Til dig, som leder

AU skifter rekrutteringssystem, fordi den nuværende løsning udfases pr. 1. august 2026, og vi derfor er nødt til at finde en ny.

Vi indfører en fællesstatslig løsning (SRL), som bruges af andre universiteter. Den er mindre fleksibel, men til gengæld driftssikker og langsigtet.

Overgangen skal gå hurtigt, og i en periode vil det kræve mere tid og tilpasning. Der vil være mindre digital understøttelse på nogle områder – og på nogle områder varigt, men målet er en holdbar løsning på den anden side.

Nej. Emply Hire version 1 lukker pr. 1. august 2026, fordi leverandøren trækker sig fra den offentlige sektor. Det betyder i praksis, at vi ikke kan fortsætte med systemet – uanset hvad vi ellers måtte ønske.

Vi har derfor skullet handle inden for en kort og fastlagt tidsramme. Det er vigtigt at understrege, at det ikke er et strategisk ønske om systemskifte, men noget vi er blevet nødt til at håndtere.

Vi har undersøgt alternativer, men alle realistiske muligheder indebærer et systemskifte. Opgaven har derfor været at vælge en løsning og en implementering, som giver mest mulig stabilitet og mindst mulig forstyrrelse i organisationen.

Forskellen mellem version 1 og 2 af Emply Hire er så stor, at det i praksis svarer til at implementere et helt nyt system med nye arbejdsgange og funktioner.

Samtidig ville udbudsreglerne betyde, at vi kun kunne bruge løsningen i en begrænset periode. I praksis ville der være tale om en ny løsning – og leverandøren er ikke en langsigtet mulighed.

Det ville derfor føre til endnu et systemskifte inden for få år. Den løsning ville skabe gentagen uro i organisationen og samlet set kræve flere ressourcer end ét samlet skifte nu.

SRL er en standardløsning, som udvikles i fællesskab på tværs af staten. Det betyder, at vi ikke kan tilpasse systemet på samme måde som i dag til lokale behov.

Til gengæld får vi en løsning, der er stabil og driftssikker, og som ikke er afhængig af én leverandør. Det mindsker risikoen for, at vi står i samme situation igen om få år.

AU får stadig indflydelse – men på en anden måde. Det bliver gennem samarbejde med andre statslige institutioner, hvor udvikling prioriteres i fællesskab. Det er en mere langsigtet og bæredygtig model.

På nogle områder ja. SRL understøtter færre arbejdsgange digitalt end Emply Hire. Det betyder helt konkret, at nogle opgaver bliver mindre automatiserede og i højere grad skal håndteres manuelt.

Det er vigtigt at være tydelig om, at vi ikke har valgt en dårligere løsning – men en løsning, der kan fungere stabilt fremadrettet inden for de rammer, vi er underlagt.

Den digitale understøttelse forventes at blive bedre over tid. SRL videreudvikles i fællesskab med andre institutioner, og vi prioriterer løbende de integrationer og forbedringer, der giver mest værdi i praksis.

Ja. I en periode – og på nogle områder også fremadrettet – vil der være mere manuelt arbejde end i dag. Det skyldes, at systemet er mindre skræddersyet og har færre automatiseringer.

Det er en kendt konsekvens, når man går fra en lokalt optimeret løsning til en standardløsning. Til gengæld får vi en løsning, der er mindre sårbar (og dermed mere stabil) og ikke afhængig af én leverandør.

Vi arbejder aktivt med at tilpasse arbejdsgange og prioritere de vigtigste integrationer, så opgaverne kan løses så enkelt og effektivt som muligt inden for de nye rammer. Samtidig er det en vigtig ledelsesopgave at hjælpe med prioritering og forventningsafstemning i denne periode.

Ja. Nogle funktioner og integrationer fra Emply Hire er ikke med fra start i SRL. Det betyder at nogle opgaver skal løses på en anden måde i praksis.

På nogle områder kan funktionstab være midlertidigt, mens andre ændringer kan være varige, fordi systemet er opbygget anderledes.

Vi kommer til at arbejde løbende med forbedringer og nye integrationer, men det må forventes, at ikke alle funktioner kommer tilbage i samme form som tidligere.

Tidsplanen er i høj grad styret af, at Emply Hire lukker den 1. august 2026. Det er en ekstern deadline, som vi ikke selv har haft indflydelse på, og som vi er nødt til at arbejde hen imod.

Vi har først kunnet vælge og planlægge en ny løsning, efter det stod klart, at den nuværende løsning udfases. Det betyder, at den samlede implementeringstid er blevet kortere, end man ideelt set kunne ønske.

Derfor har vi valgt en gradvis ibrugtagning med parallel drift. Det gør det muligt at reducere risikoen og samtidig lære og justere undervejs, i stedet for at skifte alt på én gang.

Ja. Implementeringsperioden bliver mærkbar og vil i en periode øge arbejdsbelastningen – især i HR og på institutterne, hvor rekrutteringerne ligger.

Det skyldes både oplæring i det nye system, ændrede arbejdsgange og at vi i en periode arbejder i to systemer samtidig. Det er en bevidst prioritering for at reducere risikoen i overgangen. Men det vil ikke være nødvendigt at sætte rekrutteringer på pause, mens det nye system implementeres. 

Derfor er det vigtigt, at ledelsen lokalt prioriterer opgaverne tydeligt og forventningsafstemmer i perioden. HR understøtter løbende, og den gradvise implementering er netop valgt for at gøre overgangen så håndterbar som muligt i praksis.