Tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse

Retningslinjer for tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse

Nærværende retningslinjer supplerer tjenesterejseaftalens bestemmelser og skal fortolkes i overensstemmelse med tjenesterejseaftalen.

AU er opmærksom på den geografiske spredning og de fysiske tjenestesteder.

I henhold til tjenesterejseaftalen § 11[1] skal der ved valg af transportmiddel og rejseklasse lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet.

Offentlig transport eller privat transportmiddel
Afgørelsen af, hvorvidt der anvendes offentlige transportmidler eller privat transportmiddel, overlades til den enkelte medarbejders skøn, og der bør ved udøvelse af skønnet lægges vægt på, hvilken transportform, der af økonomiske og/eller tidsmæssige årsager er mest hensigtsmæssigt for AU.

Det anbefales, at man anvender AU´s tjenestebiler, når der er mulighed for det.

Kørselsgodtgørelse udbetales efter den normale lave sats, medmindre der foreligger en forudgående personlig kørselsbemyndigelse til kørsel efter den høje sats, og kriterierne for udbetaling efter denne er opfyldte.

Taxa kan anvendes, når offentlig transport ikke er hensigtsmæssig.

Transportform ved valg af offentlig transport.
Medarbejderen kan efter aftale med nærmeste leder vælge togrejse på 1.klasse – herunder ”non-stop”-billet mellem Aarhus og København – ellers vælges standard som rejseklasse.

Flyrejser
Ved indenrigsrejser skal billigste rejseform benyttes.  Tog benyttes frem for fly, medmindre fly er billigere eller mest hensigtsmæssigt i det konkrete tilfælde. Dog kan der altid vælges indenrigsfly som indenrigsforbindelse, hvis det sker som led i en samlet tjenesterejse med fly til/fra udlandet.

Ved udenlandsrejser med fly anvendes økonomiklasse, Economy + eller lignende.

Kørselsbemyndigelse til høj sats
Der kan kun undtagelsesvist gives personlig kørselsbemyndigelse efter den høje sats. Dette kan kun ske i de få tilfælde, hvor det forudsættes, at den ansatte stiller sit eget transportmiddel til rådighed i forbindelse med arbejdet, og hvorarbejdet vanskeligt kan bestrides, hvis den pågældende ikke anvender privat transportmiddel.  Den ansattes tjenstlige kørsel skal være af et sådant omfang og/eller art, at det kan siges, at den tjenstlige kørsel er nødvendig eller er af væsentlig værdi for tjenestestedet.

Kørselsbemyndigelse kan gives for en konkret tjenesterejse eller generelt.

[1] Cirkulære om tjenesterejseaftalen, perst.nr.: 057-00. Aftalen er indgået mellem Personalestyrelsen (nu: Moderniseringsstyrelsen) og Centralorganisationerne.

For en konkret tjenesterejse er betingelserne for kørselsbemyndigelse til enkeltstående kørselstilladelse til høj sats:

• Hvis tjenesterejsens bestemmelsessted ikke eller kun vanskeligt kan nås ved benyttelse af offentlige transportmidler.
• Hvis AU opnår en stor besparelse på transportudgifter ved, at en medarbejder stiller sin bil til rådighed, fordi der er fører + mindst 2 kolleger med i bilen.
• Hvis der i forbindelse med formålet med tjenesterejsen skal transporteres tungt materiale, f.eks. vejledningsmateriale, plancher, apparatur o. lign., som vanskeligt kan medbringes i offentligt transportmiddel.
• Hvis en medarbejder i forbindelse med tjenstlige opgaver stiller sin bil til rådighed for kørsel med studerende, fordi der ikke er en tjenestebil til rådighed.
• Medarbejderne på Institut for Retsmedicinsk er bevilget høj sats fra første kilometer, når de kører på findestedsundersøgelse eller personundersøgelse i eget transportmiddel.

For en generel kørselsbemyndigelse til høj sats er betingelserne efter en konkret vurdering:

• Der gives en generel kørselsbemyndigelse til høj takst for de kilometer, der køres tjenstligt op til 20.000 km. årligt, når antallet af tjenesterejser er så stort, at AU alternativt ville være nødsaget til at stille transportmiddel til rådighed for pågældende. I disse tilfælde udbetales høj takst fra første kilometer. Generel kørselsbemyndigelse kan maksimalt gives for 2 år ad gangen og skal altid indeholde en beskrivelse af i hvilke tilfælde, den høje takst kan anvendes

eller

• Medarbejdere som jævnligt varetager særlige opgaver (f.eks. nødvendige opgaver udenfor sædvanlig arbejdstid), hvor tjenesten forudsætter transport, som kun meget vanskeligt kan bestrides, medmindre medarbejderen selv stiller transportmiddel til rådighed.

Hvis tjenesterejse med privat transportmiddel er sket uden at betingelserne for kørselsbemyndigelse til høj sats er opfyldte
I alle tilfælde, hvor en tjenesterejse med privat transportmiddel foretages uden at betingelserne for kørsel til høj sats er til opfyldte, afregnes medarbejderen med den lave sats.

Kompetenceregler
Formelt ligger kompetencen hos dekanen og vicedirektørerne, der ved delegation tilrettelægger den mest hensigtsmæssige praksis for godkendelse.

Kompetencereglerne omfatter også afgørelse af, hvorvidt der for så vidt angår tog kan benyttes 1. klasse, eller om fly kan benyttes frem for tog. Ved afgørelsen kan der lægges vægt på betydningen af at have mulighed for, at arbejde undervejs.

Dokumentation
Der skal vedlægges et skannet bilag/blanket med bemyndigelse i RejsUd i følgende tilfælde:

• Kørselsgodtgørelse med høj sats

Tro- og love erklæring i forbindelse med enkeltstående kørselstilladelse til høj sats - i henhold til retningslinjerne for tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse.

Find erklæringen her (OBS: Erklæringen skal underskrives digitalt i "Adobe Acrobat" vha. "Udfyld og underskriv"  under "Værktøjer". Ellers skal underskrivningen ske manuelt vha. udprint) 

Generel kørselsbemyndigelse til tjenstlig kørsel til statens høje sats - i henhold til retningslinjerne for tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse.

Find erklæringen her (OBS: Erklæringen skal underskrives digitalt i "Adobe Acrobat" vha. "Udfyld og underskriv"  under "Værktøjer". Ellers skal underskrivningen ske manuelt vha. udprint)

Den udfyldte blanket sendes efter underskrift til rejser@au.dk 

Retningslinjerne er gældende fra 1.januar 2015. Allerede udstedte kørselsbemyndigelser er fortsat gældende i henhold til de nye regler.