Møder på nye måder: Få flere stemmer i spil

Går du til møder?

Så er du nok stødt på to af de mest almindelige måder at holde møder på: ”Popcorn-modellen” eller ”Bordet rundt”. Ved den første model stiller mødelederen et spørgsmål, hvorefter mødedeltagerne byder ind med kommentarer, som de har lyst – som popcorn, der popper op af en gryde på en tilfældig måde. Ved ”bordet rundt” skal mødedeltagerne byde ind efter tur, så alle får chancen for at sige noget.

Men disse tilgange er ikke altid de mest hensigtsmæssige. Ifølge Camilla Strand, ledelsesudviklingskonsulent hos AU HR, vil alle have gavn af at reflektere mere over, hvordan vi holder vores møder, så diversiteten kommer tilstrækkeligt i spil, og alle stemmer bliver hørt:

”Popcorn-modellen” favoriserer de ekstroverte, og taletiden vil ofte være ujævnt fordelt. I ”Bordet rundt” vil deltagerne ofte lægge sig op ad det, den første i rækken har sagt, fordi vi er sociale væsener, der gerne vil passe ind og bekræfte hinanden. Der kan være meget at hente, hvis vi tænker mere over formen på vores møder, så flere synspunkter kommer i spil. Det vil både være motiverende for den enkelte mødedeltager at opleve, at man kan bidrage samtidig med, at drøftelser bliver bedre og mere nuancerede,” siger Camilla Strand.

Den tomme stol
Så hvordan kan man gribe møderne an, så de bliver mere inkluderende? For det første skal man have styr på den basale ”mødehygiejne”: Formålet med mødet skal være tydeligt, mødedeltagerne skal forstå, hvorfor deres bidrag er vigtigt, og de skal føle sig trygge. Når disse ting er på plads, er der forskellige små greb, man kan gøre brug af:

”Man kan prøve ”dialog i par”, hvor deltagerne summer over emnet sammen to og to, før et emne drøftes i plenum. Det hjælper de mennesker, der lige skal ”varme op”, før de siger noget. Vi ved, at hvis deltagerne får lov til at tale inden for de første 10 minutter af mødet, så øger det markant chancerne for, at de er aktive og deltagende resten af mødet. Som mødeleder skal du altså ikke starte mødet med en lang enetale, hvis formålet med mødet er at skabe dialog,” siger Camilla Strand.

En anden faldgrube kan være hurtig konsensus. Selvom det er godt for processen og stemningen i rummet at være enige på et møde, kan det også være et ’rødt flag’ til både mødeleder og mødedeltagere om, at der kan være vigtige perspektiver, som ikke er kommet frem.

”Her kan man prøve rent fysisk at lade en stol omkring bordet stå tom, som så repræsenterer det modsatte synspunkt. Hvad taler imod det, som vi er enige om lige nu? Man kan også lade den tomme stil repræsentere en vigtig interessent som f.eks. de studerende eller de internationale medarbejdere – og så altid huske at spørge ”stolen”,” forklarer Camilla Strand.

Mødelederens lobbyarbejde
Som mødeleder er det afgørende at kende sine mødedeltagere. Hvis der er en stor ubalance i, hvem der kommer til orde på møderne, opfordrer Camilla Strand til, at man som leder forud for mødet laver lidt lobbyarbejde og f.eks. siger til en bestemt medarbejder, at man gerne vil høre vedkommendes perspektiv på et givent emne til mødet.

”Vi tænker ofte, at folk jo bare kan sige noget, hvis de vil. Men vi glemmer, at der kan være forhindringer – måske føler man sig ikke tryg, måske har man tidligere haft nogle dårlige oplevelser, måske har man brug for forberedelse, eller man kommer fra en anden kulturel baggrund,” siger hun.  

Samtidig skal man som mødeleder være klar til at bremse dem, som måske fylder for meget:

”Det er ikke hensigtsmæssigt, hvis nogle deltagere får ubegrænset taletid med det resultat, at kun få kommer til orde.  Der har man som mødeleder en forpligtelse til at sige, at vi også skal høre nogle andre stemmer – også selvom det kan være grænseoverskridende, måske særligt i akademiske miljøer. Man må finde en balance,” siger hun og peger på en anden udfordring.

Det er godt at være kritisk, men nogle gange kan en eller flere medarbejdere dominere et møde ved at have ”nej-hatten” på, og det kan også skabe en dynamik, der forhindrer andre perspektiver. Også det må man ifølge Camilla Strand som mødeleder håndtere.

Møder i samme rille
Det kan være en god idé at nytænke rammerne, hvis man gerne vil arbejde med at gøre faste, tilbagevendende møder mere inkluderende.

”Hvis man har et møde, som altid kører på præcis samme måde, er det en god idé at ryste posen lidt. Medmindre man synes, at det fungerer virkelig godt. Men det kan man jo vove pelsen og spørge mødedeltagerne om. Hvis vi altid gør det samme, får vi måske ikke det bedste ud af den diversitet, der er i rummet,” siger hun.

Måske skal mødet holdes på et andet tidspunkt, med andre deltagere eller i et andet lokale.  Og så kan man sammen med medarbejderne evaluere, hvordan det fungerer.

Dansk eller engelsk?
På Aarhus Universitet er der mange medarbejdere med international baggrund – hele 90 nationaliteter er repræsenteret. Det giver nogle gange en udfordring til møderne, for hvilket sprog skal vi tale, dansk eller engelsk? Ifølge Camilla Strand er engelsk som udgangspunkt det mest inkluderende sprog, vi har, men hvis man har en afdeling, der udelukkende består af dansktalende medarbejdere, giver det måske ikke mening at holde møderne på engelsk. Dog kan man stadig tænke over, hvilket signal man sender til andre:

”I udvalg kan man for eksempel overveje, om internationale medarbejdere kan se sig selv i disse. Hvis der ikke sidder nogle internationale medarbejdere i et arbejdsmiljøudvalg, kan det så være fordi, de ikke føler sig inkluderet sprogligt?” lyder spørgsmålet fra Camilla Strand, som peger på, at det er et fælles ansvar at skabe tryghed i møder på engelsk og give plads til, at man famler lidt efter ordene og hjælper hinanden.