På AU foregår fakturabehandlingsprocessen fuldt elektronisk - lige fra fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør. Denne praksis betyder også, at AU ikke kan modtage papirfakturaer. Dette gælder dog kun for danske leverandører. Fakturaer fra udenlandske leverandører skal sendes til kreditorhotline@au.dk.
AU anvender systemet IndFak2 til modtagelse af fakturaer.
Der afholdes løbende rekvirentworkshops i anvendelse af IndFak2. For information om kommende kurser klik på kursuskalender under "Nyttige links og dokumenter" nedenfor.
Proceduren for omposteringer håndteres digitalt via omposteringer@au.dk, ligesom alle bilag arkiveres digitalt.
Alle decentrale økonomienheder skal indtaste omposteringer direkte i en sagsfinanskladde i Navision og efterfølgende sende færdiggjorte kladder til bogføring og arkivering i Regnskab.
For dem, der har anvisningsrettigheder, men ikke selv adgang til Navision, tilbyder Regnskab fortsat at taste kladder i Navision både for omposteringer inden for eget hovedområde og mellem hovedområder. Du finder link herunder til blanketter til brug ved omposteringer og intern handel.
Det er muligt at anvende 1-brugerprofil med prokura (1 sæt øjne) i forbindelse med bogføring af finansomposteringer for både resultatposter og balanceposter i sagsfinanskladder i Navision. Prokuragrænsen for anvendelsen af 1-brugerprofilen afgrænses til poster på beløb på kr.+/-5.000 pr. post i bogføringskladden og er gældende for alle delregnskaber.
Alle kladder med mindst én post, som overskrider prokuragrænsen er underlagt et krav om ’2 sæt øjne’, hvor én person danner kladden, og en anden foretager bogføringen.
Du kan med fordel bruge digital signatur.
Send sagsfinanskladde sammen med alle bilag til funktionspostkassen omposteringer@au.dk og alt efter, hvad du ønsker gjort, skal du skrive følgende ord i emnefeltet, som guider sagen korrekt videre i behandlingsprocessen:
OMPTAST
Omposteringer til tastning og bogføring i Regnskab (hvis du ikke har adgang til Navision)
OMPBOGFØR
Omposteringer til bogføring i Regnskab
OMPARKIV + bilagsnr.
Bilag ifm. en ompostering bogført på hovedområdet, som skal arkiveres. Hver finansjournal med tilhørende bilag sendes som 1 fil (navngivet med bilagsnummeret), men hver mail med sager til arkivering må gerne indeholde flere filer, dog max. 10 filer pr. mail.
Alle disse måder at fremsende omposteringssager på fører til digital arkivering af alle bilag.
Se en samlet oversigt over processen for omposteringer. og print en praktisk liste til opslagstavlen for de emneord, der skal bruges ved fremsendelse af bl.a. omposteringer
Hvis du vil have kvittering for betalingen, skal du sende en e-mail til: bankkvittering@au.dk
Med oplysninger:
Hvis du vil have kvittering for betalingen, skal du sende en e-mail til: bankkvittering@au.dk med RejsUd bilags nr. fra Navision.
Ved kreditkorttransaktioner forefindes ingen kvittering. Til brug for revisionen henvises til Aarhus Universitets årsrapport med revisionens påtegninger.
Bankkvitteringen skal helst bestilles inden 25 måneder fra betalingsdato og vil blive sendt til afsenders e-mail adresse.
Hvis betalingsdatoen er ældre end 25 måneder er ekspeditionstiden længere og Danske Bank tager et gebyr på 800 kr. pr. påbegyndt time for servicen.
(AU Regnskab tager forbehold for prisændringer fra Danske Banks side.)
Hvis du skal bruge en bankkvittering, fra en nu lukket bankkonto, tager Danske Bank et gebyr på 800 kr. pr. påbegyndt time.
(AU Regnskab tager forbehold for prisændringer fra Danske Banks side.)
Har du brug for en kopi af et bilag, herunder også RejsUd-bilag? Så skriv til kopibilag@au.dk, og vi sender dig en kopi hurtigst muligt.
I mailen bedes du oplyse:
Hvis en udenlandsk gæst/leverandør, der har leveret en tjenesteydelse som f.eks. undervisning, oversættelse, korrekturlæsning, udførelse af test mv., vil opkræve betaling for sin tid via faktura, skal fakturaen altid være udstedt af en formelt registreret virksomhed.
Er leverandøren ikke en formelt registreret virksomhed, men dermed en privatperson, kan betaling ikke ske på en faktura, men skal ske igennem REEX som et honorar. Dette honorar vil blive skattebehandlet via HR Løn.
Oplys derfor altid udenlandske gæster/leverandører om, at opkrævning af betaling pr. faktura kun er mulig, når det er tydeligt på fakturaen, at det er en formelt registreret virksomhed. I modsat fald skal leverandøren modtage link til REEX, forudfyldt med honoraret.
Når der er tale om et varekøb i form af en genstand, skal betaling altid ske via faktura, og fakturaen skal sendes til kreditorhotline@au.dk.
Selvforklarende bilagstekst med kommentar på fakturaer i IndFak
EAN-nr. og CVR-nr.
Ved bestilling skal EAN-nr. og CVR-nr. som minimum altid oplyses til leverandøren
Find jeres EAN-nummer på denne side
Aarhus Universitet har CVR-nr.:
31 11 91 03
"Fejl-faktura" fra leverandør
Hvis du modtager en "fejl-faktura", skal du kontakte leverandøren for en kreditnota og sende fakturaen tilbage til Fakturamanager med forklaring i kommentarfeltet.
Er det ikke din faktura?
Hvis du modtager en faktura i IndFak2, som ikke er til dig, skal du returnere den til fakturamanager med en forklaring i kommentarfeltet.
Faktura på kr. 0,-
Hvis der modtages en elektronisk faktura på 0 kr., sendes den ikke i flow, men afvises i Regnskab, Kreditor.
Fakturaer på 0 kr. til AU’s IT afdelinger sendes ud til orientering, hvorefter de skal afvises og sendes retur til Regnskab, Kreditor, hvor de vil blive slettet.
Udenlandske fakturaer
Udenlandske fakturaer modtaget i papirform sendes hurtigst muligt videre til kreditorhotline@au.dk.
I mailen bedes du påføre hovedområde og institut i emnefeltet – eksempelvis BSS-ECON.
Den udenlandske faktura oprettes som en manuel faktura i IndFak2 og sendes i flow på samme måde som de elektroniske fakturaer.
Betaling for tjenesteydelser til udenlandske leverandører
Hvis en udenlandsk gæst/leverandør, der har leveret en tjenesteydelse som f.eks. undervisning, oversættelse, korrekturlæsning, udførelse af test mv., vil opkræve betaling for sin tid via faktura, skal fakturaen altid være udstedt af en formelt registreret virksomhed.
Er leverandøren ikke en formelt registreret virksomhed, men dermed en privatperson, kan betaling ikke ske på en faktura, men skal ske igennem REEX som et honorar. Dette honorar vil blive skattebehandlet via HR Løn.
Oplys derfor altid udenlandske gæster/leverandører om, at opkrævning af betaling pr. faktura kun er mulig, når det er tydeligt på fakturaen, at det er en formelt registreret virksomhed. I modsat fald skal leverandøren modtage link til REEX, forudfyldt med honoraret.
Når der er tale om et varekøb i form af en genstand, skal betaling altid ske via faktura, og fakturaen skal sendes til kreditorhotline@au.dk.
Kreditnotaer
Hvis du afventer en kreditnota, kan du returnere fakturaen til fakturamanager med kommentar herom. Fakturamanager gemmer fakturaen og afventer kreditnotaen. Hvis faktura og kreditnota udligner hinanden afvises de begge i Kreditor. Hvis ikke sendes de i flow.
Vælger du at beholde fakturaen hos dig selv i IndFak2, kan du med fordel sætte etiketten ”afventer kreditnota”
Hvad er en bufferrekvirent?
Mange institutter har en "bufferrekvirent", som modtager de fakturaer til instituttet, som Regnskab, Kreditor selv efter henvendelse til leverandøren ikke kan placere.
Hvornår betales en faktura?
En faktura betales altid på datoen for sidste frist for betaling. Dette uanset hvornår fakturaen varemodtages eller godkendes i IndFak2. Regnskab, Kreditor laver betalinger som udgangspunkt hver dag.
Fra Disponenten (projektøkonomen/ forretningscontrolleren) har godkendt fakturaen kan der gå op til 1 uge før fakturaen bliver betalt. Dvs. Rekvirenten skal sørge for at bekræfte varemodtagelse af faktura hurtigst muligt og inden betalingsfristen.
Hvorfor er betalingsfristen overskredet?
Hvis du modtager en "rød" faktura, kan det betyde, at fakturaen er modtaget tæt på eller efter sidste betalingsdato. Dato for modtagelse af faktura kan ses i faktura historikken.
Send information til Kreditor via IndFak2
Hvis du har brug for at give besked til Regnskab, Kreditor i en faktura i IndFak2, skal du ændre momskoden til 77.
Årsagen til valg af momskode 77 skrives i kommentarfeltet.
Det samme gør sig gældende, hvis en faktura skal deles mellem flere projekter. Husk at notere fordelingen.
Vedligeholdelse af EU-projekter
Regnskab, Kreditor vedligeholder dokumentation for EU-projekter og andre projekter, hvor bevillingsgiver kræver særlig dokumentation, eksempelvis Danida og Interreg-projekter.
Har du spørgsmål til EU-projekternes dokumentation, kan du kontakte eubilag@au.dk.
Spørgsmål eller kommentarer til en betaling, købsfaktura, leverandør ect.?
send en mail til kreditorhotline@au.dk.
Notér gerne i emnefeltet, hvilket hovedområde og institut, henvendelsen drejer sig om.
Spørgsmål eller kommentarer til vedligeholdelse af EU-dokumentation?
send en mail til eubilag@au.dk