Sagens akter kaldes ”dokumenter”, hvilket i højere grad forstås som sagens dokumentation frem for egentlige dokumenter.
Alle dokumenter, der er relevante for sagsbehandlingen skal journaliseres. De enkelte forvaltningsområder/enheder definerer selv hvilke dokumenter, der bør lægges på en sag. Dette sker med afsæt i rammerne for lovgivningen, denne vejledning og egne behov for dokumentation.
Se eksempler på hvilke dokumenter, der skal journaliseres samt hvilke formater, der kan journaliseres i WorkZone.
Der bør ske løbende journalisering af al dokumentation på en sag, dvs. umiddelbart efter modtagelse/afsendelse eller ved oprettelse.
Når et dokument lægges på en sag, skal der tilføjes en række data, der gør det muligt at identificere og fremsøge dokumentet, herunder en titel, type af dokument, dokumentklassifikation samt dokumentets tilstand. Se beskrivelse af metadata på dokumenter.
Dokumentets titel skal gøre det muligt at orientere sig i sagens dokumenter på en nem og overskuelig måde. Det er ikke tilstrækkeligt at angive, hvilken type dokumentet er, fx dagsorden. Der skal også være en kort tematisk beskrivelse af dokumentet.
Titlen skal fungere som et meget kort og præcist resumé af dokumentet. Brug titler som: brev […), referat møde […] eller møde vedr. […]. Tænk over, hvad andre vil søge på, hvis de skal finde dokumentet.
Forkortelser skal bruges med omtanke, da de kan miste eller ændre betydning med tiden.
Dokumenttitler skal som minimum indeholde hvad og hvornår. Dette er kun gældende, hvis syntaksen for sagstitler er fulgt. Hvis ikke, skal dokumentets titel også beskrive, hvad dokumentet relateres til:
Hvad angiver dokuments indhold – f.eks. Dagsorden
Hvornår angiver den relevante periode for dokumentet – f.eks. 20201130 for dagsorden til et møde afholdt den 30. november 2020.
Hvis der anvendes Stifinder, kan det være relevant at anvende formatet ååååmmdd ved datering for at give et kronlogisk overblik over dokumenter.
E-mails, der journaliseres fra Outlook, vil pr. default blive navngivet med e-mailens titel fra emnefeltet. Vær opmærksom på, at det kan være svært at gennemskue indholdet i en mail, der hedder SV:VS:SV: SV. Omdøb i stedet mailen, fx ”Svar på ansøgning om XXX”, ”Afgørelse på ansøgning” eller ”Drøftelse af rammer for samarbejde om YYY”.
Dokumenttyper angiver, hvilken type dokument, det drejer sig om. Der anvendes nedenstående:
N, Internt – anvendes ved interne dokumenter,
I, Indgående – anvendes til indgående post som fx breve eller mails
U, Udgående - anvendes til udgående post som fx. breve eller mails
Dokumenter har pr. default samme indblik som sagen, de ligger i. Hvis dokumentet indeholder særligt følsomme eller fortrolige oplysninger, kan der påsættes indblik (læseadgang) på dokumentniveau.
Dokumenter får automatisk den klassifikation, der er angivet i sagens metadata. Hvis dokumentet på grund af sit indhold, bør klassificeres anderledes, redigeres klassifikationen ved journalisering.
Et dokument kan have flere forskellige tilstande alt efter, hvilken adgang andre skal have til dokumentet. Indsæt link til beskrivelse af tilstande
Alle dokumenter skal have tilstanden ”Arkiveret”, når de er modtaget, afsendt eller i endelige form. Desuden skal alle dokumenter have tilstanden ”Arkiveret”, før en sag lukkes.
Brevdato skal afspejle den dato, et dokument er blevet modtaget eller afsendt.