Håndtering af Orlov

Registrering af orloven

• Orlov uden løn under en måned registreres af HR med fraværstypen: Tjenestefrihed uden løn (op til 1 mdr.)
• Orlov uden løn over en måned registreres af HR med fraværstypen: Orlov uden løn 

Håndtering af ferien i orlovsperioden:

• Sekretær skal sikre at feriesaldo står korrekt, for håndtering se afsnittene:
  • Sekretærens opgaver ifm. medarbejderen optjener ferie de første 6 måneder
  • Sekretærens opgaver ifm. medarbejderen ikke optjener ferie under sin orlov
• Sekretæren skal have besked fra HR om følgende for at håndtere ferien korrekt:
  1. Optjener medarbejderen ferie de første 6 måneder af orloven? (OBS: gælder både for ordinær ferie og særlige feriedage)
  2. Holder medarbejderen orlov uden løn andet sted på AU eller uden for AU?
• Er orloven længere end én måned, skal der ske ferieafregning, se vejledning om Ferieafregning ved orlov

OBS: Dette gælder både for ordinære feriedage og særlige feriedage.

Sekretærens opgaver ifm. medarbejderen optjener ferie de første 6 måneder:

• Er orloven kortere end 6 måneder, og optjener medarbejder ferie de første 6 måneder, skal der ikke røres ved denne optjening. 
• Er orloven længere end 6 måneder, skal du nedregulere ferieoptjeningen af ferie og særlige feriedage EFTER de første 6 mdr. for hver måned, som er optjent, hvor den ikke skulle.
• Du nedregulerer dagene således:
  1. Fraværsplanen ’feriedage’ nedreguleres med 2,08 den sidste dag i måneden (på nær august måned, hvor saldoen kan være 2,12)
  2. Fraværsplanen ’særlige feriedage optjening 1.1-31.12’ nedreguleres med 0,42 den sidste dag i måneden
  3. Brug reguleringsårsag: Orlov over 6 mdr. 

Sekretærens opgaver ifm. Medarbejderen ikke optjener ferie under sin orlov:

• Du skal nedregulere feriesaldi i hele orlovsperioden
  • Se hvornår nedenfor
• Nedreguleringen skal ske på 2 planer: ’Feriedage’ og ’Særlige feriedage optjening 1.1-31.12’
• Brug reguleringsårsagerne: Orlov over 6 mdr. eller Orlov under 6 mdr.

Hvornår skal der nedreguleres i saldi?

• Holder medarbejderen orlov andet sted på AU, skal du nedregulere medarbejderens feriesaldi pr. måned, idet medarbejderen skal bruge mitHR til at se sin feriesaldi løbende.
  1. OBS: Nedreguleringerne kan laves lige efter hinanden.
  2. F.eks. "-2,08" dage pr. 31-05. Herefter "-2,08" dage pr. 30-06 osv. 
• Holder medarbejderen orlov uden for AU, kan medarbejderens feriesaldi nedreguleres inden medarbejderen kommer tilbage, men vær opmærksom på årsafslutningerne for ferie og særlige feriedage:
  1. Feriedage: Holder medarbejderen orlov hen over et årsskifte, så er det vigtigt at nedregulere det af restsaldoen, som skal fjernes pr. den 31-08 ellers vil medarbejderen fremgå af rapporten Saldo - ferie
  2. Særlige feridage: Holder medarbejderen orlov hen over et årsskifte, skal saldoen på særlige feriedage optjening nulstilles/nedreguleres pr. 31-12.