Medarbejderservice på AU  »  HR

Håndtering af Orlov

På denne side finder du alle relevante vejledninger i forbindelse med en orlov på AU. 

Der er to typer for orlov:

  • Orlov med løn
  • Orlov uden løn

Læs mere generelt om regler og retningslinjer for de forskellige orlovstyper under tjenestefrihed/orlov 

Orlov med løn - HR

Registrering af orlov

  • Orlov med løn skal registreres af HR i mitHR med følgende fraværstype: Tjenestefrihed med løn (særlige private anledninger/orlov m. løn) af HR. 

Ferieoptjening under orlov

  • Ved orlov med løn optjener medarbejderen ret til ferie og særlige feriedage i hele perioden, og der er derfor ikke yderligere, som skal tastes i mitHR efter selve registreringen af orlovsperioden. 

Orlov uden løn - HR og Sekretær

HR - Registrering af orlov

1. Registre orlov i mitHR

  • Orlov uden løn under en måned registreres af HR med fraværstypen: Tjenestefrihed uden løn (op til 1 mdr.)
  • Orlov uden løn over en måned registreres af HR med fraværstypen: Orlov uden løn 

2. Giv lokal sekretær besked om følgende: 

  1. Optjener medarbejderen ferie de første 6 måneder af orloven? (OBS: gælder både for ordinær ferie og særlige feriedage)
  2. Holder medarbejderen orlov uden løn andet sted på AU eller uden for AU?

Sekretær - Håndtering af ferie i orlovsperioden

1. Sikre info om orlov fra HR

  •  Optjener medarbejderen ferie de første 6 måneder af orloven?
    • Er orloven længere end én måned, skal der ske ferieafregning (gælder både ordinære feriedage og særlige feriedage), se vejledning om Ferieafregning ved orlov
  • Holder medarbejderen orlov uden løn andet sted på AU eller uden for AU?

2. Sikre at feriesaldo står korrekt

Sekretær skal sikre at feriesaldo står korrekt - for håndtering, se afsnittene:

2.1 Medarbejderen optjener ferie de første 6 måneder
2.2 Medarbejderen ikke optjener ferie under sin orlov

2.1 Medarbejder optjener ferie de første 6 måneder

Orlov kortere end 6 måneder og ferie optjenes

  • Ferieoptjening skal ikke røres. 

Orlov længere end 6 måneder og ferie optjenes første 6 måneder

  • Optjening af ferie og særlige feriedage nedreguleres EFTER de første 6 måneder.

Vejledning: Regulering af optjening

  1. Nedreguler følgende planer:
    • 'Feriedage’ = nedreguler med 2,08 pr. måned (august kan optjening være 2,12)
    • 'Særlige feriedage optjening 1.1-31.12’ = nedreguler med 0,42 pr. måned
    • Evt. ‘Omsorgsdage’  (Hvis medarbejder har orlov i en anden stilling på AU og har omsorgsdage, skal disse også nedreguleres, så medarbejder ikke tror, de har dobbelt omsorgsdage).
  2. Brug reguleringsårsag:
    • Orlov over 6 mdr. 

Se reguleringsdatoer nedenfor.

2.2 Medarbejder ikke optjener ferie under sin orlov

  • Ferieoptjening nedreguleres i hele orlovsperioden

Vejledning: Regulering af optjening

  1. Nedreguler følgende planer:
    • ’Feriedage’ = nedreguler med 2,08 pr. måned (august kan optjening være 2,12)
    • ’Særlige feriedage optjening 1.1-31.12’ = nedreguler med 0,42 pr. måned
    • Evt. ‘Omsorgsdage’  (Hvis medarbejder har orlov i en anden stilling på AU og har omsorgsdage, skal disse også nedreguleres, så medarbejder ikke tror, de har dobbelt omsorgsdage).
  2. Brug reguleringsårsagerne:
    • Over 6 måneder: Orlov over 6 mdr.
    • Under 6 måneder: Orlov under 6 mdr. 

Se reguleringsdatoer nedenfor.

Reguleringsdatoer

Hvornår skal der nedreguleres i saldi?

Ved orlov et andet sted på AU

Feriesaldi nedreguleres pr. måned, idet medarbejderen skal bruge mitHR til at se sin feriesaldi løbende.

Godt at vide: 

  • Nedreguleringerne kan laves lige efter hinanden
    • F.eks. "-2,08" dage pr. 31-05. Herefter "-2,08" dage pr. 30-06 osv.

Ved orlov uden for AU

Feriesaldi nedreguleres inden medarbejderen kommer tilbage, men vær opmærksom på årsafslutningerne for ferie og særlige feriedage:

  1. Feriedage: Holder medarbejderen orlov hen over et årsskifte, så er det vigtigt at nedregulere det af restsaldoen, som skal fjernes pr. den 31-08 ellers vil medarbejderen fremgå af rapporten Saldo - ferie
  2. Særlige feridage: Holder medarbejderen orlov hen over et årsskifte, skal saldoen på særlige feriedage optjening nulstilles/nedreguleres pr. 31-12.

Ferieafregning ved orlov

Når en medarbejder skal ferieafregnes i forbindelse med en orlov uden løn, er processen anderledes end en almindelig ferieafregning. 

Processen: 

  1. Sikre at al ferie er opdateret på medarbejder
  2. Ferieafregn medarbejder i mitHR
  3. Giv Løn besked om ferieafregning via Outlook (dette sker ikke automatisk fra mitHR)

Arbejdsgang - kort beskrevet:

  1. Tilgå Fraværsrecords > Fremsøg medarbejder
  2. Nedreguler planer til 0 (så kan lønkontoret se, hvor mange feriedage medarbejder skal ferieafregnes for)
  3. Vælg reguleringsårsag: Ferieafregning

Følgende fraværsplaner skal ferieafregnes: 

  • Feriedage
  • Særlige feriedage
  • Særlige feriedage container 1.1.-30.4
  • Særlige feriedage optjening 1.1-31.12

Link til boks

16 STEPS

1.

Step 1 image

2. Ferieoversigten opdateres, hvis der evt. skal registreres mere ferie inden slutdatoen. Skulle der tidligere være registreret ferie efter slutdatoen trækker systemet automatisk disse dage tilbage på planen, og sætter registrering i "Tilbagetrukket"

Step 2 image

3. For at se, hvor mange feriedage personen har tilbage, som skal ferieafregnes for klik på planen: Feriedage
I dette tilfælde slutter ansættelsen den 31.01.2023

Step 3 image

4. Vælg medarbejderens sidste dag på arbejde. I dette tilfælde må man gerne sætte datoen til den sidste dag i en måned, idet de 2,08 dage som medarbejderen optjener i januar skal med i ferieafregningen

Step 4 image

5. Her kan vi se, at personen har 4,4 feriedage tilbage, som skal ferieafregnes

Step 5 image

6. Klik OK for at komme tilbage på overbliksbilledet

Step 6 image

7. Klik på Tilmeldinger og reguleringer for at nedskrive planen til 0

Step 7 image

8. Vælg Reguler saldo

Step 8 image

9. Vælg Årsag Ferieafregning på listen

Step 9 image

10. Indtast hvor mange dage saldoen skal nedskrives med i Reguleringsbeløb. Husk at sætte - (minus) foran tallet. I dette tilfælde var det -4,4 dage

Step 10 image

11. Vælg datoen ansættelsen ophør/sidste arbejdsdag

Step 11 image

12. Klik Afsend for at gennemføre nedskrivningen

Step 12 image

13. For at se nedskrivningen/reguleringen Klik på planen: Feriedage

Step 13 image

14. Nu kan vi se at saldoen er 0 Dage, som var meningen

Step 14 image

15. Under beskrivelsen kan vi se Regulering ligge med de -4,4 dage, vi nedskrev saldoen for at den kunne gå i 0.

Step 15 image

16. Du kan nu gentage stepsene for Særlige feriedage planen. Hvorefter du er færdig og kan give besked til løn om at der må ske ferieafregning på personen.

Step 16 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2121746/Ferieafregning--Sekret-r-



Next step

Vejledning

Vejledningerne kan afspilles i forskellige formater.

Prøv de forskellige versioner og find den der passer bedst til dig.

Her kan læse om de forskellige formater og funktionaliteter og hvad der anbefales: Vejledning

Har du spørgsmål til processen /funktionaliteten i mitHR, tjek da FAQ-siden inden du kontakter en supportfunktion.

FAQ

Revideret 07.07.2026