Kontrakt, fx kontrakt inkl. bilag | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): Kontrakt for Workzone perioden 2020-2025
Sagsgruppe: 171, Kontrakter
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | |
Opgradering, fx release, hotfixes (bugfix og datarettelser) | Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): Workzone - hotfix 2024.0 - efterår 2023
Workzone - release WZ2025.2 - Q3 2025
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. |
Vejledning i journalisering af projekter
|
SLA-rapporter, fx kontraktuelt aftalte SLA-rapporter | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "SLA-rapport for Workzone - oktober 2025", "SLA-rapport for mitHR - Q3 2025"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Titelstrukturen for dokumenter
SLA-rapport for Workzone - 2025-10
SLA-rapport for mitHR - 2025 Q3 |
Opfølgning på kontraktuelle krav, der ikke overholdes, fx opfølgning på en specifik SLA-rapport, der ikke opfylder kontraktens krav om SLA eller opfølgning på en revisionsrapport, der ikke opfylder kontraktens krav. | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Opfølgning på SLA-rapport Workzone 2025-08", "Opfølgning på manglende levering af funktionen Digital Post til Workzone"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Sagen skal indeholde dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med opfølgning på SLA-rapporter der ikke lever op til kontraktens krav. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form, og hvor dokumentet har betydning for sagen. |
Revisionsrapporter, fx revision af at leverandøren lever op til de krav, der er stillet fx krav til it-sikkerhed hos leverandøren. Det er typisk en del af kontrakten at dette kan leveres. | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): Revisionsrapporter Workzone 2020-2025
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Sagen indeholder alle de revisionsrapporter, der er leveret i kontraktperioden.
Hvis en revisionsrapport afføder sagbehandling/opfølgning med leverandør, skal dette oprettes som en selvstændig sag. |
Løbende driftstatusmøder med leverandør (ekstern), fx referat fra ugentlige, månedlige eller årlige driftstatusmøder med leverandøren. Det er forskelligt fra kontrakt til kontrakt. | Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): Driftsstatusmøder for Workzone 2020-2025
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Det er op til systemforvalteren, hvorvidt der oprettes en sag pr. møde, pr. år eller pr. kontraktperiode. Sagen må dog maksimalt indeholde mødemateriale fra en kontraktperiode. |
Kontraktændringer, fx kontraktforlængelser, allonge, addendum, opsigelse af kontrakt | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Kontraktforlængelse for Workzone 2025-2027", "Allonge til kontrakt for Workzone 2026-2027", "Opsigelse af kontrakt for Workzone 2025"
Sagsgruppe: 171, Kontrakter
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Det er op til systemforvalteren, hvorvidt der oprettes en sag pr. møde, pr. år eller pr. kontraktperiode. Sagen må dog maksimalt indeholde mødemateriale fra en kontraktperiode. |
Opdatering af gældende databehandleraftale, fx ændringer af den gældende databehandleraftale | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): Opdatering af databehandleraftale for Workzone 2020-2025
Ændring af databehandleraftale for Workzone 2020-2025
Sagsgruppe: 056, Databehandleraftale
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Opdatering = mindre ændringer til databehandleraftalen fx ændringer af kontaktpersoner.
Ændringer = større ændringer til aftalen fx outsourcing af support til andre lande, leverandøren opkøbes af anden virksomhed, |
Databehandleraftaler, fx databehandleraftale med leverandør, databehandleraftale med underleverandører,
databehandleraftale med ny konsulent/konsulenthus, der hjælper med løsning af opgaver i systemet | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): Databehandleraftale med KMD for Workzone 2020-2025
Sagsgruppe: 056, Databehandleraftale
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | |
Tvister m. leverandør, fx uenighed om krav på bod, hvor der ikke kan nås enighed mellem parterne | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Krav om betaling for 200 timer for supportsag INC12345 Workzone 2023"
Sagsgruppe: 179, Kontrakstyring diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | En tvist er en formel betegnelse for en juridisk uoverensstemmelse eller konflikt mellem to eller flere parter, som typisk opstår, når en aftale ikke overholdes, og parterne er uenige om deres rettigheder og forpligtelser. Tvister kan løses gennem forlig, voldgift eller retssag, og involverer ofte juridisk intervention for at afgøre uenigheder, som kan vedrøre privatpersoner, virksomheder eller institutione |
Service Request, fx bestilling af opgaver hos leverandøren | Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Bestilling af datarettelse SR12345 Workzone 2025"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | OBS Service requests der er af en størrelse, hvor der bliver udarbejdet en leveranceaftale kan betrages som et selvstændigt indkøb og skal behandles efter vejldningen for vedr. indkøb og udbud. Dette er op til systemejer at vurdere. Proces for journalisering af indkøb |
Håndteringen af major incidents med leverandøren, fx taskforce vedr. systemet er ude af drift i et længere tidsrum og løsningen ikke kendes | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Sikkerhedsbrud i Workzone 2025"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Taskforcens arbejde herunder etablering af taskforce, mødereferater, opfølgning på opgaver mv.
OBS: Husk leverandøren som part. |
Håndteringen af major incidents uden leverandøren, fx taskforce vedr. systemet er ude af drift i et længere tidsrum og løsningen ikke kendes | Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Sikkerhedsbrud i Workzone 2025"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet skal tilknyttes som part. | Taskforcens arbejde herunder etablering af taskforce, mødereferater, opfølgning på opgaver mv.
OBS: Leverandøren skal IKKE på som part. |
Brud på retningslinjer for systemet, fx Power Automate robot kodet forkert og data i systemet er bryder med retningeslinjerne | Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Opfølgning på brug af robotter i EnhedX i Workzone 2026"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | |
Rådgivning og henvendelser fra eksterne, fx rådgivning fra advokatfirma ift. compliance i systemet | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Rådgivning fra BechBruun vedr. ulønnede medarbejderes adgang til X system"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og leverandøren af rådgivningen. | |
Sikkerhedsbrud (persondata), fx bruger har, uden sagligt grundlag, tilgået persondata, mail til forkert modtager og lignende | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Sikkerhedsbrud, 2019-02-13, Mail til forkert modtager"
Sagsgruppe: 841, Sikkerhedsbrud
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering).
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Journalisering af sikkerhedsbrud
|
Sikkerhedsbrud (u. persondata), fx bruger har uden sagligt grundlag tilgået data. | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Sikkerhedsbrud, 2019-03-19, uberettiget opslag i data"
Sagsgruppe: 841, Sikkerhedsbrud
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering).
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Journalisering af sikkerhedsbrud |
Sagsfremstillinger, fx til ledergrupper i forbindelse med tilkøb af nyt modul til systemet, som ikke er dækket af kontrakten eller større ændringer af arbejdsgange, som kræver ledelsesgodkendelse. | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Emply - sagsfremstilling vedrørende tilkøb af rekrutteringsmodul"
Sagsgruppe: Afhænger af sagens emne
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Indblik er ikke nødvendig
Parter: Systemet og systemleverandøren. | |
Større projekter/forvaltningsopgaver, fx udbredelse af systemet til institutter, implementering af karriersamtalemodul til VIP'er | Ja/Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone implementering på institutterne 2025"
Sagsgruppe: 803, IT, projekter
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Indblik er ikke nødvendig
Parter: Systemet og systemleverandøren. |
Vejledning i journalisering af projekter (ikke forskningsprojekter)
|
Anmeldelse af systemet til Rigsarkivet | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone Anmeldelse til Rigsarkivet 2025"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Indblik er ikke nødvendig
Parter: Systemet og Rigsarkivet. | |
Systemforvaltningsaftale | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone Systemforvaltningsaftale 2019-2025",
"Workzone Systemforvaltningsaftale 2025- "
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Samt primære aftaleparter fx. 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Årstal start og årstal slut er for kontratperioden. |
Systemklassifikation og risikovurdering | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone Systemklassifikation og risikovurdering 2019-2025 ", "Workzone Systemklassifikation og risikovurdering 2025- "
Sagsgruppe: 059, Informationssikkerhed, diverse
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Årstal start og årstal slut er for kontratperioden. |
Controlling, fx kontrol af brugeradgange, kontrol af data og beskyttelse af data, kontrol af systemets brug | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone Rapport 07b Controlling af funktionsindblik i Workzone 2020- ", "AUHRA Kontrol af brugeradgange 2013-2023 "
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Indblik er ikke nødvendig
Parter: Systemet og systemleverandøren. | OBS:
Der må ikke være personfølsomme data.
Hvis du i forbindelse med en controlling opdager en sikkerhedshændelse fx. databrud, skal dette ikke gemmes på controllingssag. |
Løbende forvaltningsmøder, fx mødereferater fra forvaltningsmøder med AU IT | Valgfrit | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone Forvaltningsmøder med AU IT 2019-2025"
Sagsgruppe: 809, IT, diverse
Standard dokumentklassifikation: Intern
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Indblik er ikke nødvendig
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Det er frivilligt, om man ønsker at gemme opgaven i Workzone. Confluence og andre værktøjer kan også løfte opgaven. |
Kriseberedskabsplan | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Workzone Kriseberedskabsplan 2022-2025", "Workzone Kriseberedskabsplan 2025-"
Sagsgruppe: 059, Informationssikkerhed, diverse
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | Årstal start og årstal slut er for kontraktperioden. |
DPO tilsyn, fx rapport efter DPO tilsyn, korrespondance i forbindelse med tilsyn | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "DPO tilsyn af Workzone 2025"
Sagsgruppe: 059, Informationssikkerhed, diverse
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | |
Datatilsyn, fx rapport efter datatilsyn, korrespondance i forbindelse med tilsyn | Ja | Sagstype: EMNE
Sagstitel (eksempel): "Datatilsyn af Workzone 2025"
Sagsgruppe: 059, Informationssikkerhed, diverse
Standard dokumentklassifikation: Fortrolig
Sagsbehandler: Systemforvalter
Ansvarlig enhed: Systemejers enhed
Udførende enhed: Systemforvalters enhed
Læseadgang (indblik): Sagsbehandlers organisatoriske indblik (fx 6007, Data og Digitalisering). Overvej om andre enheder på AU har brug for adgang fx 1873, Administrative Applikationer
Parter: Systemet og systemleverandøren. | |