen af indhold, men de fleste kan godt acceptere problemstillingen, og erfaringer fra andre universiteter og virksomheder siger også, at sådanne regler ikke giver problemer med utilsigtet sletning i praksis.

Betyder reglerne af AU kan overvåge min enhed og brugen af den?

Der har også været udtrykt bekymring om muligheden for overvågning af medarbejderne, fx i form af spørgsmål som:

  • Kan I tjekke mine personlige mails (synkroniseret fra andre mailsystemer)?
  • Kan I se/slette mine billeder?
  • Kan I se hvilke hjemmesider jeg besøger?
  • Kan I se hvilke apps jeg downloader?
  • Kan I se mine SMS’er?
  • Kan i gennemse mine kontakter?
  • Kan I fjernændre min kode?

Her er vi ovre i en lidt anden boldgade, men som medarbejder på AU, har man naturligvis ret til at kende svaret på ovenstående.

Det korte svar på ovenstående er NEJ.

AU kan ikke overvåge enheder vha. den politik, der er sat. Politikken er en konfigurationsfil, som sendes til enheden, som herefter indstiller sig selv ud ifra ndholdet af filen. AU kan således ikke se noget som helst indhold eller lignende på enheden ud fra denne politik.

Hvis du har spørgsmål til politikken kan du kontakt informationssikkerhedschef Ole Boulund Knudsen.