Sådan arbejdes der med journalisering på AU
Denne side beskriver, hvordan der arbejdes med journalisering på AU. Dette inkluderer:
- medarbejderens og lederens ansvar i forhold til journalisering
- hvordan rammer og principper omsættes til konkret registreringspraksis i det daglige arbejde
- journaliseringens omfang
Ansvar for journalisering
Medarbejderen
Den enkelte medarbejder har det daglige ansvar for, at alt sagsrelevant materiale, der modtages/sendes/oprettes, bliver sagsbehandlet og journaliseret i Workzone i overensstemmelse med områdets journaliseringspraksis.
Hvis flere medarbejdere samarbejder om en opgave, har de ansvar for at aftale, hvem der journaliserer. Det samme gælder, hvis en opgave består af flere delopgaver fordelt på forskellige medarbejdere eller forskellige niveauer i organisationen.
På AU arbejdes der ud fra enkeltsagsprincippet, hvorfor der kan være flere sager tilknyttet samme opgave/projekt. Som medarbejder er man selv ansvarlig for at holde styr på de sager og dokumenter, man har ansvaret for.
Ledere på AU
Lederne i de enkelte områder har til ansvar at sikre, at der journaliseres i overensstemmelse med lovgivningen, og at der udarbejdes en journaliseringspraksis for områdets sagsportefølje med udgangspunkt i de overordnede rammer og retningslinjer.
Lederne har ansvaret for at sikre, at områdets medarbejdere bliver instrueret i journaliseringspraksis samt at den følges.
Lederen har derfor ansvar for datakvalitet samt integritet og fortrolighed af de data, som deres område gemmer i Workzone.
Fra rammer og principper til registreringspraksis
Rammer for journalisering
De overordnede rammer for journalisering er beskrevet i denne journalvejledning.
Rammerne kan som udgangspunkt ikke stå alene, da de enkelte områder kan have særlige juridiske eller processuelle krav, der medfører behov for at supplere de overordnede rammer med mere detaljeret registreringspraksis.
Det kan for eksempel være på grund af:
- krav om dokumentation i forbindelse med forskningssamarbejder med eksterne parter
- øgede krav om dokumentation i forbindelse med sager inden for miljøområdet
- øgede krav ifm. dokumentation af EU-projekter i økonomiområdet
- behov for ledelsesinformation i forbindelse med afgørelsespraksis på dispensationssager i uddannelsesområdet
Lokal praksis
Til at understøtte arbejdet med at definere, beskrive og systemunderstøtte de områdespecifikke krav er der i de forskellige områder superbrugergrupper, der koordinerer på tværs af området og udvikler registreringspraksis med udgangspunkt i den specifikke viden om behov, lovgivning og processer inden for journalvejledningens rammer.
Det er ikke gruppens opgave at være eksperter på al praksis og alle processer, men gruppen skal arbejde med, hvordan det kan understøttes i Workzone. Såfremt superbrugergruppen har brug for hjælp i forbindelse med juridisk afklaring, kan gruppen kontakte det relevante områdes superbrugergruppe eller HR Data og Digitalisering som kan formidle en kontakt.
Det kan for eksempel være
- et fakultet, hvor superbrugergruppen beskriver, hvordan forskningsadministration bedst muligt håndteres i Workzone; eller processer for hvordan høringer håndteres i Workzone
- i Økonomi-området, hvor superbrugergruppen beskriver, hvordan forskningsbevillinger bedst håndteres i Workzone
- eller i Uddannelsesområdet, hvor superbrugergruppen beskriver og definerer, hvordan nye krav i forbindelse med Fremdriftsreformen dokumenteres og håndteres i Workzone
I figuren nedenfor er relationen mellem de overordnede rammer og forvaltningsspecifik registreringspraksis eksemplificeret ved forvaltningsområderne Økonomi, institut- og dekansekretariater samt forskningsadministration. 
Journaliseringens omfang
AU's virke er omfattende og komplekst, hvorfor mere specifik definition af hvad der skal journaliseres henvises til superbrugere og superbrugergrupper inden for de enkelte områder. Nedenfor angives retningslinjerne for journalisering.
Omfang af journalisering
Der journaliseres på sager. En sag udgør dokumentation af en administrativ sagsbehandling i forbindelse med AU's virke, hvor der enten er pligt til eller behov for at journalisere.
Omfanget af journalisering for de enkelte sagstyper, dvs. hvilke dokumenter der som minimum bør lægges på en sag, vurderes af superbrugerne i de områder/enheder/teams, der typisk behandler den pågældende type af sager. Det kan fx være, hvorvidt udkast til eller e-mailkorrespondance vedr. en sagsfremstilling skal lægges på en udvalgsmødesag, eller om den endelige sagsfremstilling er tilstrækkelig. Som udgangspunkt skal al korrespondance med eksterne parter journaliseres.
Er du i tvivl om, hvorvidt der i en konkret sag skal journaliseres eller ej, kan du få afklaret dette ved inddrage din lokale superbruger, der ved tvivlsspørgsmål kan få hjælp fra HR Data og Digitialisering.
Dokumenter på sagen
Sagens dokumenter er dokumentationen af sagens forhold – mere end det er egentlige dokumenter. Dvs. at al dokumentation, der har betydning for en sag, skal journaliseres uanset format (fx office-filer, e-mails, sms-beskeder, billeder, landkort eller telefonnotater).
Parter på sagen
Al korrespondance med eksterne parter skal have en part tilknyttet.
Undtaget fra journalisering
En del af den dokumentation, der opstår i forbindelse med den praktiske drift af universitetet, må ikke journaliseres i WorkZone. Det gælder f.eks. den faktiske udførelse af forskning (forskningsdata), undervisning, rengøring, bygningsdrift, kantinedrift, afdelingsspecifikke ferieplaner og o.lign.
Sagsmateriale er undtaget fra journalisering, hvis det er gemt i et fagsystem, hvor der er indgået en afleveringsaftale med Rigsarkivet eller hvis der er en integration til Workzone. Systemejer for fagsystemet kan oplyse om systemets data afleveres til Rigsarkivet. Et fagsystem kan fx være STADS i uddannelsesområdet eller Emply i HR.
Bemærk, at mapper i Outlook, private drev, fællesdrev, Onedrive, Office 365 Teams, USB-stik m.v. IKKE er godkendte fagsystemer. Sagsrelevante mails og dokumenter fra disse drev, skal derfor også i WorkZone, hvis de falder under journalpligten eller –behovet.
Har du spørgsmål?
Er du i tvivl om, hvorvidt der i en konkret sag skal journaliseres eller ej, kan du få afklaret dette ved inddrage din lokale superbruger, der ved tvivlsspørgsmål kan få hjælp fra HR Data og Digitialisering.
