Doktorafhandlingen sendes i første omgang til en indledende vurdering af, om den kan tages under bedømmelse med henblik på erhvervelse af doktorgraden. Den indledende vurdering foretages af en fagligt relevant person på instituttet.
Instituttet kan afvise at tage doktorafhandlingen under bedømmelse hvis:
Hvis doktorafhandlingen tages under bedømmelse nedsætter Dekanen et bedømmelsesudvalg, som efterfølgende godkendes af Akademisk Råd. Bedømmelsesudvalget består af 2-3 medlemmer og nedsættelsen skal ske inden for tre måneder efter indlevering.
Umiddelbart efter nedsættelsen af bedømmelsesudvalget får forfatteren besked om udvalgets sammensætning. Forfatteren kan inden for 14 hverdage komme med indsigelser herimod. Forfatteren kan ligeledes inden for denne tidsperiode, vælge at trække sin afhandling tilbage fra bedømmelse.
Efter endelig nedsættelse af bedømmelsesudvalget kan forfatteren inden otte dage, trække doktorafhandlingen tilbage fra bedømmelse. Efter udløbet af denne frist og indtil modtagelsen af bedømmelsesudvalgets endelige indstilling, kan doktorafhandlingen kun trækkes tilbage fra bedømmelse, hvis institutionen under særlige omstændigheder tillader dette.
Den endelige indstilling skal foreligge senest otte måneder efter nedsættelsen af bedømmelsesudvalget.
Hvis doktorafhandlingen godtages til forsvar, skal forfatteren sørge for, at eksemplarer af afhandlingen kan erhverves eller være offentligt tilgængelig på det relevante institut mindst fire uger, før forsvaret finder sted.
Forsvarshandlingen er offentlig og ledes normalt af institutlederen. Forsvaret skal foregå på dansk, norsk eller svensk, medmindre institutionen giver tilladelse til anvendelse af et andet sprog.
Til at fungere som officielle opponenter udpeges to af bedømmelsesudvalgets medlemmer. Under særlige omstændigheder kan andre sagkyndige udpeges som officielle opponenter.
Forfatteren har ret til at indlede forsvarshandlingen med en forelæsning på indtil halv times varighed, hvori der gives en oversigt over afhandlingens emne og de forskningsresultater, der er fremlagt til bedømmelse.
Efterfølgende har de to officielle opponenter højest 1½ time hver til rådighed.
Snarest efter forsvarshandlingen, hvis denne er fundet tilfredsstillende, afgiver de officielle opponenter en indberetning om, hvorvidt de finder, at forsvaret har været fyldestgørende.
Efter forsvaret indberettes endeligt og skriftligt til Akademisk Råd, der afgør om doktortitlen kan tildeles - og udfaldet meddeles forfatteren. Hvis ikke begge opponenter har fundet forsvaret fyldestgørende, har forfatteren 14 dage til at fremkomme med skriftlige bemærkninger til indberetningen.
Dekanen sikrer pligtaflevering til det Kgl. Bibliotek i Aarhus og et eksemplar til hovedbiblioteket for institutionen i overensstemmelse med reglerne for pligtaflevering.
Efter tildeling af doktorgraden modtager forfatteren et diplom og har ret til at bære en doktorring.
Ovenstående følger reglerne som beskrevet i bekendtgørelse om doktorgrader.