Du er her: AU  Medarbejdere  Organisation og ledelse Direktørens blog Indlæg

En mindre administration med større ambitioner

Når vi skal spare i administrationen, er ambitionen naturligvis ikke, at vi fremover blot skal udføre det samme arbejde med færre årsværk. Vi skal blive ved med at udvikle administrationen og prioritere, hvilke opgaver vi udfører og hvordan. I denne måneds blogindlæg vil jeg gerne følge op på mine tidligere blogindlæg omkring udviklingen i administrationen. Jeg vil gerne fokusere på, hvordan vi sammen skaber en endnu mere attraktiv arbejdsplads og udvikler vores service til kerneopgaverne på Aarhus Universitet.

03.10.2017 | Arnold Boon

Sidste år tog vi hul på udviklingen af administrationen med disse tre strategiske indsatsområder: Digitalisering, procesoptimering og kompetenceløft. Allerede nu kan vi høste frugterne af prioriteringen og det solide arbejde, der er blevet lagt i at løse opgaverne.

Blackboard, Tjek & Go og Digital Eksamen er gode eksempler på den fortsatte digitalisering af vores arbejdsprocesser. Digitalisering omfatter også hele vores IT-infrastruktur, hvor vi i år har gjort en ekstra indsats for at udfase gamle IT-systemer og modernisere hele vores netværksstruktur og datacentre.

I forhold til procesoptimering har vi bl.a. optimeret eksamensplanlægningen på Arts med et fælles årshjul, på ST har vi optimeret processen omkring ansættelsen af postdocs, og på HE og ST optimerer vi forretningsgangene for projektøkonomerne. Inden for uddannelsesområdet har vi automatiseret alle indikatorer og nøgletal i datapakker i AU’s business intelligence system, AURAP, som alle studieledere mv. nu har adgang til. Det betyder en stor lettelse for AU Uddannelse i forbindelse med at fremskaffe nødvendige tal - og den frigjorte tid kan så, i højere grad, blive anvendt til analyser og rådgivning.

Denne udvikling bliver stærkere i de kommende år, og jeg regner med, at det analytiske arbejde og den personlige kontakt til og rådgivning af studerende og forskere vil udgøre en stadig større del af administrationens arbejdsopgaver. Digitalisering, procesoptimering og kompetenceløft betyder, at vi kan frigøre ressourcerne til at realisere denne prioritering.


Udfører vi de rigtige opgaver?
Vores aktuelle indsatsområder handler altså meget om at gøre tingene bedre og smartere – men måske har vi ikke kigget nok på, om vi laver de rigtige opgaver. For at administrationen på AU fortsat skal være en attraktiv arbejdsplads, er vi også nødt til beslutte os for, hvad vi skal lave, og hvad vi ikke skal lave.

Det betyder, at vi skal prioritere i vores opgaveportefølje. Derudover mener jeg, at administrationen ikke blot skal ses som en leverandør af services. Jeg ser gerne, at de faglige og administrative miljøer fremover, i endnu højere grad, skaber udvikling sammen.

Der er ligeledes brug for endnu flere fælles processer. Når jeg f.eks. ser, at hvert fakultet har hver deres vejledning inden for et bestemt område, så tænker jeg ofte på, om vi kunne blive enige om én fælles vejledning? Eller når vi har fire forskellige måder at løse en administrativ opgave på - om vi kunne blive enige om én fælles måde? Alt kan, eller skal, dog ikke standardiseres. På nogle områder har vi f.eks. forskellige løsninger for at imødekomme specifikke ønsker fra de faglige miljøer. Jeg synes dog stadig, at vi skal se, om vi kan finde flere fælles løsninger på udvalgte områder i administrationen.

Udviklingen af administrationen er, for mig at se, både vejen til en bedre administration og vejen til at sikre, at vores arbejdsplads bliver et stadigt mere spændende sted at arbejde.

Medarbejdere
comments powered by Disqus

Skriv en kommentar

Deltag med dine synspunkter og erfaringer. Spillereglerne på bloggen er enkle:

  • Kommentarer må ikke være anonyme
  • Indholdet skal være i overensstemmelse med lovgivningen
  • Reklame og spam vil blive fjernet

Problemer med kommentarer?

Vi oplever pt. problemer med kommentarmodulet her på bloggen. Hvis du oplever, at din kommentar forsvinder, behøver du ikke poste samme kommentar igen. I stedet kan du kontakte Anders Hylander på ahylander@au.dk.

1429077 / i40