Finansieringen af hovedområderne AU Fælles og Erhverv og Innovation sker via en model med et vedtaget bidrag fra fakulteterne baseret på fakulteternes indtægter. Bidragsprocenten fastlægges årligt i budgetprocessen. Fra og med 2025 er bidraget fastsat til 12,2 pct af fakulteternes indtægter.
Det samlede bidrag fordeles som rammer til opgaver/enheder under hovedområderne AU Fælles og Erhverv og Innovation. Det er universitetsdirektøren, der prioriterer og budgetterer rammerne indenfor AU Fælles under inddragelse af rektorat og universitetsledelse.
AU Fællesadministrationen styrer økonomien via rammestyring, der indebærer at hver enhed får en fastsat økonomisk ramme til at dække omkostninger til områdets opgaveløsning med forventning om, at rammen overholdes.
Rammer som uddeles er opdelt i følgende kategorier:
Der er mulighed for at omprioritere rammer indenfor fællesomkostningerne: 2) IT-systemer, 3) Særlig drift og 4) konsulenter. Der må dog ikke omprioriteres rammer fra 1) Løn og kontorhold uden godkendelse fra universitetsdirektøren.
Rammer kan også uddeles som midlertidige bevillinger.
Disse midler skal benyttes til de formål de er bevilliget til og må ikke omprioriteres.
Det forventes, at vicedirektørområderne og Universitetsledelsens Stab budgetterer med bedste bud på deres 4-årige budgetter i tæt samarbejde med enhedens controller. På de enkelte områder skal der alene budgetteres med reelle forventede omkostninger og ikke med buffere eller budgetreguleringer. Eventuelle buffere til uforudsete omkostninger og nye prioriteringer, skal som hovedregel budgetteres hos universitetsdirektøren. Dette for at undgå mange små buffere, der tilsammen udgør en stor sum og vanskeliggør god økonomistyring.
De eneste budgetreguleringer der budgetteres på områderne, er vakance- og refusionspulje. For vakancebudgettet skal der budgetteres med en forventning til vakante stillinger i løbet af året ud fra både et historisk datagrundlag samt en strategisk vurdering af indsatsen på området. Derudover skal der budgetteres med en pulje til ukendte refusioner på området ud fra tidligere års niveau af realiserede refusioner på området.
Ved budgetafvigelser til rammerne forventes det, at områderne hurtigst muligt agerer for at sikre overensstemmelse mellem ramme og budget. Ved forventet mindreforbrug skal rammen nedjusteres, så tidligt som muligt, så midlerne kan tilføres universitetsdirektørens råderum og omprioriteres til andre formål i AU Fælles. Hvis der modsat er tale om en forventet budgetoverskridelse, skal der laves en plan for at omprioritere internt på området. Hvis det ikke er muligt, skal det drøftes med universitetsdirektøren mhp. at finde en løsning.
Det er vicedirektøren, stabschefen eller centerlederen, som kan disponere rammen til de enkelte omkostningstyper, herunder f.eks. midler fra refusion, fratrædelser eller afvigelser på fællesomkostningerne. Samtidigt er det også vicedirektøren, stabschefen eller centerlederen, der skal lave omprioriteringer indenfor området, for at finde eventuelle besparelser eller finde finansiering til stigninger på andre poster. Den enkelte funktionschef forventes som udgangspunkt at overholde det senest godkendte budget efter aftale med nærmeste leder.
Ved ønske om rammeændringer, herunder omprioriteringer mellem omkostningskategorier anvendes nedenstående procedure for godkendelse af universitetsdirektøren.
Rammeændringen effektueres i slutningen af hver måned og dokumentation journaliseres.
AU Tværgående faglige aktiviteter består af Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS), Centre for Educational Development (CED), Sino-Danish Center for Education and Research (SDC) og Universitetets Strategiske Midler (USM).
AU Fælles Bygninger består af AU Fælles byggepulje, AU Fælles huslejepulje for fællesadministrationens lokaler, AU Fælles huslejepulje for øvrige lokaler, Campus 2.0 puljen samt Campus 3.0. Bidraget til AU Fælles bygninger fastlægges i budgetlægningen og ændres herefter ikke i løbet af året.
Resultatet på AU Fælles påvirkes af mere- eller mindreforbrug på AU Fælles Bygninger.
AU SIS består af omkostninger (herunder løn til allokerede medarbejdere fra VD-områderne) til projektet, der skal realisere AU’s nye studieadministrative system, som skal afløse STADS.
AU SIS finansieres via en ramme fra det samlede bidrag til AU Fælles i 2024 og til med 2028 samt medfinansiering fra AU IT, AU Uddannelse, AU Økonomi og administrationscentrene.
AU Fælles licenser indeholder alle licensomkostninger til IT-systemer på AU Fælles, som er fordelt ramme- og systemejermæssigt på AU HR, AU IT, AU Bygninger, AU Økonomi, AU Uddannelse og AU Forskning og Universitetsledelsens Stab.
AU Fælles licenser dækker omkostninger til IT-systemer på vegne af hele AU. Eksempler på omkostninger til systemer under denne kategori er Navision, MitHR, netværkskomponenter samt Microsoft licens mv. AU Fælles licenser er finansieret ved rammestyring.
AU Fællesadministrationen består af seks vicedirektørområder, ekskl. AU Fælles licensomkostninger til IT-systemer og inkl. eksterne projekter, Rådgivnings- og Støttecenteret (RSC), Universitetsledelsens Stab, Rektoratet og bestyrelsen (inkl. rektoratspuljen) samt AU Fælles råderum. Disse områder varetager administrative opgaver på vegne af hele universitetet. AU Fælles administrationen er finansieret ved rammestyring.