Du er her: AU  Medarbejdere  Organisation og ledelse Direktørens blog Indlæg

Fælles eller skræddersyede løsninger? Vi skal turde stille spørgsmålet!

Ved at finde fælles løsninger på de administrative udfordringer kan vi ikke blot forbedre opgaveløsningen og arbejdsmiljøet i administrationen, vi kan også levere en bedre understøttelse til vores kollegaer i fagmiljøerne. Men kun ved at stille spørgsmål ved den måde, vi arbejder på, kan vi finde de bedste fælles løsninger.

24.03.2017 | Arnold Boon

Vores fornemste opgave som medarbejdere i administration er at yde en kompetent understøttelse til fagmiljøerne på Aarhus Universitet. Vi skal hjælpe vores kollegaer i fagmiljøerne med at finde de bedste løsninger på de administrative udfordringer, de står over for. Og så skal vi løbende inddrage dem i de administrative projekter. Som jeg tidligere har skrevet, bliver løsningerne bedst, når vi samarbejder med fagmiljøerne om dem.

Lige så vigtigt det er at inddrage og samarbejde med fagmiljøerne; lige så vigtigt er det, at vi som administrative medarbejdere kommer på banen med vores egen faglighed. Vi skal turde argumentere for de bedste løsninger ud fra et fagligt forankret udgangspunkt om at sikre effektivitet, kvalitet og sammenhæng.  

Et vigtigt spørgsmål er i den forbindelse, om vi skal vælge løsninger, som kan bruges på tværs af universitetet, eller løsninger, der tilpasset de lokale behov. Giver det fx mening at bruge det samme email-system for hele universitetet? Ja, det gør det. Giver det mening at standardisere vores IT-systemer til rejseafregning og fakturering? Ja, det gør det. Giver det mening at tilbyde alle AU forskere den samme administrative understøttelse? Nej, selvfølgelig ikke. Der skal være plads til undtagelser, når det giver faglig værdi.

Valget mellem fælles og skræddersyede løsninger dækker over et af de største dilemmaer, vi står over for som administration: Vi skal på den ene side respektere de specifikke behov og kulturer i fagmiljøerne, og på den anden side insistere på at finde de mest effektive løsninger, så vi på sigt kan levere mere for mindre. Det er en hårfin balance, det erkender jeg.

Når jeg har besøgt de forskellige administrationscentre, er jeg stødt på en masse gode eksempler på, at det er muligt at finde den balance. Ved at forene jeres fagligheder, erfaringer og forståelse for de lokale behov har I udviklet fælles løsninger til alles bedste.

Et godt eksempel på det er fra studieadministrationen på Arts. Fra maj til oktober sidste år satte medarbejdere og ledere her spørgsmålstegn ved processen for eksamensplanlægning. Udgangspunktet var, at der var store forskelle på, hvordan eksamensplanlægning blev grebet an på tværs af institutter og uddannelser. Det gjorde det vanskeligt for medarbejderne at afløse og aflaste hinanden i perioder med stort arbejdspres. Desuden ønskede studienævnene en tidligere udmelding af datoer for eksamen, for at skabe bedre betingelser for at tilrettelægge semestret.

På Arts har studieadministrationen i tæt dialog og samarbejde med fagmiljøerne (studieledere, afdelingsledere og prodekan), derfor nu indført fælles løsninger, der indebærer harmonisering af arbejdsgange, fælles tidsfrister og ugentlige tavlemøder. Man er derfor nu godt på vej mod målet, som er at skabe optimerede arbejdsgange, og at medarbejderne oplever, at de kan hjælpe hinanden. Det vil bidrage til et bedre arbejdsmiljø og en bedre understøttelse af fagmiljøerne.

Eksemplet fra studieadministrationen står ikke alene. Overalt i administrationen har I fokus på at blive klogere på og justere den måde, administrationen arbejder på i store og små opgaver – samtidig med, at I passer den daglige drift. Det er en imponerende og værdifuld indsats, som er med til at forberede os på den fremtid, der venter os forude. Frugten af arbejdet behøver vi ikke vente længe på - den begynder vi allerede at høste nu, og det er i høj grad jeres fortjeneste. Jeg ser frem til at følge med i jeres fortsatte udvikling af administrationens arbejdsgange.

Fællesadministration
comments powered by Disqus

Skriv en kommentar

Deltag med dine synspunkter og erfaringer. Spillereglerne på bloggen er enkle:

  • Kommentarer må ikke være anonyme
  • Indholdet skal være i overensstemmelse med lovgivningen
  • Reklame og spam vil blive fjernet
1429077 / i40