Juli er den store feriemåned, men for en gruppe ansatte på AU er de fire sommeruger hvert år ensbetydende med et helt bestemt projekt. Nemlig den vigtige og omfattende opgave at tage sig af alle de unge, der søger ind på en uddannelse på Aarhus Universitet.
Dem er der i år mere end 20.000 af, og det giver en travl og hektisk periode for de otte ansatte ved AU Studieadministration, der er dedikerede til optagelsen af nye studerende. Hertil kommer omkring 20 studentermedhjælpere, som bl.a. har åbent de mange konvolutter med ansøgninger, der er kommet med posten og scannet dem ind.
– Og det er stadig langt de fleste, der sender deres ansøgning med fodpost, selv om de nu kan søge optagelse på internettet. Den mulighed benytter omkring hver sjette ansøger, fortæller Annette Lund, der er konstitueret vicedirektør for AU Studieadministration.
Kontrol
Alle ansøgninger skal registreres digitalt, sagsbehandles og scannes ind, så de kan afleveres på en fil hos Tilmeldingssekretariatet, som sørger for, at alle ansøgere får den højest mulige prioritet blandt de uddannelser, de har søgt.
– Det fylder meget at gennemgå alle ansøgninger for at være helt sikker på, at vi får tastet det rigtige ind. Der er usikkerhed ved rigtige mange ansøgninger, og dem har vi en chance for at eliminere, hvis det foregår elektronisk, forklarer Annette Lund.
Hurtigt overblik
På de enkelte uddannelser og centralt på universitetet er der selvfølgelig stor interesse for at få overblik over, hvor mange der søger ind på AU, og hvor de søger hen. Det er dog ikke altid klart, hvor en ansøgning skal tælle med.
– Er der usikkerhed ved en ansøgning, lægger vi den til side og går videre med de øvrige ansøgninger. Så må senere vi vende tilbage og afklare dem, der giver problemer. For hele logistikken omkring modtagelsen af de unge skal være på plads ved studiestart. siger Annette Lund.
Opsamlingsarbejde
En stor del af arbejdet på AU Studieadministration handler faktisk om at tage sig af dem, der ikke bliver optaget i denne omgang.
– Efter hele optagelsesproceduren sidder vi med et opsamlingsarbejde i forhold til dem der ikke kom ind på deres drømmeuddannelse. Mange af de afviste henvender sig personligt for at få en forklaring på, hvorfor de ikke kom ind, og andre skal have vejledning om andre studiemuligheder, eller hvad de kan gøre for at forbedre deres chance for at blive optaget på drømmestudiet, siger Annette Lund.