Som ansat på Aarhus Universitetet må man som hovedregel ikke modtage gaver eller andre fordele fra eksterne forbindelser. Princippet gælder både fysiske ting (f.eks. chokolade, bøger og vingaver), og i forhold til ikke fysiske ting, som f.eks. tilbud om rabatter, rejser, kurser og forplejning. Det afgørende er, at gaver og fordele – uanset deres værdi og uanset givers motiv – tilbydes den ansatte i kraft af dennes stilling på universitetet.
I følgende situationer vil ansatte dog kunne modtage mindre gaver:
opmærksomhedsgaver eller sædvanlige lejlighedsgaver af mindre værdi (f.eks. jubilæum), beskedne værtsgaver(f.eks. ved tjenesteligt besøg fra/i udlandet), mindre erkendtligheder (f.eks. et par flasker vin), som kan betragtes som påskønnelse for oplæg eller foredrag.
Universitetet eller universitetets medarbejdere kan kun give beskedne værtsgaver f.eks. i forbindelse med besøg i udlandet eller ved invitation til samarbejdspartners jubilæums- eller indvielsesreception og andre lignende arbejdsrelaterede begivenheder.
Som udgangspunkt kan universitetets midler ikke anvendes til gaver ved en medarbejders tiltrædelse eller fratrædelse, erhvervelse af ph.d.-grad eller lejlighedsgaver til medarbejdere/kolleger i private anledninger f.eks. fødselsdage, bryllup og barns fødsel.
Men den enkelte leder kan, efter en samlet vurdering af en konkret anledning og efter en vurdering af et fornuftigt udgiftsniveau, beslutte at give en gave. Den enkelte leder kan beslutte, at universitetet sender en buket blomster ved en medarbejders alvorlige sygdom eller lignende. Ved en medarbejders dødsfald sendes bårebuket til begravelsen.
Universitetet giver en gave som markering af jubilæum i staten. Universitetet giver ikke julegaver til medarbejdere.