I foråret lavede alle vicedirektørområder et katalog over de serviceydelser, som leveres fra AU Administrationen. Kataloget er i august og september blevet fulgt op af en række intensive dialogmøder på institutter og centre.

Det har været lange dage, hvor funktionsledere og kontaktpersoner fra administrationsområderne sammen med Administrationschef Ole Jensen hver fik en halv time med institutleder, sekretariat og andre af instituttets nøglemedarbejder. Og dialogen har kredset om nærhed, tilgængelighed og kommunikation.

Økonomimedarbejdere udstationeres  

Der bliver stadig kigget langt efter de administrative medarbejdere i fagmiljøerne, og det er vigtigt for institutterne at få mere nærhed i administrationen. Det har blandt andet resulteret i en aftale om, at forretningscontrollere fra økonomiafdelingen fremover ”udstationeres” til institutterne i Aarhus hver tirsdag, så spørgsmål kan opklares og opgaver kan løses på stedet.

De øvrige administrationsområder har også gjort indgangen til administrationscentret mere tydelig. Hvert institut har for eksempel fået udpeget it-kontaktperson og der er blevet nedsat nye samarbejdsfora med inddragelse af blandt andet institutternes uddannelses- og forskningskonsulenter.

Fortsat bekymring for strukturen

På institutsekretariaterne finder man også dialogrunden meget givende for samarbejdet. Der kom ansigt på kontaktpersoner, og mange emner kunne afklares hen over bordet. Men der er stadig nogle grundlæggende strukturelle forhold, som giver anledning til bekymring på sekretariaterne.

- VIP'erne efterspørger i dén grad både flere lokale sekretærer og daglig kontakt med de AC’ere, som tidligere var i de lokale miljøer, det kommer vi ikke uden om. Der er opgaver, som vi stadig ikke kan se, hvordan vi skal få løst, siger Tine Arsinevici, Sekretariatsleder på Institut for Æstetik og Kommunikation.

Platform for samarbejde

På trods af de mange aktuelle udfordringer med administrationen, var der fra begge sider både plads og vilje til at fokusere på at skabe en god dialog og et godt grundlag for samarbejde. Arbejdsdelinger og arbejdsprocesser står endnu ikke knivskarpt i organisationen, og der er behov for en tæt dialog. Derfor er der nu aftalt faste rammer for koordinerings- og kontaktpersonsmøder for alle administrationsområder.

- Vi har skabt en god platform for det fremtidige samarbejde. Og det er nok mere betydningsfuldt end den konkrete problemløsning. Der vil nok altid opstå nye problemer, og det er vigtigt for os at lave et setup, hvor vi bliver bedre til at håndtere dem, siger Administrationschef Ole Jensen.

Fakta om ”Fælles grundlag for samarbejde” på Arts

• Den 22. august 2012 blev afholdt kickoff-møde, hvor fakultetsledelsen, vicedirektører, funktionschefer og institutsekretariatsledere drøftede administrationens ydelseskatalog, særlige problemstillinger og processen.
• Siden er der gennemført møder med de tre institutter og to centre på fakultetet og med dekansekretariatet.
• Formålet har været at få en status på opgaveløsning og samarbejde samt forventninger og ønsker fremover.
• Rundens sidste dialogmøde med Det Nationale Center for Kultur og Læring finder sted den 10. oktober 2012.