Power Automate er under udbredelse på AU. For at kunne sikre fortsat stabil drift af økonomisystemerne, så skal Økonomisystemenheden vide, hvilke robotter der laves og til hvilket formål, hvis de skal køre i et eller flere af økonomisystemerne.
LGØ har besluttet følgende retningslinjer:
Ansvar
- Brugere må kun køre robotter med deres egen bruger
- Brugere har ansvar for robottens handlinger på linje med egne handlinger.
- Økonomisystemenheden i AU Økonomi (ØSE) vurderer kun koden ud fra påvirkningen af AU’s økonomisystemer. Det er brugeren af robotten, som er ansvarlig for overholdelse af regler og retningslinjer f.eks. GDPR.
- Udviklerne og evt. brugerne af personlige robotter står selv for vedligehold og opdatering af robotterne i forbindelse med systemopdateringer mv.
Udviklere
- Når en RPA udvikler har udviklet en robot og den er klar til at køre i drift, så skal udvikleren udfylde et skema med en række spørgsmål og vedhæfte robottens kode. ØSE modtager skemaet og koden i supportportalen. Skemaet bliver lagt på hjemmesiden på sigt kan der blive udviklet en formular, så indmeldingen sker direkte via supportportalen.
- Tilføjelse besluttet på LGØ møde: Udvikling skal ske i testsystemerne, hvis det er muligt. En udvikler får adgang til et testsystem via supportportalen vedr. det enkelte system
Nye brugere
- Hvis en bruger ønsker at anvende en udviklet robot, så skal brugeren kontakte ØSE via supportportalen for at få en kopi af robotten eller få en kopi af robotten af en kollega. Hvis de får en kopi fra en kollega, så skal de informere ØSE via supportportalen, når de tager robotten i brug.
- Hvis en bruger uden kendskab til Power Automate Desktop (PAD) ønsker at køre en personlig robot, så skal robotten deles via en medarbejder i egen enhed med indsigt i PAD, som kan hjælpe med at sætte flowet op og supportere det.
Du kan læse hele den godkendte sagsfremstilling, hvis du ønsker lidt mere baggrund eller forklaring.
Når du har lavet en robot, vil vi derfor bede dig udfylde spørgeskemaet jf. pk. 5 herunder:
FAQ
Min kollega har en robot, og jeg vil også gerne køre robotten. Jeg har selv brugt Power Automate?
Hvis du selv kender power automate, så skal du få din kollega til at dele robotten med dig. Det kan de gøre ved at kopiere de enkelte subflows ud i word eller txt filer, og så kan du kopiere og indsætte det i power automate. Derefter skal du lave eventuelle ændringer, så robotten kan køre hos dig. Når du er færdig med ændringer og eventuelle test og er klar til at køre robotten fast, så skal du skrive ind til Økonomisystemer via support.au.dk.
Min kollega har en robot, og jeg vil også gerne køre robotten. Jeg kender ikke selv noget til Power Automate?
Hvis du ikke kender power automate, så skal du alliere dig med en kollega i enheden, som kender programmet. De kan hjælpe dig med at få sat robotten op. Når den kører, så skal du kontakte Økonomisystemer via support.au.dk, og give os besked om at du også kører robotten.
Jeg vil gerne have adgang til test i et af økonomisystemerne?
Skriv til Økonomisystemer via support.au.dk. Skriv gerne kort om hvilken slags robot du ønsker at lave.
Jeg vil gerne lave en robot efter jeg har været på kursus. Hvad skal jeg gøre?
Find ud af hvilken proces, som du gerne vil automatisere. Når du har besluttet det, så skriv til Økonomisystemer via support.au.dk, hvis det involverer nogen økonomisystemer. Beskriv helt overordnet robotten og skriv hvilke test systemer, som du gerne vil have adgang til. Når du har fået adgang så kan du gå i gang med udvikling og test.
Min robot er kørt helt forkert, hvad skal jeg gøre?
Hvis robotten ikke har gjort noget galt, men ikke kan køre, så kan du evt. kontakte udvikleren. Hvis du har udviklet robotten, så skal du selv rette op på den. Hvis robotten har lavet fejlposter eller godkendelse i et økonomisystem, så skal du håndtere det på samme måde, som hvis ud selv har lavet fejlen. Når du kører en robot, så har du ansvar for de handlinger den laver, som hvis du selv laver dem.
Hvis formularen ikke fremgår af siden, så skal du logge på microsoft office med din au-bruger f.eks. via office.com.