På Aarhus Universitet er campus den primære arbejdsplads for ansattes opgaver, samarbejde og kollegiale fællesskab. Universitetet ønsker at være en attraktiv og fleksibel arbejdsplads, hvor muligheden for distancearbejde kan være med til at skabe motivation, trivsel og balance for nogle ansatte. Hvis det er foreneligt med arbejdet, kan det være et frivilligt og fleksibelt element i tilrettelæggelse af arbejdet.
Hvorvidt distancearbejde er muligt, vurderes under hensyn til både opgaver, opgaveløsning, samarbejde og koordinering, samt den enkeltes og fællesskabets trivsel. Alle ansatte på Aarhus Universitet, som har opgaver, der ud fra dette kan løses uden for den sædvanlige arbejdsplads på Universitetet, kan aftale med den nærmeste leder, at disse opgaver løses som distancearbejde. Af hensyn til fleksibilitet for både universitet og ansatte planlægges distancearbejde som hovedregel løbende efter behov og ikke som en fast og formaliseret aftale.
Når distancearbejde planlægges skal både leder og medarbejder tage hensyn til kvalitet i opgaveudførelsen, effektivitet og mulighed for et godt samarbejde kollegialt og med interne og eksterne samarbejdspartnere. Ved distancearbejde må medarbejderen være tilgængelig og indstillet på at skulle møde på arbejdspladsen i særlige tilfælde, herunder planlagte fysiske møder.
De almindelige regler for arbejdets udførelse gælder uanset om arbejdet udføres hjemme, andre steder eller på arbejdspladsen. F.eks. gælder reglerne om tavshedspligt, behandling af fortrolige og personfølsomme oplysninger samt informationssikkerhed. Man skal derfor være opmærksom på at håndtere både mundtlige, skrevne og elektroniske udsagn/dokumenter på en måde, så reglerne overholdes.
Det betyder også, at arbejdsgiver skal sørge for, og den ansatte skal medvirke til, at arbejdsforholdene på distancen (f.eks. i hjemmet) er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige, jf arbejdsmiljøreglerne. Relevante digitale værktøjer og viden om og regler for, hvordan de anvendes, er ligeledes en forudsætning for distancearbejde.
Det er den enkelte leder som på baggrund af dialog med medarbejderne beslutter, hvorvidt distancearbejde for den enkelte medarbejder kan forenes med den samlede opgavevaretagelse i enheden.