Retningslinjer for arbejdet med dokumenter

Hvad er et dokument?

 

 

Sagens akter kaldes ”dokumenter”, hvilket i højere grad forstås som sagens dokumentation frem for egentlige dokumenter.

Alle dokumenter, der er relevante for sagsbehandlingen skal journaliseres. De enkelte områder/enheder definerer selv hvilke dokumenter, der bør lægges på en sag. Dette sker med afsæt i rammerne for lovgivningen, denne vejledning og egne behov for dokumentation.


Hvornår journaliseres et dokument?

Der bør ske løbende journalisering af al dokumentation på en sag, dvs. umiddelbart efter modtagelse/afsendelse eller ved oprettelse. 

 

E-mails skal som udgangspunkt journaliseres, når de afsendes eller modtages. Ved en længere korrespondance, kan det være tilstrækkeligt kun at journalisere den sidste mail. Vær dog opmærksom på, at vedhæftninger kun journaliseres ved den sidst sendte mail. Derfor skal mails med vedhæftninger altid journaliseres. For brugen af mails henvises i øvrigt til AU’s mailpolitik.

Når et dokument lægges på en sag, skal der tilføjes en række metadata, der gør det muligt at identificere og fremsøge dokumentet, herunder en titel, type af dokument, dokumentklassifikation samt dokumentets tilstand.

Dokumentets metadata

Når et dokument oprettes, skal nedenstående som minimum registreres:  

  • Dokumentnummer (tilføjes automatisk)
  • Oprettet af (tilføjes automatisk )
  • Oprettet dato (tilføjes automatisk)
  • Sagshenvisning (tilføjes automatisk)
  • Arkiveringsform (tilføjes automatisk)
  • Dokumenttype
  • Brevdato
  • Tilstand
  • Dokumenttitel
  • Sagsbehandler
  • Ansvarlig enhed
  • Standard dokumentklassifikation
  • Part på ind- og udgående dokumenter

Dokumenttitel

Dokumentets titel skal gøre det muligt at orientere sig i sagens dokumenter på en nem og overskuelig måde. Det er ikke tilstrækkeligt at angive, hvilken type dokumentet er, fx dagsorden. Der skal også være en kort tematisk beskrivelse af dokumentet.

Titlen skal fungere som et meget kort og præcist resumé af dokumentet. Brug titler som: brev […), referat møde […] eller møde vedr. […]. Tænk over, hvad andre vil søge på, hvis de skal finde dokumentet.

Forkortelser skal bruges med omtanke, da de kan miste eller ændre betydning med tiden.

Dokumenttitler skal som minimum indeholde hvad og hvornår. Dette er kun gældende, hvis syntaksen for sagstitler er fulgt. Hvis ikke, skal dokumentets titel også beskrive, hvem dokumentet relateres til:  

  • Hvad angiver dokuments indhold – f.eks. Dagsorden 

  • Hvornår angiver den relevante periode for dokumentet – f.eks. 20201130 for dagsorden til et møde afholdt den 30. november 2020. 


Ved anvendelse af Stifinder, kan det ved datering være relevant at bruge formatet ååååmmdd for at give et kronologisk overblik over dokumenter.

E-mails, der journaliseres fra Outlook, vil pr. default blive navngivet med e-mailens titel fra emnefeltet. Vær opmærksom på, at det kan være svært at gennemskue indholdet i en mail, der hedder SV:VS:SV: SV. Omdøb i stedet mailen, fx ”Svar på ansøgning om XXX”, ”Afgørelse på ansøgning” eller ”Drøftelse af rammer for samarbejde om YYY”. 

Dokumenttype

Dokumenttyper angiver, hvilken type dokument, det drejer sig om. Der anvendes nedenstående:  

N, Internt – anvendes ved interne dokumenter,  

I, Indgående – anvendes til indgående post som fx breve eller mails 

U, Udgående - anvendes til udgående post som fx breve eller mails 

Det er muligt at vælge andre typer af dokumenter, men kun de ovenstående anvendes.

Dokumenttilstand

Dokumentets tilstand bruges til at angive, hvilke muligheder der er for at redigere i dokumentet.

  • Personligt udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet.
  • Udkast - UÅ.  Kan vises, redigeres og slettes af alle.
  • Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger.
  • Arkiveret - ARK. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Arkiveret bruges kun, når dokumentet er endeligt.


Alle dokumenter skal have tilstanden ”Arkiveret”, når de er modtaget, afsendt eller i endelig form. Desuden skal alle dokumenter have tilstanden ”Arkiveret”, før en sag lukkes. 

Brevdato

Brevdato skal afspejle den dato, et dokument er blevet modtaget eller afsendt. 

Særlige dokumenter

  • Ikke-digitale dokumenter

Hvis der til en sag hører meget store fysiske dokumenter eller dokumentation, i et format som ikke kan scannes (fx oversigtskort eller plantegninger), skal det noteres i sagens bemærkningsfelt, hvor dokumentationen kan findes. 

 

  • Papirpost

Papirpost skal scannes af modtageren og herefter gemmes i Workzone. 

 

  • Notater

Hvis der modtages mundtlige oplysninger, som er relevante for en sag, skal disse noteres i sagen. Det samme gælder væsentlige sags-ekspeditionsskridt. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens indhold. Se vejledning til oprettelse af notat.

Godkendte fil-formater til ESDH

For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet:

  • Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
  • Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
  • Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
  • RTF
  • PDF
  • TXT
  • TIFF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG
  • MP3
  • MP4


Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf. 

Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:

  • Krypterede filer
  • Passwordbeskyttede filer
  • Zippede filer
  • Databasefiler f.eks. Access eller MCProject
  • .exe filer

Beskyttelse af dokumenter - indblik

Dokumenter har pr. default samme indblik som sagen, de ligger i. Hvis dokumentet indeholder særligt følsomme eller fortrolige oplysninger, kan der påsættes indblik (læseadgang) på dokumentniveau.  

Klassifikation af dokumenter

Dokumenter får automatisk den klassifikation, der er angivet i sagens metadata. Hvis dokumentet på grund af sit indhold, bør klassificeres anderledes, redigeres klassifikationen ved journalisering.