Send sikkert, både med og uden brug af Sikker@mail
Se her, hvornår du skal bruge Sikker@mail, og hvornår du blot kan bruge din AU-mail.
Alle e-mails sendt fra AU's mailserver er sikret med kryptering via en Force TLS-løsning (Transport Layer Security). Det gælder også mails sendt via smtp.uni.au.dk. Dette forstærker mail-sikkerheden markant.
I langt de fleste tilfælde kan du derfor blot bruge din almindelige AU mail, når du sender mails til eksterne modtagere, men i nogle tilfælde skal du stadig bruge Sikker@mail-løsningen.
Herunder kan du se, hvornår.
Må sendes via almindelig AU-mail
Fortrolige data som eksempelvis:
- Fortrolig data på én person til højst fem modtagere.
- Fortrolig data på fem personer til højst én modtager.
- CPR-numre
- Medarbejderes privatadresse, private mailadresse, private telefonnumre og andre privatrelaterede informationer
- Personlighedstest
- Civilstand
- Adoptionsforhold
- Karakterer og karaktergivning
Må ikke sendes via almindelig AU-mail
Fortrolige data, hvis det drejer sig om:
- Fortrolige data på flere end fem personer
- Fortrolige data til mere end fem modtagere.
Følsomme data som eksempelvis:
- Race og etnisk oprindelse
- Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
- Genetiske data
- Biometriske data med henblik på entydig dokumentation
- Helbredsoplysninger
- Seksuelle forhold eller -orientering
- Strafbare forhold efter artikel 10.
Er du systemejer eller forsker, hvor du behandler følsomme data, skal du fortsat foretage en risikovurdering for, hvordan du udveksler data. Læs mere om risikovurdering.
Sikker mail - "Send-Sikkert"-knappen
Arbejder du med data som ikke må sendes via almindelige email eller opfylder Force TLS ikke dine behov skal du bruge Sikker@mail.
Med Sikker@Mail kan du sende fortrolige oplysninger og følsomme personoplysninger via mail. Sikker@Mail sender din mail krypteret og signeret. Se mere her.
Vigtigt: Hvis din mail bliver afvist
I sjældne tilfælde, kan man komme ud for, at e-mails afvises af modtagerens e-mail-system, hvis det ikke understøtter Force TLS-kryptering.
I så fald vil man modtage en Non-Delivery Report (NDR) som vist nedenfor. Efterfølgende har man mulighed for at genfremsende e-mailen, men med tilføjelsen af et af følgende tags i emnefeltet. E-mailen vil da blive sendt uden TLS-kryptering.
Tags:
- [notencrypted]
- [ikkekrypteret]
- [NoTLS]
Vi opfordrer til at man kun benytter disse tags, når det er absolut nødvendigt, da TLS-kryptering giver den højeste grad af sikkerhed.
Vær opmærksom på, at det alene er tilladt at sende offentlige data, hvis TLS ikke anvendes.
Non-Delivery Report (NDR) eksempel
Hvis en modtager ikke understøtter Force TLS modtages følgende fejlbesked. Se ovenover hvordan man sender uden TLS.
451 5.7.3 STARTTLS is required to send mail
