Introduktion til registrering af Bibeskæftigelse i Pure
Alle medarbejdere på Aarhus Universitet skal årligt oplyse om bibeskæftigelse. Der skal alene orienteres om bibeskæftigelse, der har en faglig sammenhæng med beskæftigelsen på AU.
Fra d. 1. maj 2023 skal bibeskæftigelse, som noget nyt, registreres i Pure under indholdstypen Aktiviteter. Denne side er en vejledning til, hvordan du som ansat på AU registrerer din bibeskæftigelse i Pure.
Relevant bibeskæftigelse oplyses – så vidt muligt løbende – og senest den 1. marts for det forgangne kalenderår. Oplysningerne indgår i den løbende dialog mellem leder og medarbejder, og kan også indgå i den årlige MUS-samtale.
Spørgsmål vedr. retningslinjerne for oplysning af bibeskæftigelse drøftes med nærmeste leder.
Til ledere: Sådan får du adgang til at se dine medarbejderes registrerede bibeskæftigelse:
Som leder kan du få adgang til oplyst bibeskæftigelse i din enhed ved at sende en mail til Pure supporten på pure@au.dk
I registreringen af bibeskæftigelse skelnes der mellem hhv. faglig og kommerciel bibeskæftigelse.
Eksempler på faglig bibeskæftigelse:
Eksempler på kommerciel bibeskæftigelse:
Der er 2 måder, hvorpå du kan starte registreringen af dine bibeskæftigelsesaktiviteter.
Valg af den korrekte aktivitetstype er vigtig, da aktivitetstypen i høj grad er med til at beskrive den bibeskæftigelse der registreres. I det følgende er der angivet hoved- og undertype for de mest almindelige eksempler på faglig og kommerciel bibeskæftigelse:
Eksempler på kommerciel bibeskæftigelse:
Udfyld skabelonen med information om bibeskæftigelsesaktiviteten. Der kan forekomme felter i den valgte aktivitetstype som ikke er relevante for registreringen af bibeskæftigelse. Denne vejledning beskriver derfor ikke alle felter.
Tilknyttet Begivenhed/Organisation/Udgiver
Afhængig af hvilken aktivitetstype du har valgt, skal du tilknytte enten en begivenhed, en organisation (en intern AU enhed), en ekstern organisation, et tidsskrift eller et forlag. Uanset hvilken type du skal tilknytte, skal du som det først søge og se om data allerede eksisterer i Pure. Eksisterer data, skal du tilknytte det. Eksisterer data ikke, kan du oprette det.
Beskrivelse
Angiv en kort beskrivelse af bibeskæftigelsen. Kig evt. på AU HRs hjemmeside om bibeskæftigelse (link i højre side) mhp. at afgøre hvilke oplysninger om bibeskæftigelsen der er relevante at angive i beskrivelsen.
Periode
Angiv enten Specifik dato eller en Tidsperiode hvor bibeskæftigelsen har fundet/finder sted. Er det en igangværende bibeskæftigelse uden fast slutdato skal du blot lade være at udfylde slutdato
Oplysninger om bibeskæftigelse
I rullemenuen vælger du hvorvidt der er tale om faglig eller kommerciel bibeskæftigelse. Som standard er værdien angivet til 'Ikke-udfyldt'. Det er derfor helt centralt at dette felt udfyldes ifm. registreringen.
Du er allerede tilknyttet aktiviteten når du opretter den.
Som udgangspunkt bør du kun registrere bibeskæftigelse for dig selv. Du bør derfor ikke tilknytte andre personer end dig selv til bibeskæftigelsesaktiviteten.
Vær opmærksom på, at du er oprettet med den korrekte rolle. Er rollen forkert, kan du ændre den ved at trykke 'Rediger' ud for din person.
Administrerende organisation er allerede udfyldt, når du opretter aktiviteten.
Den administrerende organisation er den interne AU-enhed, hvor du er ansat og har ingen betydning ift. evt. organsationstilknytning for bibeskæftigelsen. Som udgangspunkt bør du derfor ikke ændre administrerende organisation..
Til sidst vælger du, hvilken synlighed bibeskæftigelsen skal have. Du skal vælge én af de to følgende:
Standardopsætning er, at aktiviteten er Frit tilgængelig - Ingen begrænsninger. Vær derfor opmærksom på, at ændre synlighed hvis du ikke ønsker dette.
Husk at klikke "Gem" for at gemme oprettelse eller ændringer af bibeskæftigelsesaktiviteten.