Sådan bruger du Teams

Hvad er Teams?

Microsoft Teams er en del af Office 365 og giver mulighed for holde møder og chatte/føre samtaler med hinanden.

Samtidig kan Teams anvendes til at arbejde sammen i afdelinger/projekter/grupper, hvor man chatte, føre samtaler, afholde virtuelle møder og dele filer og opgaver med hinanden.

Med Teams har gruppen en fælles hukommelse, som er nem at søge i. Al chat-kommunikation ligger f.eks. gemt i Teams, og det er let for nye medlemmer af teamet at orientere sig i den kommunikation, der har fundet sted før vedkommende blev knyttet til teamet.

Teams er særligt velegnet til uformel kommunikation i en afdeling eller et projekt og har en række funktioner, der i hør grad ligner noget, man kender fra sociale medier.

Sådan kommer du igang med Teams

For at få den bedste oplevelse med Teams anbefaler vi, at man downloader Teams så det ligger lokalt på computeren. Det er muligt at bruge Teams i browserversionen - via login på www.office.com, men man får kun det fulde udbytte af Teams, hvis man downloader app'en til sin computer.

Hvis du bliver inviteret til at deltage i et Teams-møde, så modtager du kalenderinvitation i Outlook, hvor der er link til mødet.
Hvis du er inviteret i et Team, modtager du en email. Ved at følge instruktionerne heri, kan du ved at logge på med AU ID og password få adgang til teamet.

Sådan bestiller du et Team

Hvis i er en gruppe, der har behov for at oprette et nyt Team, kan I bestille et Team via IT-supporten.

Oplys følgende ved bestillingen: 

  • Tilhørsforhold (Fakultet)
  • Funktion (hvad arbejder gruppen med?)
  • Ønske til navn
  • Beskrivelse af Teamets formål (max 100 tegn)
  • Primær og sekundær ejer (på formen au12345) 

Kontakt din lokale IT-support for at bestille et Team


Vejledninger

Introduktion til Teams

Få en introduktion til de grundlæggende funktioner og kom godt i gang med at bruge Teams.

Introduktionskurset vil give dig en forståelse for, hvad Microsoft Teams er, hvad det kan bruges til, og hvordan du kan bruge det i din arbejdsgang.

Teams som møde- og chatplatform

Teams er meget velegnet til at afholde virtuelle møder og chatte med en eller flere kolleger. Lær hvordan du bruger Teams som møde- og chatplatform.

Best practice for chat og møder i Teams

Bliv klogere på, hvordan du sikrer, at de rigtige personer, har adgang til chatten for de møder og chats, du deltager i.

Deltag i Teams møder via videokonference

Det er muligt at deltage i Teams-møder med videokonferenceudstyr fra alle mødelokaler på Aarhus Universitet, hvor der er installeret videokonference.

Opret møde i Teams (PC)

For at oprette et møde i Teams skal du lave en mødeindkaldelse i Outlook ligesom du plejer.

Giv mødet en titel og udvælg de personer, der skal inviteres med til mødet.

  • Klik på "Teams-møde"

Nu kommer der et link til Teams-mødet i bunden af mødeindkaldelsen, som deltagerne kan trykke på for at blive sendt direkte til Teams-mødet, når det bliver afholdt.

Omdan planlagt møde til Teams-møde (PC)

Find frem til mødeindkaldelsen for det møde, du vil lave om til et Teams møde og åbn den.

  • Klik på "Teams møde"
  1. Nu kommer der et link til Teams-mødet i bunden af mødeindkaldelsen, som deltagerne kan trykke på for at blive sendt direkte til Teams-mødet, når det bliver afholdt.
  2. Send mødeindkaldelsen igen, så alle deltagere får linket til Teams-møde i deres mødeindkaldelse

Opret møde i Teams (Mac)

Gå til office.com i din browser

Tryk på "Log på"

Log på med dit AU ID - på formen: au123456@uni.au.dk 

Skriv det password, der hører til dit AU ID

Godkend login med 2-faktor validering

Klik på "Outlook"

Skift til kalendervisning

  1. Vælg det tidspunkt mødet skal afholdes på
  2. Tryk på "flere indstillinger"
  1. Giv mødet en overskrift
  2. Inviter de personer, der skal deltage i mødet
  3. Slå Teams-møde til, så det ser ud som vist her
  4. Afslut med at sende mødeindkaldelsen

Omdan planlagt møde til Teams-møde (Mac)

Hvis du har et møde i kalenderen, som du gerne vil lave om til et Teams-møde, skal du logge på office.com - som beskrevet i "Opret møde i Teams (Mac)" ovenfor.

  • Klik på "Outlook" 

Skift til kalendervisning

Find frem til det møde, der skal laves om til et Teams-møde og klik på rediger 

  1. Slå Teams til for mødet, så det ser ud som her
  2. Send invitationen ud, så mødedeltagerne får linket til Teammødet i deres mødeindkaldelse

Arbejd hjemmefra med Teams

Få en introduktion til, hvordan du kan komme godt i gang med at arbejde hjemmefra med Teams. Vejledningen forudsætter, at du har styr på de grundlæggende funktioner i Teams.

Samarbejd med Teams

Bliv endnu bedre til at bruge Teams. Gør jeres samarbejde i Teams mere effektivt ved at kende til forskellige tricks og funktioner, der gør arbejdet med Teams mere effektivt.

Sådan tilføjer du nye medlemmer til et Team

Vær opmærksom på, at du skal være ejer af Teamet for at kunne tilføje nye medlemmer. Hvis du ikke er ejer, kan du bede ejeren af Teamet om at gøre dig til ejer. Du kan også anmode ejeren af Teamet om at føje et nyt medlem til Teamet.

Når du har startet Teams op, kan du se en oversigt over de Teams, du er medlem/ejer af.

  • Tryk på de tre prikker ud for det Team, du vil tilføje medlemmer til

Klik på Administrer team

Nu kan du se en oversigt over de personer, der er medlemmer/ejere af Teamet. 

  • Tryk på “Tilføj medlem”

Det næste trin er forskelligt alt efter, om du er ejer eller ikke ejer af Teamet. 

HVIS DU IKKE ER EJER AF TEAMET

Du vil få muligheden for at anmode ejeren af Teamet om at føje et nyt medlem til Teamet. Skriv navn eller email på den person, der skal føjes til Teamet og vælg personen på listen.

Klik på send anmodning. Ejerne af Teamet vil derefter modtage en besked om, at en person har anmodet om at få adgang til Teamet og kan derefter vælge om de vil give personen adgang eller afslå anmodningen. 


HVIS DU ER EJER AF TEAMET

Skriv navn eller email på den eller de personer, der skal føjes til Teamet og vælg personen på listen

Klik på Tilføj for at føje personen til Teamet

  1. Du har nu mulighed for at vælge, om personen skal oprettes som medlem eller ejer
  2. Afslut med at trykke på “Luk”

TILFØJ EN HEL GRUPPE TIL ET TEAM

Hvis du er ejer af et Team har du mulighed for at tilføje en hel gruppe på en gang, så du slipper for at skulle tilføje medlemmerne en af gangen.

Gå ind under Administrer Team/Tilføj medlem som beskrevet ovenfor.

I stedet for at skrive en person ind, kan du skrive en distributionsliste (mailgruppe) eller en enhedsgruppe (fra enhedsregisteret) ind*. Alle medlemmer af denne gruppe vil derefter blive medlemmer af Teamet.

Hvis man f.eks. gerne vil tilføje alle medarbejdere i AU IT Brugeroplevelser som medlemmer af Teamet skriver man “AU IT Brugeroplevelser” og vælger gruppen på listen

  1. Ved at klikke på pilen, kan man få en oversigt over, hvilke personer, der er medlem af gruppen, før man tilføjer medlemmerne (man har derved mulighed for at fjerne enkelte personer, inden man tilføjer gruppen)
  2. Klik på Tilføj
  3. Klik på Luk

Alle medlemmer af gruppen er nu meldt ind som medlemmer af Teamet.

* Vær opmærksom på, at man kun kan tilføje grupper, der er oprettet som enhedsgrupper (automatisk trukket fra enhedsregisteret) eller distributionslister (maillister i Outlook).

Se hvordan man tilføjer en enhedsgruppe til et Team nedenfor.

Hvis den gruppe du gerne vil tilføje ikke er tilgængelig i Teams, kan du få den oprettet som mailliste i Outlook ved at rette henvendelse til din lokale IT-support.


SÅDAN TILFØJER MAN EN ENHEDSGRUPPE TIL ET TEAM

Første skridt er, at finde enhedsnummeret for den enhed, man ønsker at tildele adgang til et Team.

Gå til https://mit.au.dk/guide/ 

Du kan enten fremsøge enheden ved at:

  1. Skrive enhedens navn i søgefeltet eller
  2. Klikke dig frem til enheden i organisationstræet  

Hvis man gerne vil finde enhedsnummeret på AU IT Brugeroplevelser, skriver man "Brugeroplevelser" i søgefeltet. Har kan man nu se, at AU IT Brugeroplevelser har enhedsnummeret 2639.

Tilbage i Teams skriver jeg nu følgende for at tilføje en enhed baseret på et enhedsnummer:

Allempl-2639

AU IT Brugeroplevelser (User Experiences) bliver søgt frem og kan tilføjes som medlemmer af Teamet.

Teams på mobil og tablet

Med Teams app'en til mobil og tablet, kan du deltage i chat og samtaler eller samarbejde med kolleger. App'en er let at bruge og giver dig frihed til at arbejde i Teams, selv når du er væk fra din arbejdsstation.

Download Teams fra Google Play Store eller fra App Store – app'en hedder Teams.


Sikkerhed i Teams

Klassifikation af data

AU har indgået en databehandleraftale med Microsoft, hvilket betyder, at alle medarbejdere trygt kan benytte redskaberne i Office 365. Vi skal dog være særligt opmærksomme på at der gælder særlige regler for håndtering, opbevaringen og deling af almindelige og følsomme personoplysninger (GDPR) samt fortrolige oplysninger (klassifikation af data). 

Optagelse af Teams-møder

Det er muligt at optage møder afholdt i Teams. Det er dog vigtigt at være opmærksom på de regler, der gælder for optagelser, inden man laver sin første optagelse.