Personlige relationer

Den personlige relation og det professionelle samarbejde kan i nogle tilfælde være så tæt, at det hverken er muligt eller hensigtsmæssigt at arbejde organisatorisk og/eller geografisk i nærhed til hinanden. Det samme gælder nære relationer mellem ansatte og studerende.

Aarhus Universitet skal som offentlig arbejdsgiver sikre, at der ikke skabes tvivl om sagligheden i vores beslutninger. Med klare retningslinjer kan vi sikre de bedst mulige rammer for et godt, tillidsfuldt og respektfuldt arbejds- og studiemiljø, hvor der ikke opstår tvivl om habiliteten i forbindelse med bedømmelser, beslutninger, sagsbehandling, ansættelser, undervisningssituationer og lignende. Offentligt ansatte er derfor forpligtede til at oplyse om alle forhold, som kan skabe interessekonflikt i forhold til deres arbejde, herunder nære personlige relationer.

AU’s retningslinjer for nære personlige relationer bygger på personalepolitiske hensyn og forvaltningslovens regler om inhabilitet. Retningslinjerne er besluttet af Universitetsledelsen og Hovedsamarbejdsudvalget.

Overordnet gælder, jf. AU’s personalepolitik at, ”Ledere, vejledere, undervisere og andre, der indtager en mentor- eller mentorlignede rolle, har et særligt ansvar for at agere professionelt og sagligt i situationer, hvor de indgår i asymmetriske (ulige) samarbejder, relationer og magtforhold”. Det betyder for eksempel, at ansatte, som deltager i sociale arrangementer med medarbejdere, kolleger og især studerende skal være opmærksomme på, at man som ansat repræsenterer Aarhus Universitet og har ansvar for, at egen opførsel er i tråd med ovennævnte.

Personalepolitikken og reglerne om inhabilitet er med til at beskytte både universitetet og den enkelte ansatte. Inhabilitet betyder, at en medarbejder skal undlade at deltage i behandlingen af en sag. Det er en juridisk betegnelse, ikke moralsk. For at sikre korrekte og lovlige afgørelser og undgå mistanke om, at der i sager kan være inddraget uvedkommende hensyn, er det i Forvaltningsloven bestemt, at en offentligt ansat i en række tilfælde ikke må deltage i en sags behandling.

Man må derfor som udgangspunkt ikke deltage i behandlingen og afgørelsen af en sag, hvis man selv eller en nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Fondsbevillingshavere er underlagt samme regler.

Ved ’en nærtstående’ forstås: forældre, søskende, børn, ægtefælle, svigerfamilie og søskendebørn. Fast samlivsforhold sidestilles med ægteskab. Derudover omfattes også bonusbørn, nære venskaber/uvenskaber og evt. andre familiemedlemmer, som medarbejderen jævnligt omgås.

En leder må ikke ansætte en nær personlig relation i eget ansvarsområde og ledelseslinje. Ledere, der etablerer et forhold eller en nær personlig relation til en medarbejder, skal snarest orientere sin nærmeste leder herom. En nær personlig relation mellem en leder og en af dennes medarbejdere kan påvirke arbejdet, ikke alene i relation til den pågældende medarbejder, men også i forhold til afdelingens øvrige medarbejdere. Derfor skal den pågældende leder med sin nærmeste leder konkret aftale de nødvendige ansættelsesmæssige justeringer, fx at personaleledelsen af medarbejderen overdrages til en anden, forflyttelse af lederen, medarbejderen eller andre initiativer.

En nær personlig relation indenfor linjeledelsen, uden at lederen har det direkte personaleansvar, vil også kunne medføre habilitets- og personalepolitiske problemer. Dette vil blandt andet afhænge af, hvor tæt den organisatoriske tilknytning er, hvor tæt det direkte samarbejde er, om der er tale om samme fysiske arbejdsplads, og hvor tæt den personlige relation er.

En medarbejder kan ikke være kursusansvarlig, holdunderviser, eksaminator og/eller vejleder for en studerende, som medarbejderen har en nær personlig relation til. Dette skyldes, at det kan påvirke undervisningen, eksaminationen, vejledningen m.m. Det gælder ikke alene i relation til den pågældende studerende, men også i forhold til øvrige studerende på holdet. Det er ikke afgørende, om der konkret foreligger en forskelsbehandling, men det handler om at undgå, at vurderinger m.m. kan drages i tvivl på grund af inhabilitet.

Sideordnede kollegaer, der indleder et forhold eller en nær personlig relation har ikke pligt til at orientere deres leder herom, men det anbefales. Hvis der mellem kollegaer foreligger omstændigheder, som kan vække tvivl om habilitet, skal nærmeste leder dog orienteres. Det samme er tilfældet, hvis der opstår udfordringer parterne imellem eller i relation til andre kollegaer, der kan påvirke arbejdet i afdelingen.

Andre eksempler på situationer, hvor inhabilitet kan opstå, er deltagelse i en bedømmelse eller ansættelse. Hvis en leder eller medarbejder har en nær personlig relation til en kandidat til en stilling, må vedkommende som udgangspunkt ikke medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. Man vil være udelukket fra at deltage i hele sagen og ikke kun i den del, der vedrører den person, man har en nær personlige relation til. Det samme kan gøre sig gældende for medforfattere til artikler udarbejdet af en kandidat, der skal bedømmes.

En ansat, der er inhabil eller er i tvivl om, der foreligger inhabilitet i forhold til behandlingen af en konkret sag, har pligt til hurtigst muligt at underrette sin leder. Det er nærmeste leder, der afgør, om der foreligger inhabilitet. Den praktiske konsekvens af, at der foreligger inhabilitet, vil typisk være, at sagen/opgaven overdrages til en kollega eller leder. Der kan være helt særlige situationer, hvor sagen på trods af konstateret inhabilitet ikke kan overdrages. Dette vil være tilfældet, hvis det er umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling.