Kreditkortpolitik på Aarhus Universitet

Hvem kan få kreditkort

• Hvem kan få kreditkort
  
  Kreditkort kan udstedes til personer med tilknytning til Aarhus Universitet, og som har et dansk cpr. nummer. Det er Aarhus Universitets decentrale enheder, der afgør og er ansvarlig for, hvilke personer, der skal udstedes kreditkort til.
   

Kreditmaksimum og forhøjelse

• Kreditkortmaksimum og forhøjelse
  Aarhus Universitets decentrale enheder kan fastsætte individuelle maksimumbeløb for kreditkortets anvendelse. Kreditmaksimum er som hovedregel kr. 50.000 løbende 30 dage, men kreditkortet rummer mulighed for en differentiering på kreditmaksimum fra kr. 5.000 til kr. 50.000.
  
  Ansøgning om kreditmaksimum over kr. 50.000 kræver særlig begrundelse. Uanset størrelsen på kreditmaksimum, må kortholder ikke foretage enkeltkøb, der overstiger, hvad vedkommende i øvrigt har ret til at købe ind for på universitetets vegne ifølge de almindelige disponeringsregler, som udstikkes af hovedområderne.
  
  Forhøjelse af kreditmaksimum
  Hvis der er behov for forhøjelse af kreditmaksimum, skal kortholder selv ansøge (gøres via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side), hvorefter ansøgningen automatisk bliver videresendt til godkendelse ved den person, der kan godkende på den pågældende stedkode.
  Ansøgninger, der godkendt inden kl. 14, effektueres samme dag.

  
   
   

Ansøgning om kreditkort

• Ansøgning om kreditkort
  Før man kan ansøge om et kreditkort, skal man være oprettet som bruger i universitetets rejseafregningssystem RejsUd.
  
  Ansøgere om nyt kreditkort skal logge ind på kreditkortportalen og udfylde oplysninger om det ønskede kort.
  
  Der udføres ingen personlig kreditvurdering af ansøgeren, da der er tale om firmakreditkort med firmahæftelse.
  
  Ansøgning om nye kort sker via kreditkortportalen, som findes her sammen med proceduren for kreditforhøjelser og ændring af stedkode.
  
  Ved ansøgning om AU-kreditkort bekræfter ansøger, at man har læst ”Regelsæt for anvendelse af kreditkort” og er indforstået med de angivne betingelser for anvendelse af kreditkortet.
  
  Ansøgeren vil i løbet af ca. 2 uger modtage PIN-kode og kreditkort direkte fra kreditkortleverandøren, SEB Kort, på privatadressen. Hvis der er behov for, at kreditkortet leveres hurtigere, kan der laves en hastebestilling, hvor kortet vil blive leveret efter 1-2 arbejdsdage. Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 250 for en sådan hastebestilling. I forbindelse med oprettelse af PIN-koden modtager du en SMS med instruktioner.
  
   

Kortholders forpligtelser

• Kortholders forpligtelser
  
  Kortholder skal opbevare kortet forsvarligt, og kortholder skal med jævne mellemrum kontrollere, at kortet ikke er mistet eller misbrugt.
  
  Kortholder må ikke opbevare koden sammen med kortet eller skrive den på kortet. Koden skal læres udenad og brevet med koden destrueres.
  
   

Spærring af kreditkort

• Spærring af kreditkort
  
  Hvis kortholder mister kortet, hvis en anden får kendskab til kortholders pinkode, eller der i øvrigt er mistanke om svindel med kortet, skal kortholder sørge for spærring af kortet ved hurtigst muligt at ringe til SEB Kort tlf. (+45) 36 73 71 00, som er åbent døgnet rundt. Det er også muligt at spærre kreditkortet i Eurocard app’en.
  
  Når et kreditkort er blevet spærret, vil SEB Kort automatisk bestille et erstatningskort og ny PIN-kode. Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 150 for et erstatningskort.
  
  Hvis kortholder akut står uden et betalingsmiddel, kan SEB Kort evt. hjælpe med nødkontanter.
   

Indsigelse

• Indsigelse
  
  Har du ikke modtaget de varer, som du har bestilt? Er du blevet opkrævet et køb flere gange?
  
  I begge tilfælde skal du som det første kontakte forretningen, hvor du har handlet. Forretningen eller virksomheden, hvor du har handlet, er ansvarlig for eventuelle fejl. Derfor skal du starte med at kontakte dem, inden SEB Kort kan hjælpe dig. Ofte løser problemet sig ved at tale sammen, men hvis din henvendelse til forretningen ikke hjælper, kan du reklamere over fejlen til SEB Kort:
  
  https://eurocard.dk/kundeservice/indsigelse/
  
   

PIN-kode 

• PIN-kode
  
  KortPIN-koden er personlig og kan fås ved at:    

• Kortholder åbner Eurocard app’en, hvor PIN-koden kan findes.

• Kortholder logger på Eurocard.com/Mit Eurocard og identificerer sig ved hjælp af sin Nem-ID.

• Sende mail til kreditkort@au.dk for bestilling af PIN-kode brev.
  Det bliver sendt fra banken til kortholders folkeregisteradresse.

• Kortholder ringer til Eurocard på +45 36737450. Kortholder bør have sit kreditkort ved hånden, da support teamet har brug for oplysninger, der findes på kortet.
  PIN-koden sendes til kortholders folkeregisteradresse. 
  
   

Erstatningskort

• Erstatningskort
  
  Hvis en kreditkortholders kreditkort er ødelagt eller beskadiget, skal der udstedes et erstatningskort. 
  
  Dette kan bestilles via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side.
  
  Der vil blive udstedt et erstatningskort med samme kortnummer og PIN-kode som tidligere. Ansøgeren vil normalt modtage et erstatningskort på privatadressen efter 3 arbejdsdage.
  Bemærk at SEB Kort opkræver et gebyr på kr. 150 for et erstatningskort.

Anvendelse af kreditkort

• Anvendelse af kreditkort
   

• Kreditkortet skal anvendes i forbindelse med betaling af...

  • Udgifter vedrørende og under rejser, herved skal den rejsende kun behandle omkostninger vedr. rejser i RejsUd.

  • Private mindre udgifter under rejser, som har direkte sammenhæng med rejsen eller ophold herunder, og som kortholder selv skal betale i forbindelse med rejseafregningen. Udgifterne må maksimalt svare til time- og dagpengesatsen pr. dag.

  • Udgifter til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet samt til særlige indkøb på internettet, hvor betaling ikke kan gennemføres (eller vanskeligt lader sig gøre) på normal måde ved en elektronisk faktura.

• Som eksempler på rejseudgifter, hvor kreditkortet skal anvendes, skal nævnes...

  • Billetkøb som foretages gennem AU's rejseleverandør CWT og/eller direkte hos flyselskaberne

  • Taxa, medmindre der er etableret lokal taxa bon ordning

  • Udgifter til parkering

  • Hotel, inkl. forudgående reservation og garantistillelse

  • Udgifter til rejsefortæring

  • Repræsentation på rejsen

  • Udgifter til færgebilletter

  • Broafgift, medmindre der er lokal aftale om anvendelse af brobizz

  • Brændstof i forbindelse med kørsel i tjenestebil med mindre der anvendes ”benzinkort”

• Som eksempler på private mindre udgifter under rejser kan nævnes...

  • Udgifter til fortæring, som skal dækkes af time- og dagpenge

  • Kreditkortet må aldrig anvendes til køb af varer til privatbrug.

• Som eksempler på udgifter til mindre indkøb på vegne af universitetet skal nævnes...

  • Repræsentationsudgifter.

  • Udgifter til fortæring

  • Indkøb af bøger på konferencer

• Kontante hævninger i Danmark er ikke tilladt.
  
  Kreditkortet kan anvendes til hævning af kontanter i udlandet (herunder i internationale lufthavne i Danmark umiddelbart før afrejse) dog som hovedregel maksimalt kr. 2.000. Der kræves en særlig begrundelse i forbindelse med rejseafregningen, hvis der undtagelsesvis har været behov for at hæve et større beløb.
  
  Ved dokumenteret bortkommet bagage må kreditkortet anvendes til køb af nødvendigt tøj mv., men beløbet skal betragtes som privat forbrug og skal tilbagebetales, idet disse udgifter efterfølgende afregnes fra Europæiske Rejseforsikring direkte til den rejsende.
  
   

Indbetaling af overskydende beløb

• indbetaling af overskydende beløb
  
  Kontante hævninger i udlandet skal begrænses mest muligt. 
  Hvis der er hævet kontanter skal kreditkorttransaktionen afregnes som privat udgift i RejsUd og hvis afregningen går i minus, skal beløbet indbetales til AU’s bankkonto med
  
  reg.nr. 4387
  kontonummer 11280234
  
  Det er vigtigt, at kortholder oplyser sin AU ID/eller sit navn samt RejsUd dokumentnummer som reference for indbetalingen. 
  
   

Lufthavn – lounges

• Lufthavn - lounges
  
  Eurocard udstedt under Moderniseringsstyrelsens kreditkortaftale leveres uden loungeadgang. Derfor må medarbejderne evt. fremvise deres private kreditkort for at få adgang til lufthavn-lounges, eller medarbejderen kan for egen regning betale for at få adgang til lounges.
  
   

Afregning af kreditkorttransaktioner

• Afregning af kreditkorttransaktioner
  
  Kortholder skal via universitetets rejseafregningssystem sørge for at lave afregninger for kreditkorttransaktionerne, og kortholder skal vedhæfte scannet dokumentation for alle de afholdte udgifter. Bortkomne bilag kan undtagelsesvis erstattes af tro- og love-erklæring.
  
  Afregning i universitetets rejseafregningssystem kan foretages af kortholderen selv fra en PC med internetadgang eller foretages af en sekretær.
  
  Rejseafregningen håndteres og godkendes i overensstemmelse med den sædvanlige procedure.
  
  Hvis der bestilles fly, tog eller hotel lang tid før rejsen, skal der påbegyndes en rejseafregning i RejsUd, hvor kreditkorttransaktionerne trækkes ind. Rejseafregningen skal først færdiggøres, når alle udgifter til rejsen er afholdt. Herved opnås et samlet overblik over rejsens udgifter.
  
  Kreditkorttransaktioner, der vedrører flere mindre udlæg skal som udgangspunkt samles i én afregning, da det bidrager til en mindre administrativ tung håndtering.
  
  På fakultetsniveau er der udarbejdet rykkerprocedurer i forbindelse med afregning af kreditkorttransaktioner. Områderne modtager månedligt en oversigt over ikke afregnede kreditkorttransaktioner fra AU Regnskab.
  
   

Løntræk

• Løntræk
  
  Ved ansøgning om et AU-kreditkort, bekræfter ansøgeren at være indforstået med, at der kan foretages løntræk, hvis kortholderen undlader at afregne sine kreditkorttransaktioner i RejsUd inden for sit områdes fastlagte frist. Det er fastlagt ved det enkelte fakultet hhv. Fællesområdet, om løntræk sker automatisk efter et lokalt fastsat antal dage, eller om det sker på opfordring fra fakultetet/Fællesområdet. Oplysninger om regler herfor findes på områdernes hjemmesider.
  
  For Fællesområdet er det fastlagt, at kreditkorttransaktioner skal være afregnet i RejsUd senest efter 90 dage. Derefter foretages et løntræk på beløbet.
   

Lukning af kreditkort

• Lukning af kreditkort
  
  Universitetet kan uden varsel eller begrundelse lukke et kreditkort, hvis situationen kræver det.
  
  Hvis en kortholders tilknytning til Aarhus Universitet ophører, har den pågældende decentrale enhed pligt til at inddrage kortet (på lige fod med nøgler, telefon, udstyr osv.). Enheden klipper kortet i to stykker og giver meddelelse til AU Regnskab ved mail til kreditkort@au.dk, der varetager afmelding over for kreditkortleverandøren. I forbindelse med lukning af kreditkort skal der altid foretages slutafregning med aktuelle underbilag og dokumentationer. 
  
  Kortholder kan selv bestille kreditkortet lukket via linket ”Foretag ændringer til eksisterende kreditkort” i højre side.
   

Aktivering af kreditkort

• Aktivering af kreditkort
  
  Kreditkortet aktiveres automatisk første gang et køb godkendes med PIN-kode (dvs. køb i en fysik butik).
  Kreditkortet kan også aktiveres via Mit Eurocard eller i Eurocard app’en. 
   

Tilknytning af kreditkort i Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay

• Tilknytning af kreditkort i Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay
  
  Du kan og må godt tilknytte dit AU-kreditkort til enten Wallet, Apple Pay, PayPal eller MobilePay, men skal dog være opmærksom på følgende ting:
  
  Hvis du har flere kort tilknyttet din Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay, skal du huske at skifte mellem de enkelte kort, så AU-kreditkortet kun bliver brugt til udgifter, som AU skal betale.
  
  Hvis du kommer til at bruge AU-kreditkortet til private udgifter, skal transaktionerne afregnes i RejsUd med konteringen ”Private udgifter”.  Hvis der ikke er andre udgifter i din afregning, som beløbet kan modregnes i, får du en mail fra Rejsegruppen med information om, hvortil du skal indbetale beløbet. 
  
  Du er forpligtet til at sørge for at eventuelle tilbagebetalinger kommer til AU.
  Når man får et beløb retur i sin Wallet/Apple Pay/PayPal/MobilePay, som f.eks. fra en aflyst DSB billet, kan det i nogle tilfælde ske, at beløbet kommer til det kort, man har kaldt sit hovedkort og ikke til det kreditkort, som har afholdt udgiften.

Gebyr til forretningssted

• Gebyr til forretningssted
  
  Det er tilladt for forretningsstederne at pålægge et gebyr for brug af et Corporate MasterCard.
  Gebyret er typisk mellem 0,75 og 1,5% - det er dog tilladt for forretningsstedet at opkræve mere, hvis de betaler mere for indløsning af beløbet.
  Såfremt der pålægges et gebyr, skal det fremgå af kvitteringen og der skal oplyses om det.