Kreditkort

Hvem kan få kreditkort

• Hvem kan få kreditkort
  
  Kreditkort kan udstedes til personer med tilknytning til Aarhus Universitet, og som har et dansk cpr. nummer. Det er Aarhus Universitets decentrale enheder, der afgør og er ansvarlig for, hvilke personer, der skal udstedes kreditkort til.
   

Kreditmaksimum og forhøjelse

• Kreditkortmaksimum og forhøjelse
  Aarhus Universitets decentrale enheder kan fastsætte individuelle maksimumbeløb for kreditkortets anvendelse. Kreditmaksimum er som hovedregel kr. 50.000 løbende 30 dage, men kreditkortet rummer mulighed for en differentiering på kreditmaksimum fra kr. 5.000 til kr. 50.000.
  
  Ansøgning om kreditmaksimum over kr. 50.000 kræver særlig begrundelse. Uanset størrelsen på kreditmaksimum, må kortholder ikke foretage enkeltkøb, der overstiger, hvad vedkommende i øvrigt har ret til at købe ind for på universitetets vegne ifølge de almindelige disponeringsregler, som udstikkes af hovedområderne.
  
  Forhøjelse af kreditmaksimum
  Hvis der er behov for forhøjelse af kreditmaksimum, skal kortholder selv ansøge (gøres via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side), hvorefter ansøgningen automatisk bliver videresendt til godkendelse ved den person, der kan godkende på den pågældende stedkode.
  Ansøgninger, der godkendt inden kl. 14, effektueres samme dag.

  
   
   

Ansøgning om kreditkort

• Ansøgning om kreditkort
  Før man kan ansøge om et kreditkort, skal man være oprettet som bruger i universitetets rejseafregningssystem RejsUd.
  
  Ansøgere om nyt kreditkort skal logge ind på kreditkortportalen og udfylde oplysninger om det ønskede kort.
  
  Der udføres ingen personlig kreditvurdering af ansøgeren, da der er tale om firmakreditkort med firmahæftelse.
  
  Ansøgning om nye kort sker via kreditkortportalen, som findes her sammen med proceduren for kreditforhøjelser og ændring af stedkode.
  
  Ved ansøgning om AU-kreditkort bekræfter ansøger, at man har læst ”Regelsæt for anvendelse af kreditkort” og er indforstået med de angivne betingelser for anvendelse af kreditkortet.
  
  Ansøgeren vil i løbet af ca. 2 uger modtage PIN-kode og kreditkort direkte fra kreditkortleverandøren, AirPlus, på privatadressen. Hvis der er behov for, at kreditkortet leveres hurtigere, kan der laves en hastebestilling, hvor kortet vil blive leveret efter 1-2 arbejdsdage. Bemærk, at der opkræves et gebyr på kr. 450 for en hastebestilling. I forbindelse med oprettelse af PIN-koden modtager du en SMS med instruktioner.
  
  Kortnummer og PIN-kode kan ses i AirPlus appen, hvor kreditkortet også skal aktiveres.

Fuldmagt

• Fuldmagt
  
  Anmodninger om nye kreditkort, forhøjelse af kortlimit samt overflytning af kreditkort til ny stedkode skal godkendes af en person med stillingsfuldmagt eller videredelegerede beføjelser.
  
  Du kan læse om fuldmagter samt finde videredelegeringsfuldmagten her
  
   

Kortholders forpligtelser

• Kortholders forpligtelser
  
  Kortholder skal opbevare kortet forsvarligt, og kortholder skal med jævne mellemrum kontrollere, at kortet ikke er mistet eller misbrugt.
  
  Kortholder må ikke opbevare koden sammen med kortet eller skrive den på kortet. Koden skal læres udenad og brevet med koden destrueres.
  
   

Spærring af kreditkort

• Spærring af kreditkort
  
  Hvis kortholder mister kortet, hvis en anden får kendskab til kortholders pinkode, eller der i øvrigt er mistanke om svindel med kortet, skal kortholder sørge for spærring af kortet ved hurtigst muligt at ringe til AirPlus på tlf. (+45) 70 301 201, som er åbent døgnet rundt. Det er også muligt at spærre kreditkortet i Air-Plus appen.
  
  Når et kreditkort er blevet spærret, vil AirPlus automatisk bestille et erstatningskort og ny PIN-kode. Bemærk at AirPlus opkræver et gebyr på kr. 180 for et erstatningskort.
  
  Hvis kortholder akut står uden et betalingsmiddel, kan AirPlus evt. hjælpe med nødkontanter.

Indsigelse

• Indsigelse
  
  Har du ikke modtaget de varer eller tjenesteydelser, som du har bestilt? Er du blevet opkrævet et køb flere gange?
  
  I begge tilfælde skal du som det første kontakte forretningen, hvor du har handlet. Forretningen eller virksomheden, hvor du har handlet, er ansvarlig for eventuelle fejl. Derfor skal du starte med at kontakte dem, inden AirPlus kan hjælpe dig. Ofte løser problemet sig ved at tale sammen, men hvis din henvendelse til forretningen ikke hjælper, kan du reklamere over fejlen til AirPlus Kort:
  
  https://airplus.com/da-dk/support/indsigelse/

PIN-kode 

• PIN-kode
  
  KortPIN-koden er personlig og kan fås ved at:    

• Kortholder åbner AirPlus appen, hvor PIN-koden kan findes.

• Kortholder logger på airplus.com som kortholder, der skal bruges MitID. 
  https://airplus.com/da-dk/log-ind/  

• Sende mail til kreditkort@au.dk for bestilling af PIN-kode brev.
  Det bliver sendt fra banken til kortholders folkeregisteradresse.

• Kortholder ringer til AirPlus på telefon +45 36737450. Kortholder bør have sit kreditkort ved hånden, da support teamet har brug for oplysninger, der findes på kortet.
  PIN-koden sendes til kortholders folkeregisteradresse. 
   

Erstatningskort

• Erstatningskort
  
  Hvis en kreditkortholders kreditkort er ødelagt eller beskadiget, skal der udstedes et erstatningskort. 
  
  Dette kan bestilles via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side.
  
  Der vil blive udstedt et erstatningskort med samme kortnummer og PIN-kode som tidligere. Ansøgeren vil normalt modtage et erstatningskort på privatadressen efter 3 arbejdsdage.
  Bemærk at AirPlus opkræver et gebyr på kr. 180 for et erstatningskort.

Anvendelse af kreditkort

• Anvendelse af kreditkort
   

• Kreditkortet skal anvendes i forbindelse med betaling af...

  • Udgifter vedrørende og under rejser, herved skal den rejsende kun behandle omkostninger vedr. rejser i RejsUd.

  • Private mindre udgifter under rejser, som har direkte sammenhæng med rejsen eller ophold herunder, og som kortholder selv skal betale i forbindelse med rejseafregningen. Udgifterne må maksimalt svare til time- og dagpengesatsen pr. dag.

  • Udgifter til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet samt til særlige indkøb på internettet, hvor betaling ikke kan gennemføres (eller vanskeligt lader sig gøre) på normal måde ved en elektronisk faktura.

• Som eksempler på rejseudgifter, hvor kreditkortet skal anvendes, skal nævnes...

  • Billetkøb som foretages gennem AU's rejseleverandør CWT og/eller direkte hos flyselskaberne

  • Taxa, medmindre der er etableret lokal taxa bon ordning

  • Udgifter til parkering

  • Hotel, inkl. forudgående reservation og garantistillelse

  • Udgifter til rejsefortæring

  • Repræsentation på rejsen

  • Udgifter til færgebilletter

  • Broafgift, medmindre der er lokal aftale om anvendelse af brobizz

  • Brændstof i forbindelse med kørsel i tjenestebil med mindre der anvendes ”benzinkort”

• Som eksempler på private mindre udgifter under rejser kan nævnes...

  • Udgifter til fortæring, som skal dækkes af time- og dagpenge

  • Kreditkortet må aldrig anvendes til køb af varer til privatbrug.

• Som eksempler på udgifter til mindre indkøb på vegne af universitetet skal nævnes...

  • Repræsentationsudgifter.

  • Udgifter til fortæring

  • Indkøb af bøger på konferencer

• Kontante hævninger i Danmark er ikke tilladt.
  
  Kreditkortet kan anvendes til hævning af kontanter i udlandet (herunder i internationale lufthavne i Danmark umiddelbart før afrejse) dog som hovedregel maksimalt kr. 2.000. Der kræves en særlig begrundelse i forbindelse med rejseafregningen, hvis der undtagelsesvis har været behov for at hæve et større beløb.
  
  Ved dokumenteret bortkommet bagage må kreditkortet anvendes til køb af nødvendigt tøj mv., men beløbet skal betragtes som privat forbrug og skal tilbagebetales, idet disse udgifter efterfølgende afregnes fra Europæiske Rejseforsikring direkte til den rejsende.
  Læs mere om anmeldelse af skade, bagage forsinkelse m.v.
   

Indbetaling af overskydende beløb

• indbetaling af overskydende beløb
  
  Kontante hævninger i udlandet skal begrænses mest muligt. 
  Hvis der er hævet kontanter skal kreditkorttransaktionen afregnes som privat udgift i RejsUd og hvis afregningen går i minus, skal beløbet indbetales til AU’s bankkonto med
  
  reg.nr. 4387
  kontonummer 11280234
  
  Det er vigtigt, at kortholder oplyser sin AU ID/eller sit navn samt RejsUd dokumentnummer som reference for indbetalingen. 
  
   

Lufthavn – lounges

• Lufthavn - lounges
  
  Kreditkort udstedt under Moderniseringsstyrelsens kreditkortaftale leveres uden loungeadgang. Derfor må medarbejderne evt. fremvise deres private kreditkort for at få adgang til lufthavn-lounges, eller medarbejderen kan for egen regning betale for at få adgang til lounges.
  
   

Afregning af kreditkorttransaktioner

• Afregning af kreditkorttransaktioner
  
  Det er kortholderens ansvar at sørge for at lave afregninger for kreditkorttransaktionerne via universitetets rejseafregningssystem. Kortholder skal vedhæfte scannet dokumentation for alle de afholdte udgifter. Bortkomne bilag kan undtagelsesvis erstattes af tro- og love-erklæring.
  
  Afregning i universitetets rejseafregningssystem kan foretages af kortholderen selv fra en PC med internetadgang eller foretages af en sekretær.
  
  Rejseafregningen håndteres og godkendes i overensstemmelse med den sædvanlige procedure.
  
  Hvis der bestilles fly, tog eller hotel lang tid før rejsen, skal der påbegyndes en rejseafregning i RejsUd, hvor kreditkorttransaktionerne trækkes ind. Rejseafregningen skal først færdiggøres, når alle udgifter til rejsen er afholdt. Herved opnås et samlet overblik over rejsens udgifter.
  
  Kreditkorttransaktioner, der vedrører flere mindre udlæg, skal som udgangspunkt samles i én afregning, da det mindsker administrationen omkring behandlingen.
  
  Hvert område modtager månedligt en oversigt over uafregnede kreditkorttransaktioner på den relevante stedkode, og som et supplement til kortholderens eget ansvar, opfordres de administrative enheder til, at informationerne fra disse lister bruges aktivt og systematisk til at følge op ved kortholdere, der mod forventning har udestående afregninger liggende i RejsUd. Dels mhp. at bidrage til at undgå iværksættelsen af løntræk, som ikke er ønskeligt for medarbejderen, og dels for at minimere omstændelig administration omkring en unødvendig overskridelse af områdets regelsæt. Og ikke mindst mhp. at områdets reelle udgifter fremgår af regnskabstallene umiddelbart efter afholdelsen, hvilket først sker ved den kontering, der oplyses ved afregningen.

Løntræk ved manglende afregning

• Løntræk ved manglende afregning
  
  Ved ansøgning om et AU-kreditkort, bekræfter ansøgeren at være indforstået med, at der kan foretages løntræk, hvis kortholderen undlader at afregne sine kreditkorttransaktioner i RejsUd inden for den fastlagte frist. Det er ved hvert enkelt fakultet hhv. Fællesområdet besluttet, at der automatisk foretages løntræk på kortholderen af beløb, som måtte overskride 90 dage i RejsUd uden at blive afregnet. Dette skal altid bestræbes overholdt. Private udgifter skal afregnes som sådanne i RejsUd og må ikke afsluttes ved blot at afvente løntræk.

  Hvert område modtager månedligt en oversigt over uafregnede kreditkorttransaktioner på den relevante stedkode, og der opfordres til, at informationerne fra disse lister bruges aktivt og systematisk til at følge op ved kortholdere, der har udestående afregninger liggende i RejsUd. Dels mhp. at bidrage til at undgå iværksættelsen af løntræk, som ikke er ønskeligt for medarbejderen, og dels for at minimere omstændelig administration omkring en unødvendig overskridelse af regelsættet. Og ikke mindst mhp. at områdets reelle udgifter fremgår af regnskabstallene umiddelbart efter afholdelsen, hvilket først sker ved den kontering, der oplyses ved afregningen.

  Ved behov for hjælp eller vejledning omkring oversigten over transaktioner eller løntræk er man altid velkommen til at kontakte Servicegruppen eller skrive på kreditkort@au.dk.

Lukning af kreditkort

• Lukning af kreditkort
  
  Universitetet kan uden varsel eller begrundelse lukke et kreditkort, hvis situationen kræver det.
  
  Hvis en kortholders tilknytning til Aarhus Universitet ophører, har den pågældende decentrale enhed pligt til at inddrage kortet (på lige fod med nøgler, telefon, udstyr osv.). Enheden klipper kortet i to stykker og giver meddelelse til AU Regnskab ved mail til kreditkort@au.dk, der varetager afmelding over for kreditkortleverandøren. I forbindelse med lukning af kreditkort skal der altid foretages slutafregning med aktuelle underbilag og dokumentationer. 
  
  Kortholder kan selv bestille kreditkortet lukket via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side.
   

Aktivering af kreditkort

• Aktivering af kreditkort
  Kreditkortet skal aktiveres i AirPlus appen.
  Når det er aktiveret i appen, kan det bruges til at handle online.
  Kontaktløs betaling aktiveres, når det første køb foretages med chip og PIN-kode.
  Kreditkortet kan tilføjes Apple Pay eller Samsung Pay uden at være aktiveret først.
  AirPlus – Hvordan aktiverer jeg mit kort
   

Tilknytning af kreditkort i Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay

• Tilknytning af kreditkort i Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay
  
  Du kan og må godt tilknytte dit AU-kreditkort til enten Wallet, Apple Pay, PayPal eller MobilePay, men skal dog være opmærksom på følgende ting:
  
  Hvis du har flere kort tilknyttet din Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay, skal du huske at skifte mellem de enkelte kort, så AU-kreditkortet kun bliver brugt til udgifter, som AU skal betale.
  
  Hvis du kommer til at bruge AU-kreditkortet til private udgifter, skal transaktionerne afregnes i RejsUd med konteringen ”Private udgifter”.  Hvis der ikke er andre udgifter i din afregning, som beløbet kan modregnes i, får du en mail fra Rejsegruppen med information om, hvortil du skal indbetale beløbet. 
  
  Du er forpligtet til at sørge for at eventuelle tilbagebetalinger kommer til AU.
  Når man får et beløb retur i sin Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay, som f.eks. fra en aflyst DSB billet, kan det i nogle tilfælde ske, at beløbet kommer til det kort, man har kaldt sit hovedkort og ikke til det kreditkort, som har afholdt udgiften.

Gebyr til forretningssted

• Gebyr til forretningssted
  
  Det er tilladt for forretningsstederne at pålægge et gebyr for brug af et Corporate MasterCard.
  Gebyret er typisk mellem 0,75 og 1,5% - det er dog tilladt for forretningsstedet at opkræve mere, hvis de betaler mere for indløsning af beløbet.
  Såfremt der pålægges et gebyr, skal det fremgå af kvitteringen og der skal oplyses om det. 

Fornyelse af kreditkort

• Fornyelse af kreditkort
  AirPlus danner automatisk et nyt kreditkort den 20. i måneden før et kreditkort udløber og sender det til kortholders folkeregisteradresse.
  Der vil dog ikke blive sendt et fysisk kort, hvis der ikke har forbrug på kreditkortet de sidste 2 år. I dette tilfælde vil fornyelsen være i form af et digitalt kort.
   

CWT

• CWT

  Køb foretaget via CWT betragtes som kreditkorttransaktioner og skal derfor afregnes efter de samme regler. Dette betyder, at afregning i RejsUd skal gennemføres inden for 90 dage for at undgå eventuelt løntræk for udgiften.

  Se også punktet ”Løntræk ved manglende afregning".