Redskaber til online møder

Aarhus Universitet stiller en række redskaber til rådighed til afholdelse af online møder. Her kan du læse mere om, hvad du kan bruge Teams, Skype for Business og Zoom til, og hvad du skal være opmærksom på ift. sikkerheden. 


STEP 1 - GØR DIG FØLGENDE OVERVEJELSER INDEN ET ONLINE MØDE

Inden du indkalder til et online møde, bør du gøre dig følgende overvejelser:

  • Hvilken type data skal deles på mødet, fx via skærmdeling, chat eller del-funktion? 
    Læs om AU's 4 dataklassifikationer: offentlige data, interne data, fortrolige data og følsomme personoplysninger.
  • Hvem må deltage i mødet (afhænger af hvilke typer data, der deles på mødet)? 
    • Er mødet et åbent møde, hvor alle kan deltage via et anonymt link? Gør brug af 'waiting room'-funktion for at have mere kontrol med, hvem der deltager. 
    • Er mødet et lukket møde, som kræver en personlig invitation - med/uden adgangskode?
  • Skal hele mødet eller dele af mødet optages (afhænger af hvilke typer data, der deles på mødet)? 

STEP 2 - VÆLG REDSKAB TIL ONLINE MØDE

TEAMS

ZOOM

SKYPE FOR BUSINESS


Hvad kan det bruges til?

  • Online møder med interne og eksterne deltagere
  • Chat - pt. kun med interne (gemmes automatisk)
  • Samarbejdsplatform for afdeling, projekt eller gruppe, hvor der udover møder og chat/samtaler kan:
    • Deles filer, opgaver og notater
    • Redigere filer sammen
    • Skærmdeling i møder og chat
  • Op til 250 deltagere i videomøder
  • Op til 10.000 deltagere i Teams Live Events 
  • Op til 9 videoer på en enkel skærm
  • Mulighed for at lave 'raise hand'
  • Mulighed for 'waiting room / lobby'
  • Mulighed for at optage møde
  • Må ikke bruges til kommunikation med studerende 
  • Online møder med interne og eksterne deltagere
  • Digitale events og webinarer med interne og eksterne deltagere
  • Skærmdeling
  • Op til 500 deltagere i videomøder (kontakt IT-supporten for at få licens)
  • Op til 49 videoer på en enkel skærm
  • Op til 10.000 deltagere i 'view only' møder (kontakt IT-supporten for at få licens)  
  • Mulighed for at lave 'break out rooms'
  • Mulighed for at lave 'raise hand'
  • Mulighed for 'waiting room / lobby'
  • Mulighed for at optage møde
  • Må gerne bruges til kommunikation med studerende og til at understøtte kommunikation mellem de studerende    
  • Zoom bruges desuden til digital undervisning og digital eksamen
  • Online møder med interne og eksterne deltagere
  • Chat med interne og eksterne (gemmes ikke)
  • Skærmdeling
  • Op til 250 deltagere
  • Op til 50 videoer på en enkel skærm
  • Mulighed for 'waiting room / lobby'
  • Må gerne bruges til kommunikation med studerende

Egnet til deling af disse typer data


Sikkerhed

  • AU har en databehandleraftale med Microsoft.  
  • Teams har mange anvendelsesmuligheder, og du skal derfor være opmærksom på, hvilke data du deler med hvem. 
  • Det afgørende for sikkerheden er, hvordan du som mødeleder forbereder, planlægger og afvikler mødet med udgangspunkt i hvilke typer data, der skal deles på mødet.
  • Chat-funktionen skal bruges med omtanke, da alle deltagere, som udgangspunkt, kan se hele mødechatten, selvom de kun har deltaget i dele af mødet.
  • AU får gennem en aftale med Danish e-infrastructure Cooperation (DeiC) adgang til Zoom. Aftalen indeholder alle de betingelser om databeskyttelse, man almindeligvis vil forvente af en europæisk aftale      
  • Du må ikke benytte gratisversionen eller køber licens til den almindelige version fra Zoom’s egen webside. 
  • Husk at opdater din Zoom-klient til den nyeste version, når der kommer en opdatering.
  • Brug altid “waiting room” muligheden i Zoom, da dette tillader større kontrol over, hvem der deltager i møderne.
  • Hvis der behandles følsomme personoplysninger eller fortrolige data på et Zoom-møde, skal mødet have en adgangskode. Det vil sige en kode, som deltagere skal indtaste for at kunne deltage i mødet. Mødelederen skal sende adgangskoden til deltagerne via en anden kanal, fx AU-mail. 
  • Læs mere om IT-sikkerheden i den Zoom-løsning, som AU bruger (DeiC)
  • Øvrige retningslinjer for digital eksamen
  • AU har en databehandleraftale med Microsoft.  
  • Du skal være opmærksom på, hvilke data du deler med hvem via Skype.
  • Det afgørende for sikkerheden er, hvordan du som mødeleder forbereder, planlægger og afvikler mødet med udgangspunkt i hvilke typer data, der skal deles på mødet.

Sådan kommer du i gang