Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Studieadministration Sagsbehandlingsportal Fortrolighed i forhold til studerendes erhvervssamarbejde som led i studiet

Fortrolighed i forhold til studerendes erhvervssamarbejde som led i studiet

Fortrolighed
Studerende, som får mulighed for at deltage i et samarbejde med en part uden for Aarhus Universitet, vil ofte blive mødt med krav om, at der skal indgås en særlig fortrolighedsaftale. Hvis ikke der indgås en særlig aftale, vil den studerende under alle omstændigheder være pålagt fortrolighed bl.a. som følge af reglerne om hemmeligholdelse af erhvervshemmeligheder mv. i markedsføringsloven § 19.

Et samarbejde kan f.eks. bestå i, at en studerende får mulighed for at deltage i et praktikforløb hos en virksomhed afsluttende med en meritgivende skriftlig afhandling indeholdende virksomhedens forhold. Samarbejdet kan også bestå i, at der alene udarbejdes en meritgivende skriftlig afhandling (uden praktikforløb), hvor virksomhedens forhold indgår. Den studerende har selv retten til at disponere over sin skriftlige afhandling jf. Cirkulære om anvendelse af de studerendes opgaver og deres rettigheder i forbindelse hermed. Den studerende kan dog have en meget stor interesse i at undgå at krænke andres fortrolige oplysninger i bl.a. afhandlingen og under mundtlig eksamen (og anden offentlig fremførelse) – krænkelse kan nemlig medføre straffe-, foged- og/eller erstatningsretlige sanktioner imod den studerende. Den studerende har selv risikoen for at indholdet af sin afhandling ikke afslører andres fortrolige oplysninger.

Afhandlingen kan indeholde informationer den studerende har modtaget som led i- eller under samarbejdet med virksomheden. Det kan være informationer af fortrolig karakter, og som tilhører virksomheden.  Såfremt afhandlingen indleveres til bedømmelse som led i uddannelsesforløbet, vil bedømmelsen skulle ske i overensstemmelse med eksamensbekendtgørelses regler. Afhandlingen bliver et offentligt tilgængeligt værk, såfremt den studerende samtykker heri. Selve bedømmelsen af afhandlingen bliver en forvaltningsakt, og afhandlingen, bedømmelsen samt bedømmelsesgrundlaget mv. (vejleders arbejde under vejledningsprocessen, vejleder- og censors øvrige materiale og drøftelser) kan i overensstemmelse med offentligheds- og forvaltningslovens regler være genstand for aktindsigt.

Eksamen for åbne eller lukkede døre
En mundtlig eksamen, hvor den studerende skal forsvare sin afhandling, vil som udgangspunkt være offentlig tilgængelig. Det hænder, at virksomheden ønsker at indgå en decideret fortrolighedsaftale med censor og/eller eksaminator. Censor og eksaminator er under alle omstændigheder underlagt tavshedspligt iht. forvaltningslovens regler. Men en tilhører er ikke uden videre underlagt tavshedspligt. Uanset censor og eksaminator er underlagt sådan generel tavshedspligt, vil den studerendes blotte fremførelse af informationer og resultater hidrørende fra samarbejdet under eksaminationen (med eller uden tilhører) kunne være en krænkelse af virksomhedens rettigheder i medfør af reglerne om hemmeligholdelse af erhvervshemmeligheder mv. i markedsføringsloven.

Der kan derfor være behov for, at eksamen helt eller delvist skal afholdes for lukkede døre, samt behov for en aftale mellem den studerende og virksomheden der sikrer, at den studerende ikke krænker erhvervsvirksomheden rettigheder ved sin videregivelse af resultater fra samarbejdet – og informationer om virksomheden. Videregivelse vil f.eks. være ved indlevering af skriftlig afhandling til bedømmelse, eller deltagelse i mundtlig eksamen. Såfremt der er tilhørere til stede, kan der være behov for at pålægge disse samme grad af fortrolighed som den studerende gennem en skriftlig fortrolighedsaftale.

Fortrolighedsaftale
Eksamensbekendtgørelsens § 45 indeholder en regel om, at der skal indgås en aftale mellem den studerende, virksomheden og universitetet, såfremt der er behov for at offentliggøre resultater mv. fra samarbejdet og virksomhedens informationer.

Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel på Aarhus Universitet har udarbejdet et forslag til en fortrolighedsaftale, der beskriver parternes muligheder for- og begrænsninger i adgangen til at offentliggøre - og anvende hinandens informationer, resultater mv. Der skal gøres opmærksom på, at alle tre parter (den studerende, tredjeparten (virksomhed) og universitet) skal være parter i sådan aftale nævnt i eksamensbekendtgørelsens § 45.

Denne aftaletekst fastlægger bl.a. omfanget og varigheden af fortrolighed samt opstiller muligheden for, at virksomheden kan screene den studerendes udkast til skriftlig afhandling. Desuden opstiller aftaleteksten procedurer for at sikre den studerendes mulighed for at gengive ellers fortrolighedsbelagte oplysninger i afhandling og til mundtlig eksamen. Herudover angiver aftaleteksten virksomhedens muligheder- for at anvende resultater mv, såfremt disse ikke nyder immaterialretlig beskyttelse.

Parterne er ikke tvunget til at anvende den nævnte aftaletekst. Men teksten kan være et nyttigt redskab for at parterne kan agere i et ellers farefuldt farvand, hvor risikoen for krænkelse af andres rettigheder lurer. Den studerende er en selvstændig part i relation til samarbejde med en virksomhed. Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel på Aarhus Universitet kan ikke rådgive – eller repræsentere den studerende under forhandling af sådanne aftaler. Såfremt en studerende har behov for konkret juridisk rådgivning og repræsentation under sådanne forhandlinger, må vedkommende således selv søge egen juridisk rådgiver/repræsentant.

Erklæring i samarbejder
For at skabe den fornødne tillid hos virksomheden, kan en studerende i en erklæring forsøge at udtrykke et niveau af fortrolighed, som virksomheden kan forvente. Altså en erklæring, hvor alene den ene part (den studerende) beskriver sine hensigter.

I den forbindelse har Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel på Aarhus Universitet udarbejdet et forslag til sådan erklæring. Heri er gengivet regler, som den studerende uden anden aftale i hvert fald vil være underlagt. Men erklæringen kan måske være med til at skabe den fornødne tillid hos virksomheden til, at den studerende kan få tilstrækkeligt ud af samarbejdet til at kunne anvende det i sin uddannelse. Desuden er i forslaget også anført nogle forventninger, som den studerende kunne tænkes at have til sådant samarbejde.


1426546 / i40