Skematisk oversigt over ansvarsfordeling vedr. eksterne forskningsmidler
| Bevillings- haver | Dekan | Institutleder | Rektor | Budget- og Planl. Kontoret | Patent- og kontrakt- Enheden (PKE) | Teknisk Forvaltning |
Ansøgnings- og kontraktfasen | |||||||
Medarbejderesaftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter | Godkende. | ||||||
Bevillingsoprettelsesskema | + | Underskrive | |||||
Meningsfuld lang titel i NS (årsberetning) | x | ||||||
Takkebrev til indbetaler, hvis indbetaling uden dokumentation i skriftligt materiale | Gøre forudsætninger klar for indbetaler | ||||||
Retligt bindende aftaler, samarbejdsaftaler | Godkende, evt. delegere til → | Godkende | Godkende, hvis offentlig samarbejdspartner | Godkende, hvis IP rettigheder | |||
Vurdering af forskningsmæssig interesse vedr. samarbejdsaftaler | Vurdere, evt. delegere til → | Vurdere | |||||
Vurdere samarbejdsaftale ct. indtægtsdækket virksomhed | Ansvar for vurdering | ||||||
Moms, virksomheder | + | ||||||
Vurdering om inhabilitet | Vurdere | ||||||
EU-forskningskontrakter: ansøgning, CPF, kontrakt | Godkende, evt. delegere til → | Godkende | Godkende budget m.v. Underskrive | ||||
Consortium Agreements , EU | Godkende, evt. delegere til → | Godkende | Godkende IP rettigheder, underskrive | ||||
DG kontrakter | Godkende | Godkende | Underskrive | Godkende budget m.v. | Godkende IP rettigheder | ||
Højteknologifonden, forpligtende samarbejdsaftaler | Godkende | Underskrive | Godkende IP rettigheder | ||||
Højteknologi kontrakter | Underskrive (formentlig) | Godkende budget m.v. | |||||
Andre kontrakter om oprettelse af (del)centre * | Godkende | Godkende | |||||
Budget i forhold til projekt | + | ||||||
Realistisk lønbudget | + | ||||||
Overhead | + | Sikre, at ansøgninger og bevillinger overholder reglerne | |||||
Overhead til/fra statslige institutioner | + | Forelægges, hvis Rektorkollegiets aftale ikke følges | |||||
Ansøgninger, der indebærer særligt træk på lokaler/infrastruktur | + | Godkende | Godkende | ||||
Medfinansiering/indlejring | + | Godkende | Godkende | Evt. | |||
Særlige regnskabsbetingelser | Afklare | Sikre adm. personale til | Godkende | ||||
God videnskabelig praksis | Overholde | ||||||
Videnskabsetisk komité, Registertilsynet m.v. | Sørge for godkendelse, hvis aktuelt | ||||||
Journalisering, EU kontrakter | I ScanJour | ||||||
Journalisering Consortium Agreements | I ScanJour | ||||||
Journalisering, samarbejdsaftaler med IP rettigheder | Procedure og tilsyn med journalisering | Sørge for journalisering | Kopi i kontraktkartoteket | ||||
Journalisering, samarbejdsaftaler uden IP rettigheder | Procedure og tilsyn med journalisering | Sørge for journalisering | Kopi i kontraktkartoteket | ||||
Journalisering, DG-kontrakter | Ansøgninger m.v | Ansøgninger m.v | Kontrakt i ScanJour | ||||
Journalisering, Højteknologi kontrakter | Ansøgninger m.v | Ansøgninger m.v | Kontrakt i ScanJour | ||||
Journalisering af andre dokumenter, der dokumenterer forhold og forpligtelser over for ekstern tilskudsgiver/partner | Ansvar for procedurer og tilsyn | Ansvar for journalisering, hvis bestemt af dekanen | |||||
Budget for bevillinger i regnskabssystemet | + | Kontrollere | |||||
Registrering af ansøgninger og deres budget i regnskabssystemet |
| Kan godkende bunkning, men kræver anden form for oversigt over ansøgninger | Ansvar for at budget bliver registreret | ||||
Besked om afslag på ansøgning mhp. nedskrivning af ”bunkens budget” | + | ||||||
Løbende bevillingsadministration |
| ||||||
Hjemskrivning af bevillingsbeløb | + | ||||||
Løbende bevillingsopfølgning, fagligt og økonomisk | Bl.a. udligne overtræk | Ansvar for procedure og adm. organisation | |||||
Bidrag til AU’s investeringsbudget (påtænkte anlæg over 100.000 kr. anskaffet af bevillingen) | Give besked til institutadm. | ||||||
Timesedler for bevillinger, hvor det er betingelse | Underskrive | ||||||
Budget og indbetalingsrater for bevillinger | + | ||||||
Ændret tidshorisont, ændret bevillingsbeløb | Besked til Regnskabskontoret | ||||||
Revision af budget | Besked til institutadministration | Ansvar for procedure og adm. organisation | |||||
Anskaffelse af biler, telefon, abonnement m.v. | + | Ansvar | |||||
Anskaffelse af anlæg til aktivering (over 100.000 kr.) | Besked til registrering | Ansvar for procedure | |||||
Lukning af bevilling | Ferieregistrering, udligning af restsaldi m.v. Besked tilRegnskabskontoret | Gennemgå bevillinger mindst en gang årligt. | |||||
Bevillingshavere på orlov/fratrådt | Bevillingsadministration, lukning, kontakt til bevillingsgiver | ||||||
Fraværsregistrering | Besked om ferie for personale på bevill. | Ansvar for procedure og adm. organisation | |||||
Tilsyn med institutledernes procedurer | Ansvar |