Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet

Aarhus Universitet behandler persondata om dig til brug for lønudbetaling og øvrig administration af dit ansættelsesforhold og de data, der generes som konsekvens af dine funktioner, f.eks. PURE, e-mailadresse, hjemmeside og mødereferater.

Disse oplysninger behandles med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1, b og c og artikel 9.stk.2.b og databeskyttelseslovens §7.

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, f.eks. mødereferater eller din e-mailadresse.

De typer af oplysninger, som universitetet har registreret om dig er oplysninger om:
Navn, cpr.nr., adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae og eksamensbeviser, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage, referater fra lønforhandlingssamtaler, statsborgerskab, sygefraværsdage, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering.

De typer af oplysninger, som universitetet f.eks. kan have registreret om dig i de tilfælde, hvor det er eller bliver relevant er:.
Publikationslister, undervisningsportfolio, referencer, barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, eventuel arbejdstidsregistrering, brug af AC’s organisations- frit-valgs-ordning, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, parkeringstilladelser, booking af hus i Feriefonden, visiteret psykologisk rådgivning, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto, oplysninger om hvilke arbejdsredskaber du har fået udleveret, dine kontaktoplysninger på nærmeste pårørende. Listen er ikke udtømmende.

Aarhus Universitet videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT, oplysninger om sygefravær ved ansøgning om kommunal lønrefusion eller til Det Kgl. Bibliotek med henblik på brugeroprettelse og adgang til bibliotekets trykte og digitale samlinger. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1, e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensyn til f.eks. samarbejdsaftaler med Region Midtjylland, refusioner i forbindelse med EU projekter, Ministerier, Fonde og Politi.

Universitetet videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger.  Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.c og databeskyttelseslovens §12 stk.1 eller stk.2. 

Dit cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil dog ikke blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten, medmindre du udtrykkeligt samtykker hertil. I så fald sker videregivelsen med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a og databeskyttelseslovens §12 stk.3.

Videregivelse af personoplysninger om dig til private virksomheder, vil kun finde sted med dit udtrykkelige samtykke. Det kan f.eks. være oplysninger i forbindelse med personlighedstests med hjemmel i databeskyttelseslovens §12 stk.3.

Universitetet indhenter og modtager oplysninger fra dig selv og fra offentlige myndigheder som f.eks. Folkeregistret og Skat.

På Aarhus Universitet vil følgende medarbejdergrupper have adgang til de personoplysninger, som HR behandler:

• HR medarbejdere og medarbejdere, der varetager løn-, personale- og økonomiadministration
• Din ledelse

Ikke alle medarbejdergrupper har adgang til alle typer af personoplysninger. Jo mere følsomme oplysningerne er, jo færre medarbejdere har adgang. De medarbejdere, der har adgang, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Så længe du er ansat på Aarhus Universitet gemmes oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold.

Dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold bliver gemt i Aarhus Universitets IT-systemer.

De fleste oplysninger, universitetet har registreret om dig som medarbejder, har universitetet hjemmel til at opbevare i 5 år efter, du er fratrådt. Følgende oplysninger har universitetet hjemmel til at opbevare ud over de 5 år: 

• Stamdata
• Oplysninger om en eventuel arbejdsskadesag/arbejdsulykke
• Oplysninger af betydning for en verserende civil eller fagretlig eller kollektiv arbejdsretlig retssag/voldgiftssag, hvor ankefristen ikke er udløbet
• Oplysninger om arbejde med kræftfremkaldende stoffer
• Oplysninger til brug for eventuel senere udbetaling af tjenestemandspension

Universitetet afleverer personaleoplysninger til Statens Arkiver i det omfang der er pligt hertil efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 

Det er dit ansvar at gemme dokumenter vedrørende dit ansættelsesforhold.

Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning i relation til oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Du skal rette din henvendelse til den HR-enhed, der administrerer dit ansættelsesforhold. Såfremt du er i tvivl om, hvilken enhed, du kan rette henvendelse til, kan du kontakte nærmeste leder herom.

1. Indsigt

• Du kan anmode om indsigt i de oplysninger, AU har registreret om dig i forhold til dit ansættelsesforhold. Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i alle oplysninger, universitetet har registreret vedrørende dig. Universitetet skal imødekomme din anmodning om indsigt snarest og så vidt muligt inden for en måned.

2. Korrektion

• Du har ret til at få rettet persondata om dig, som er faktuelt ukorrekte.

3. Sletning

• Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for at opfylde behandlingsformålet, eller hvis det er ulovligt at behandle disse. Det bemærkes, at universitetets interesse i at dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold indebærer, at oplysninger ikke slettes under din ansættelse.

4. Begrænsning

• AU har ikke ret til at behandle oplysninger, der ikke er nødvendige for administrationen af dit ansættelsesforhold.

5. Indsigelse

Du kan gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis du:

• mener, at data behandles ulovligt
• i visse tilfælde har personlige grunde, der gør, at du ønsker at persondata ikke behandles og disse vejer tungere end universitets formål med databehandlingen.

6. Mulighed for at klage til datatilsynet

• Du kan klage universitetets Databeskyttelsesrådgiver: dpo@au.dk eller til Datatilsynet, hvis du mener, at universitetet behandler oplysninger om dit ansættelsesforhold ulovligt.     

Universitetet ønsker at have fotos af medarbejderne på hjemmesiden. Du har ikke pligt til at acceptere at have dit foto på AU´s hjemmeside. Hvis du ønsker at have dit foto på hjemmesiden, skal du selv uploade det.

Hvis du ikke ønsker at have dit foto på hjemmesiden, vil den beslutning ikke have ansættelsesretlige konsekvenser for dig.

Universitetet ønsker at præsentere medarbejdere på AU's hjemmesider. Derfor vises følgende medarbejderoplysninger offentligt på en række forskellige AU hjemmesider:

• Navn
• Organisatorisk tilknytning
• Arbejdskontaktoplysninger
• Fysisk placering
• Indhold registreret i Pure.

Oprettelse af indhold i Pure er, med undtagelse af ovenfor nævnte medarbejderoplysninger og forskningspublikationer (se mere nedenfor), frivillig og foretages enten direkte af den enkelte medarbejder eller af en redaktør på foranledning af den enkelte medarbejder. Sådant indhold kan til hver en tid slettes, enten af den enkelte medarbejder eller af en redaktør på foranledning af den enkelte medarbejder.

Eksempler på frivilligt indhold er:

• Medarbejderfoto
• CV
• Registrering af aktiviteter/konferencer/presseklip/projekter
• De grafiske illustrationer på hjemmesiden af ens relationer på AU og af de steder i verden, man har deltaget på konferencer.

Registrering af forskningspublikationer udarbejdet af forskere tilknyttet AU er ikke frivillig og dette indhold må ikke slettes. Oprettelse af publikationer kan, udover af den enkelte medarbejder eller en redaktør, også foretages af AU Library, Det Kgl. Bibliotek.

Når indhold oprettes i Pure accepterer den enkelte medarbejder at dette indhold kan blive vist på AU's hjemmeside.

Læs mere om udstilling af data fra Pure. 

Har du spørgsmål til medarbejderoplysninger på AU's hjemmesider, kan du kontakte Chef for Web Steffen Longfors, AU IT.