Bibeskæftigelse

Introduktion til registrering af Bibeskæftigelse i Pure

Alle medarbejdere på Aarhus Universitet skal årligt oplyse om bibeskæftigelse. Der skal alene orienteres om bibeskæftigelse, der har en faglig sammenhæng med beskæftigelsen på AU. 

Fra d. 1. maj 2023 skal bibeskæftigelse, som noget nyt, registreres af alle medarbejdere. Det sker i Pure under indholdstypen Aktiviteter. Denne side er en vejledning til, hvordan du som ansat på AU registrerer din bibeskæftigelse i Pure. Husk at udfylde feltet Oplysninger om bibeskæftigelse.

Relevant bibeskæftigelse oplyses – så vidt muligt løbende – og senest den 1. marts for det forgangne kalenderår. Oplysningerne indgår i den løbende dialog mellem leder og medarbejder, og kan også indgå i den årlige MUS-samtale. 

Support

Spørgsmål vedr. retningslinjerne for oplysning af bibeskæftigelse drøftes med nærmeste leder.

Til ledere: Sådan får du adgang til at se dine medarbejderes registrerede bibeskæftigelse:

Som leder kan du få adgang til oplyst bibeskæftigelse i din enhed ved at sende en mail til Pure supporten på  pure@au.dk

Faglig og kommerciel bibeskæftigelse

I registreringen af bibeskæftigelse skelnes der mellem hhv. faglig og kommerciel bibeskæftigelse. Herunder kan du åbne to lister med eksempler på de to former for bibeskæftigelse.

Eksempler på faglig bibeskæftigelse

Eksempler på faglig bibeskæftigelse:

  • Medlem af udvalg, råd, foreninger og bestyrelser, udpeget og/eller indstillet af AU
  • Medlem af direktion/bestyrelser i videnskabelige foreninger og selskaber
  • Medlem af redaktionskomiteer i indenlandske og udenlandske fagtidsskrifter
  • Gæsteforelæser ved andre indenlandske eller udenlandske institutioner
  • Referee på forskningsrådsansøgninger i udlandet
  • Medlem af bestyrelser i legater og fonde
  • Retligt udmeldt syns- og skønsarbejde

Eksempler på kommerciel bibeskæftigelse

  • Ansættelse ved anden offentlig eller privat virksomhed herunder egen virksomhed
  • Ejerandele i virksomhed, der er leverandør/samarbejdspartner til AU (børsnoterede virksomheder undtaget)
  • Medlem af direktion og/eller bestyrelse i erhvervsdrivende selskaber, herunder spin out virksomheder fra AU
  • Hverv i kommissioner og udvalg
  • Længerevarende undervisningsforpligtelser ved andre institutioner

Opret en bibeskæftigelsesaktivitet

Der er 2 måder, hvorpå du kan starte registreringen af dine bibeskæftigelsesaktiviteter.

  1. Klik på den grønne ”Tilføj ny” og find menupunktet ”Aktivitet” og vælg relevant type og undertype (se 'Valg af aktivitetstype' nedenfor).
  2. Fra din personlig oversigt, åbn den store menu ved at klikke på pilen til højre for ”Personlig” og vælg ”Ny” under ”Aktiviteter”. Vælg dernæst relevant type og undertype (se 'Valg af aktivitetstype' nedenfor).

Vælg aktivitetstype

Valg af den korrekte aktivitetstype er vigtig, da aktivitetstypen i høj grad er med til at beskrive den bibeskæftigelse der registreres. I de følgende eksempler er der angivet hoved- og undertype for de mest almindelige eksempler på faglig og kommerciel bibeskæftigelse.

Eksempler på registrering af faglig bibeskæftigelse

  • Medlem af udvalg, råd, foreninger og bestyrelser, udpeget og/eller indstillet af AU
    • Registreres som Medlemskab - typer > Medlem af udvalg, råd og nævn / Medlem af bestyrelse og direktion
  • Medlem af direktion/bestyrelser i videnskabelige foreninger og selskaber
    • Registreres som Medlemskab - typer > Medlem af bestyrelse og direktion
  • Medlem af redaktionskomiteer i indenlandske og udenlandske fagtidsskrifter
    • Registreres som Udgivelse af peer-review og redaktionelt arbejde - typer > Redaktør af tidsskrift
  • Gæsteforelæser ved andre indenlandske eller udenlandske institutioner
    • Registreres som Besøg på en ekstern institution - typer > Besøg ved en ekstern, akademisk institution
  • Referee på forskningsrådsansøgninger i udlandet
    • ​​​​​​​Registreres som Medlemskab - typer > Medlem af evalueringspanel
  • Medlem af bestyrelser i legater og fonde
    • Registreres som Medlemskab - typer > Medlem af bestyrelse og direktion
  • Retligt udmeldt syns- og skønsarbejde
    • ​​​​​​​Registreres som Rådgivning - typer > Rådgivning

Eksempler på registrering af kommerciel bibeskæftigelse

  • Ansættelse ved anden offentlig eller privat virksomhed herunder egen virksomhed
    • Registreres som Andet - typer > Ansættelse og ejerandele i eksterne virksomheder
  • Ejerandele i virksomhed, der er leverandør/samarbejdspartner til AU (børsnoterede virksomheder undtaget)
    • ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Registreres som Andet - typer > Ansættelse og ejerandele i eksterne virksomheder
  • Medlem af direktion og/eller bestyrelse i erhvervsdrivende selskaber, herunder spin out virksomheder fra AU
    • ​​​​​​​​​​​​​​Registreres som Medlemskab - typer > Medlem af bestyrelse og direktion
  • Hverv i kommissioner og udvalg
    • ​​​​​​​​​​​​​​Registreres som Medlemskab - typer > Medlem af udvalg, råd og nævn
  • Længerevarende undervisningsforpligtelser ved andre institutioner
    • Registreres som Besøg på en ekstern institution - typer > Besøg ved en ekstern, akademisk institution

Klik på ”Vælg”. Herved åbnes et nyt vindue med en skabelon.

Udfyld oplysninger om aktiviteten

Udfyld skabelonen med information om bibeskæftigelsesaktiviteten. Der kan forekomme felter i den valgte aktivitetstype som ikke er relevante for registreringen af bibeskæftigelse. Denne vejledning beskriver derfor ikke alle felter.

Tilknyttet Begivenhed/Organisation/Udgiver

Afhængig af hvilken aktivitetstype du har valgt, skal du tilknytte enten en begivenhed, en organisation (en intern AU enhed), en ekstern organisation, et tidsskrift eller et forlag. Uanset hvilken type du skal tilknytte, skal du som det først søge og se om data allerede eksisterer i Pure. Eksisterer data, skal du tilknytte det. Eksisterer data ikke, kan du oprette det. Vær dog opmærksom på ikke at oprette data, der ikke passer ind i kategorien - f.eks. er et Ph.d.-bedømmelsesudvalg ikke en organisation.

Beskrivelse

Angiv en kort beskrivelse af bibeskæftigelsen. Kig evt. på AU HRs hjemmeside om bibeskæftigelse (link i højre side) mhp. at afgøre hvilke oplysninger om bibeskæftigelsen der er relevante at angive i beskrivelsen.

Periode

Angiv enten Specifik dato eller en Tidsperiode hvor bibeskæftigelsen har fundet/finder sted. Er det en igangværende bibeskæftigelse uden fast slutdato skal du blot lade være at udfylde slutdato

Oplysninger om bibeskæftigelse

I rullemenuen vælger du hvorvidt der er tale om faglig eller kommerciel bibeskæftigelse. Som standard er værdien angivet til 'Ikke-udfyldt'. Det er derfor helt centralt at dette felt udfyldes ifm. registreringen.

Tilknyttet person og rolle

Du er allerede tilknyttet aktiviteten når du opretter den.

Som udgangspunkt bør du kun registrere bibeskæftigelse for dig selv. Du bør derfor ikke tilknytte andre personer end dig selv til bibeskæftigelsesaktiviteten.

Vær opmærksom på, at du er oprettet med den korrekte rolle. Er rollen forkert, kan du ændre den ved at trykke 'Rediger' ud for din person.

Administrerende organisation

Administrerende organisation er allerede udfyldt, når du opretter aktiviteten. 

Den administrerende organisation er den interne AU-enhed, hvor du er ansat og har ingen betydning ift. evt. organsationstilknytning for bibeskæftigelsen. Som udgangspunkt bør du derfor ikke ændre administrerende organisation.

Vælg synlighed

Til sidst vælger du, hvilken synlighed bibeskæftigelsen skal have. Du skal vælge én af de to følgende:

  1. Frit tilgængelig - Ingen begrænsninger: Vælger du denne synlighed, bliver aktiviteten vist på din personlige medarbejderprofil under aktiviteter, men uden at det på nogen måde fremgår, at der er tale om bibeskæftigelse. Den indtastede bibeskæftigelse vises blot som en aktivitet på lige fod med alle andre aktiviteter, du måtte have registret på din profil.
  2. Fortroligt - Begrænset til tilknyttede brugere og redaktører. Vælger du denne synlighed, bliver aktiviteten ikke vist på din personlige medarbejderprofil. Den indtastede bibeskæftigelse vil da kun være synlig i Pure backend, hvor du selv, ledelsen i din enhed samt Pure-redaktører har adgang til oplysningerne.

Standardopsætning er, at aktiviteten er Frit tilgængelig - Ingen begrænsninger. Vær derfor opmærksom på, at ændre synlighed hvis du ikke ønsker dette.

Gem bibeskæftigelsesaktiviteten

Husk at klikke "Gem" for at gemme oprettelse eller ændringer af bibeskæftigelsesaktiviteten.