Aarhus Universitets databeskyttelsesrådgivers (DPO) opgave er at føre tilsyn med, at AU's behandling af persondata er lovlig.
Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på mail: dpo@au.dk. Find yderligere oplysninger om DPO'en.
Aarhus Universitet er som dataansvarlig ansvarlig for alle personoplysninger, der indsamles, behandles og registreres om dig uanset om universitetet selv behandler data eller om universitetet anvender en eventuel underleverandør til behandlingen af oplysningerne.
Aarhus Universitet behandler persondata om dig til brug for lønudbetaling og øvrig administration af dit ansættelsesforhold og de data, der generes som konsekvens af dine funktioner, f.eks. PURE, e-mailadresse, hjemmeside og mødereferater
Disse oplysninger behandles med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1, litra a – e og artikel 9.stk.2.litra a – j og databeskyttelseslovens §7.
Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks. mødereferater eller din e-mailadresse.
De typer af oplysninger, som universitetet har registreret om dig er oplysninger om:
Navn, cpr.nr., adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae og eksamensbeviser, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage, referater fra lønforhandlingssamtaler, statsborgerskab, sygefraværsdage, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering.
De typer af oplysninger, som universitetet f.eks. kan have registreret om dig i de tilfælde, hvor det er eller bliver relevant er:.
Publikationslister, undervisningsportfolio, referencer, barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, eventuel arbejdstidsregistrering, brug af AC’s organisations- frit-valgs-ordning, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, parkeringstilladelser, booking af hus i Feriefonden, visiteret psykologisk rådgivning, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto, oplysninger om hvilke arbejdsredskaber du har fået udleveret, dine kontaktoplysninger på nærmeste pårørende. Listen er ikke udtømmende.
Aarhus Universitet videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.
Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT samt oplysninger om sygefravær, når der ansøges om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1, e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.
I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensyn til f.eks. samarbejdsaftaler medregionale myndigheder, refusioner i forbindelse med EU-projekter, ministerier, fonde og Politiet.
Universitetet videregiver oplysninger om løn, løntillæg, begrundelser for løntillæg samt oplysninger om arbejdsopgaver til den tillidsrepræsentant, der har lønforhandlingskompetencen i forbindelse med lønforhandlinger. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.c og databeskyttelseslovens §12 stk.1 eller stk.2. I forbindelse med nyansættelser er universitetet berettiget til at videregive oplysninger til den tillidsrepræsentant, lønnen skal forhandles med, om den nyansattes navn, kontaktoplysninger, kvalifikationer, løn- og anciennitetsindplacering, ansøgning og CV, (uden at videregivelsen kræver den nyansattes udtrykkelige samtykke).
Dit cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil dog ikke blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten, medmindre du udtrykkeligt samtykker hertil. I så fald sker videregivelsen med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a og databeskyttelseslovens §12 stk.3.
Behandling af personoplysninger i forbindelse med eventuelle personlighedstest sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6.stk.1.litra e.
Universitetet indhenter og modtager oplysninger fra dig selv og fra offentlige myndigheder som f.eks. Folkeregistret og Skat.
På AU vil følgende medarbejdergrupper have adgang til de personoplysninger, der knytter sig til dit ansættelsesforhold.
Ikke alle medarbejdergrupper har adgang til alle typer af personoplysninger. Jo mere følsomme oplysningerne er, jo færre medarbejdere har adgang. De medarbejdere, der har adgang, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.
Så længe du er ansat på Aarhus Universitet gemmes oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold.
Dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold bliver gemt i Aarhus Universitets IT-systemer, indtil det ikke længere er nødvendigt for universitetet at have oplysningerne under hensyn til de formål, de er indsamlet til
Følgende oplysninger opbevares f.eks. fortsat efter din fratræden, indtil det ikke længere er nødvendigt, at de fortsat opbevares under hensyn til formålet:
Det er dit ansvar at gemme dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold.
Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning i relation til oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Du skal rette din henvendelse til den HR-enhed, der administrerer dit ansættelsesforhold. Hvis du er i tvivl om, hvilken enhed, du kan rette henvendelse til, kan du kontakte nærmeste leder herom.
| Du kan anmode om indsigt i de oplysninger, AU har registreret om dig i forhold til dit ansættelsesforhold. Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i alle oplysninger, universitetet har registreret vedrørende dig. Universitetet skal imødekomme din anmodning om indsigt snarest og så vidt muligt inden for en måned. |
| Du har ret til at få rettet persondata om dig, som er faktuelt ukorrekte, (forkerte) |
| Du har ret til at få slettet personoplysninger, når ét af flg. forhold gør sig gældende:
Det bemærkes, at universitetets interesse i at dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold indebærer, at oplysninger ikke slettes under din ansættelse. |
| AU har ikke ret til at behandle oplysninger, der ikke er nødvendige for administrationen af dit ansættelsesforhold. |
| Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis du:
|
| Du kan klage universitetets Databeskyttelsesrådgiver: dpo@au.dk eller til Datatilsynet, hvis du mener, at universitetet behandler oplysninger om dit ansættelsesforhold ulovligt. |
Universitetet ønsker at have fotos af medarbejderne på hjemmesiden. Du har ikke pligt til at acceptere at have dit foto på AU´s hjemmeside. Hvis du ønsker at have dit foto på hjemmesiden, skal du selv uploade det.
Hvis du ikke ønsker at have dit foto på hjemmesiden, vil den beslutning ikke få ansættelsesretlige konsekvenser for dig.