Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Ekstern finansiering Ansvarsfordeling

Ansvarsfordeling

Som PDF fil

Skematisk oversigt over ansvarsfordeling vedr. eksterne forskningsmidler

 

Bevillings-

haver

Dekan

Institutleder

Rektor

Budget- og

Planl.  Kontoret

Patent- og kontrakt-

Enheden (PKE)

Teknisk

Forvaltning

Ansøgnings- og kontraktfasen

Medarbejderesaftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter

Godkende.

Bevillingsoprettelsesskema

+

Underskrive

Meningsfuld lang titel i NS (årsberetning)

x

Takkebrev til indbetaler, hvis indbetaling uden dokumentation i skriftligt materiale

Gøre forudsætninger klar for indbetaler

Retligt bindende aftaler, samarbejdsaftaler

Godkende, evt. delegere til →

Godkende

Godkende, hvis offentlig samarbejdspartner

Godkende, hvis IP rettigheder

Vurdering af forskningsmæssig interesse vedr. samarbejdsaftaler

Vurdere, evt. delegere til →

Vurdere

Vurdere samarbejdsaftale ct. indtægtsdækket virksomhed

Ansvar for vurdering

Moms, virksomheder

+

Vurdering om inhabilitet

Vurdere

EU-forskningskontrakter: ansøgning, CPF, kontrakt

Godkende, evt. delegere til →

Godkende

Godkende budget m.v.

Underskrive

Consortium Agreements , EU

Godkende, evt. delegere til →

Godkende

Godkende IP rettigheder, underskrive

DG kontrakter

Godkende

Godkende

Underskrive

Godkende budget m.v.

Godkende IP rettigheder

Højteknologifonden, forpligtende samarbejdsaftaler

Godkende

Underskrive

Godkende IP rettigheder

Højteknologi kontrakter

Underskrive

(formentlig)

Godkende budget m.v.

Andre kontrakter om oprettelse af (del)centre *

Godkende

Godkende

Budget i forhold til projekt

+

Realistisk lønbudget

+

Overhead

+

Sikre, at ansøgninger og bevillinger overholder reglerne

Overhead til/fra statslige institutioner

+

Forelægges, hvis Rektorkollegiets aftale ikke følges

Ansøgninger, der indebærer særligt træk på lokaler/infrastruktur

+

Godkende

Godkende

Medfinansiering/indlejring

+

Godkende

Godkende

Evt.

Særlige regnskabsbetingelser

Afklare

Sikre adm. personale til

Godkende

God videnskabelig praksis

Overholde

Videnskabsetisk komité, Registertilsynet m.v.

Sørge for godkendelse, hvis aktuelt

Journalisering, EU kontrakter

I ScanJour

Journalisering Consortium Agreements

I ScanJour

Journalisering, samarbejdsaftaler med IP rettigheder

Procedure og tilsyn med journalisering

Sørge for journalisering

Kopi i kontraktkartoteket

Journalisering, samarbejdsaftaler uden IP rettigheder

Procedure og tilsyn med journalisering

Sørge for journalisering

Kopi i kontraktkartoteket

Journalisering, DG-kontrakter

Ansøgninger m.v

Ansøgninger m.v

Kontrakt i ScanJour

Journalisering, Højteknologi kontrakter

Ansøgninger m.v

Ansøgninger m.v

Kontrakt i ScanJour

Journalisering af andre dokumenter, der dokumenterer forhold og forpligtelser over for ekstern tilskudsgiver/partner

Ansvar for procedurer og tilsyn

Ansvar for journalisering, hvis bestemt af dekanen

Budget for bevillinger i regnskabssystemet

+

Kontrollere

Registrering af ansøgninger og deres budget i regnskabssystemet

 

Kan godkende bunkning, men kræver anden form for oversigt over ansøgninger

Ansvar for at budget bliver registreret

Besked om afslag på ansøgning mhp. nedskrivning af ”bunkens budget”

+

Løbende bevillingsadministration

 

Hjemskrivning af bevillingsbeløb

+

Løbende bevillingsopfølgning, fagligt og økonomisk

Bl.a. udligne overtræk

Ansvar for procedure og adm. organisation

Bidrag til AU’s investeringsbudget (påtænkte anlæg over 100.000 kr. anskaffet af bevillingen)

Give besked til institutadm.

Timesedler for bevillinger, hvor det er betingelse

Underskrive

Budget og indbetalingsrater for bevillinger

+

Ændret tidshorisont, ændret bevillingsbeløb

Besked til Regnskabskontoret

Revision af budget

Besked til institutadministration

Ansvar for procedure og adm. organisation

Anskaffelse af biler, telefon, abonnement m.v.

+

Ansvar

Anskaffelse af anlæg til aktivering (over 100.000 kr.)

Besked til registrering

Ansvar for procedure

Lukning af bevilling

Ferieregistrering, udligning af restsaldi m.v. Besked tilRegnskabskontoret

Gennemgå bevillinger mindst en gang årligt.

Bevillingshavere på orlov/fratrådt

Bevillingsadministration, lukning, kontakt til bevillingsgiver

Fraværsregistrering

Besked om ferie for personale på bevill.

Ansvar for procedure og adm. organisation

Tilsyn med institutledernes procedurer

Ansvar

         

264145 / i40