Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet


Formålet med denne side er at orientere dig om, hvilke oplysninger AU registrerer og behandler i forbindelse med dit ansættelsesforhold samt på hvilken måde, oplysningerne behandles og hvilke rettigheder, du har i den sammenhæng.


Aarhus Universitets databeskyttelsesrådgivers (DPO) opgave er at føre tilsyn med, at AU's behandling af persondata er lovlig.

Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på mail: dpo@au.dk.  Find yderligere oplysninger om DPO'en.

Aarhus Universitet er som dataansvarlig ansvarlig for alle personoplysninger, der indsamles, behandles og registreres om dig uanset om universitetet selv behandler data eller om universitetet anvender en eventuel underleverandør til behandlingen af oplysningerne.

 

Formålet med databehandlingen

Aarhus Universitet behandler persondata om dig til brug for lønudbetaling og øvrig administration af dit ansættelsesforhold og de data, der generes som konsekvens af dine funktioner, f.eks. PURE, e-mailadresse, hjemmeside og mødereferater

Disse oplysninger behandles med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1, litra a – e og artikel 9.stk.2.litra a – j og databeskyttelseslovens §7.

 

Typer af medarbejderoplysninger

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks. mødereferater eller din e-mailadresse.

De typer af oplysninger, som universitetet har registreret om dig er oplysninger om:
Navn, cpr.nr., adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae og eksamensbeviser, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage, referater fra lønforhandlingssamtaler, statsborgerskab, sygefraværsdage, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering, arbejdstidsregistreringer.

De typer af oplysninger, som universitetet f.eks. kan have registreret om dig i de tilfælde, hvor det er eller bliver relevant er:.
Publikationslister, undervisningsportfolio, referencer, barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, brug af AC’s organisations- frit-valgs-ordning, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, parkeringstilladelser, booking af hus i Feriefonden, visiteret psykologisk rådgivning, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto, oplysninger om hvilke arbejdsredskaber du har fået udleveret, dine kontaktoplysninger på nærmeste pårørende. Listen er ikke udtømmende.

 

Videregivelse af personoplysninger

Aarhus Universitet videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT samt oplysninger om sygefravær, når der ansøges om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1, e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensyn til f.eks. samarbejdsaftaler medregionale myndigheder, refusioner i forbindelse med EU-projekter, ministerier, fonde og Politiet.

Universitetet videregiver oplysninger om løn, løntillæg, begrundelser for løntillæg samt oplysninger om arbejdsopgaver til den tillidsrepræsentant, der har lønforhandlingskompetencen i forbindelse med lønforhandlinger.  Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.c og databeskyttelseslovens §12 stk.1 eller stk.2. I forbindelse med nyansættelser er universitetet berettiget til at videregive oplysninger til den tillidsrepræsentant, lønnen skal forhandles med, om den nyansattes navn, kontaktoplysninger, kvalifikationer, løn- og anciennitetsindplacering, ansøgning og CV, (uden at videregivelsen kræver den nyansattes udtrykkelige samtykke). 

Dit cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil dog ikke blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten, medmindre du udtrykkeligt samtykker hertil. I så fald sker videregivelsen med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a og databeskyttelseslovens §12 stk.3.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med eventuelle personlighedstest sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6.stk.1.litra e.

Universitetet indhenter og modtager oplysninger fra dig selv og fra offentlige myndigheder som f.eks. Folkeregistret og Skat.

 

Adgang til dine personoplysninger som HR behandler

På AU vil følgende medarbejdergrupper have adgang til de personoplysninger, der knytter sig til dit ansættelsesforhold.

  • HR-medarbejdere og medarbejdere, der varetager løn-, personale- og økonomiadministration
  • Din ledelse

Ikke alle medarbejdergrupper har adgang til alle typer af personoplysninger. Jo mere følsomme oplysningerne er, jo færre medarbejdere har adgang. De medarbejdere, der har adgang, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Arkivering

Så længe du er ansat på Aarhus Universitet gemmes oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold.

Dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold bliver gemt i Aarhus Universitets IT-systemer, indtil det ikke længere er nødvendigt for universitetet at have oplysningerne under hensyn til de formål, de er indsamlet til

Følgende oplysninger opbevares f.eks. fortsat efter din fratræden, indtil det ikke længere er nødvendigt, at de fortsat opbevares under hensyn til formålet:

  • Stamdata
  • Oplysninger om en eventuel arbejdsskadesag/arbejdsulykke
  • Oplysninger af betydning for en verserende civil eller fagretlig eller kollektiv arbejdsretlig retssag/voldgiftssag, hvor ankefristen ikke er udløbet
  • Oplysninger om arbejde med kræftfremkaldende stoffer
  • Oplysninger til brug for eventuel senere udbetaling af tjenestemandspension
  • Oplysninger, der er afleveringspligt på til Statens Arkiver og som endnu ikke er afleveret, jf. databeskyttelseslovens § 14.

Det er dit ansvar at gemme dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold.

 

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning i relation til oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Du skal rette din henvendelse til den HR-enhed, der administrerer dit ansættelsesforhold. Hvis du er i tvivl om, hvilken enhed, du kan rette henvendelse til, kan du kontakte nærmeste leder herom.

  1. Indsigt

Du kan anmode om indsigt i de oplysninger, AU har registreret om dig i forhold til dit ansættelsesforhold. Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i alle oplysninger, universitetet har registreret vedrørende dig. Universitetet skal imødekomme din anmodning om indsigt snarest og så vidt muligt inden for en måned.

  1. Korrektion

Du har ret til at få rettet persondata om dig, som er faktuelt ukorrekte, (forkerte)

  1. Sletning

Du har ret til at få slettet personoplysninger, når ét af flg. forhold gør sig gældende:

  • Det er ikke længere nødvendigt for universitetet at have oplysningerne om den ansatte af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.
  • Universitetet har oplysningerne med hjemmel i et tidligere meddelt samtykke, der nu trækkes tilbage.
  • Universitetet ikke lovligt kan behandle oplysninger.
  • Universitetet er forpligtet til at slette oplysningerne efter Dansk ret eller EU-ret.
  • Universitetet er forpligtet til at slette oplysningerne som konsekvens af, at du berettiget har gjort indsigelse mod behandlingen af oplysningerne.

Det bemærkes, at universitetets interesse i at dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold indebærer, at oplysninger ikke slettes under din ansættelse.

  1. Begrænsning

AU har ikke ret til at behandle oplysninger, der ikke er nødvendige for administrationen af dit ansættelsesforhold.

  1. Indsigelse

Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis du:

  • Mener, at personoplysninger om dig behandles ulovligt
  • Mener at en ellers lovlig behandling af personoplysninger om dig bør ophøre grundet en særlig situation for dig.
  1. Klagemulighed

Du kan klage universitetets Databeskyttelsesrådgiver: dpo@au.dk eller til Datatilsynet, hvis du mener, at universitetet behandler oplysninger om dit ansættelsesforhold ulovligt.

 

Portrætfoto

Universitetet ønsker at have fotos af medarbejderne på hjemmesiden. Du har ikke pligt til at acceptere at have dit foto på AU´s hjemmeside. Hvis du ønsker at have dit foto på hjemmesiden, skal du selv uploade det.

Hvis du ikke ønsker at have dit foto på hjemmesiden, vil den beslutning ikke få ansættelsesretlige konsekvenser for dig.