Offboarding af medarbejdere - tjekliste

Når den lokale stamkort dataredaktør lukker medarbejderen ned i stamkortet, bliver en lang række adgange tilsvarende automatisk lukket ned. Det gælder fx adgange til mail, U-drev, Onedrive, RejsUD/Indfak, STADS, Workzone, AU hostede servere, SurveyXact, Wiseflow, Brightspace, MitHR.

Hvis en medarbejder får ansættelse i en anden afdeling på AU, vil medarbejderen fortsat have adgang til 

• Funktionspostkasser
• Fælles drev
• Teams/sharepoint grupper
• Distributionslister

Afdelingen skal kontakte den lokale IT Support som kan hjælpe med at få fjernet adgangene og evt flytte ejerskab, hvis medarbejderen har været ejer på en af disse.

Nedenstående er eksempler på manuelle nedlukninger, afdelingen skal huske at få lukket for.

• Diverse indkøbsportaler hos leverandører - kontakt leverandøren direkte for nedlukning
• Adgangskort - kontakt din lokale bygningsservice
• Qualtrics
• Opsigelse af Telenor mobil abonnementer - kontakt IT-sekretariatet i AUIT
• Hvis en medarbejder har været ejer af en funktionspostkasse, fælles drev, Teams/sharepoint gruppe, distributionsliste skal man huske at anmode IT Supporten om at sætte ny ejer på

• Fjerne Apple ID fra iPhone/iPad. Hvis Apple ID ikke bliver fjernet af medarbejderen selv, kan mobil ikke nulstilles og dermed heller ikke overgå til ny medarbejder. Find vejledning og yderligere info under aflevering af AU mobiltelefon/tablet her
• Hvis mobil telefonen har været anvendt til AU relateret indhold og dermed har været registreret i Intune Firmaportal, skal medarbejderen huske at slette sin device fra siden her
• Indlevere udleveret IT udstyr som mobiltelefon, skærme, computer incl. strømforsyning. IT Supporten anbefaler reinstallation af computer, hvis denne skal overgå til ny medarbejder. 
  Tilsvarende tager IT Supporten imod gammelt brugt udstyr, der vurderes udskiftningsmodent. Vi har samarbejdsaftaler med leverandører, der sikrer forsvarlig rensning af udstyr og genanvendelse. Læs mere om levetid og bæredygtighed på IT udstyr her

Har medarbejderen haft softwarelicenser, der ligger udover standard (fx Adobe Creative Cloud, Microsoft Visio og Project), er der mulighed for at overdrage licenserne til en anden medarbejder. Afdelingen skal afklare dette med medarbejderen inden denne stopper. IT Supporten kan være behjælpelig med at tjekke udløbs dato og få flyttet licenserne til ny bruger ved oplysning af et sagsnr på den oprindelige softwarelicens bestilling

Ved deaktivering af medarbejder, opretter systemet et automatisk autosvar "denne mailadresse eksisterer ikke længere...."

Hvis der over en given periode, efter medarbejderen er stoppet, er ønske om at sætte et manuelt autosvar, skal medarbejderstamkortredaktøren for instituttet oprette en medarbejderrelation i stamkortet:

Medarbejderen skal inden denne stopper sætte et manuelt autosvar, konfigureret på følgende måde:

1. Skriv intern og ekstern besked
2. Sæt autosvar til at være aktiv (hele tiden, ikke i en afgrænset periode)
3. Tilføj [4155544f] i bunden af det interne autosvar (dette sikrer, at når postkassen deaktiveres, så overskrives autosvaret ikke).