Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail, kalender og mailadresser Outlook vejledninger

Outlook vejledninger

Outlook 2011 (Mac)

Outlook kalender

Vejledninger

Outlook 2016:

Outlook 2010:

Outlook 2011 for Mac:

Outlook 2016 for mac:

Andet:

Åben/lukket kalender

Det er blevet besluttet, at alle medarbejderes kalendere i det fælles mail- og kalendersystem, som udgangspunkt, skal være åbne. Alle medarbejderes kalendere sættes op med (begrænset) åbenhed.

Det vil sige, at alle medarbejdere kan se følgende: 

  • I Outlook 2016:
    • Mødets/aftalens tid, sted og emne.
    • Man kan ikke se aftalens indhold, deltagerliste og/eller bilag.
    • Hvis et møde/en aftale ikke ønskes synlig, skal du markere den som ’privat’.
  • I Outlook 2016 for Mac:
    • Mødets/aftalens tid (kan kun ses under punktet 'Planlægningsassistent' i mødeindkaldelsen).
    • Man kan ikke se aftalens indhold, deltagerliste og/eller bilag.
    • Hvis et møde/en aftale ikke ønsker synlig, skal du markere den som 'privat'. 

Den enkelte medarbejder kan justere disse rettigheder og tilføje stedfortræder m.v.  

Ressourcer (lokaler, udstyr mm.) i kalenderen

Ressourcer på AU skal forstås som lokaler, udstyr, biler mm. Ressourcer kan bookes i Outlook kalenderen. 

  • Ressourcer bruges udelukkende til kalendermæssig styring / booking.
  • Booking af ressourcer er tilgængelige for alle ansatte på AU. Det betyder bl.a. at afdelinger ikke har "egne" lokaler.
  • Der kan være begrænsninger i anvendelsen af ressourcer - disse styres organisatorisk. Med andre ord: "man kan reservere bilen, men det betyder ikke nødvendigvis, at man kan få bilnøglen."
  • Der kan være tilknyttet omkostninger til brug af ressourcer, disse håndteres udenfor det fælles mail- og kalendersystem.
  • Alle ressourcer er navngivet efter samme standard.

Disse regler kan undtagelsesvis fraviges. Kontakt din lokale it-support herom.

Hvad indebærer rollen som ressourceejer?

Alle ressourcer i Exchange kalenderen skal have en ejer. Ressourceejeren får tildelt rollen som "Ejer/Owner" (dvs. at vedkommende kan oprette, læse, ændre og slette alle emner og filer mm.) i det fælles mail- og kalendersystem, Exchange.

  • Ressourceejeren er ansvarlig for, at oplysninger om ressourcen er korrekte.
  • Ressourceejeren kan ændre i andres reservationer af ressourcer
  • Ressourceejeren har formelt retten til at reservere den specifikke ressource for andre - også selvom det strider imod det fælles praksis om, at den enkelte medarbejder selv er ansvarlig for reservation af ressourcer.
  • Ressourceejeren kan uddelegere, hvilket betyder, at vedkommende kan give andre ansatte rettigheder til at reservere ressourcer og indkalde til møder på andre medarbejderes vegne.
  • Delegeringen er en personlig tildelt rettighed og er ikke tilknyttet bestemte ressourcer. 
  • Delegering er ganske normalt i en chef / sekretær-relation. 
  • Man kan også have den praksis, at en bestemt person / gruppe booker møder for en hel afdeling. Det skal så ske ved, at alle personer i afdelingen delegerer rettigheden til denne person / gruppe.

Vejledninger - Outlook:

Vejledninger - Outlook 2011 (Mac)

 


425016 / i40