Rammer som uddeles er opdelt i følgende kategorier:

Løn & Kontorhold

1. Løn og kontorhold som indeholder lønomkostninger samt driftsomkostninger som har direkte tilknytning til medarbejdere ansat i enheden (kontorhold, IT-udstyr, kompetenceudvikling og rejser mv.).

Fællesomkostninger

2. IT-systemer, som indeholder omkostninger til områdespecifikke IT-systemer samt licensudgifter.
3. Særlig drift, som indeholder omkostninger til de områdespecifikke faglige aktiviteter. Eksempler på omkostninger i denne kategori er omkostninger til eksamen og kursusafholdelse i vicedirektørområderne samt infrastrukturpuljen under AU Bygninger.
4. Konsulenter, som indeholder omkostninger til konsulenter og revisionsydelser. Omkostningerne anvendes i de tilfælde, hvor det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at anvende AU medarbejdere til opgaven. 

Der er mulighed for at omprioritere rammer indenfor fællesomkostningerne: 2) IT-systemer, 3) Særlig drift og 4) konsulenter. Der må dog ikke omprioriteres rammer fra 1) Løn og kontorhold uden godkendelse fra universitetsdirektøren.

Rammer kan også uddeles som midlertidige bevillinger.

5. Midlertidige bevillinger som er projekter af midlertidig karakter. Eksempler under denne kategori er USM-bevillinger og midlertidige finanslovsbevillinger til f.eks. implementering af kandidatreformen. 

Disse midler skal benyttes til de formål de er bevilliget til og må ikke omprioriteres.

Det forventes, at vicedirektørområderne og Universitetsledelsens Stab budgetterer med bedste bud på deres 4-årige budgetter i tæt samarbejde med enhedens controller. På de enkelte områder skal der alene budgetteres med reelle forventede omkostninger og ikke med buffere eller budgetreguleringer. Eventuelle buffere til uforudsete omkostninger og nye prioriteringer, skal som hovedregel budgetteres hos universitetsdirektøren. Dette for at undgå mange små buffere, der tilsammen udgør en stor sum og vanskeliggør god økonomistyring.

De eneste budgetreguleringer der budgetteres på områderne, er vakance- og refusionspulje. For vakancebudgettet skal der budgetteres med en forventning til vakante stillinger i løbet af året ud fra både et historisk datagrundlag samt en strategisk vurdering af indsatsen på området. Derudover skal der budgetteres med en pulje til ukendte refusioner på området ud fra tidligere års niveau af realiserede refusioner på området.

Budgetafvigelser

Ved budgetafvigelser til rammerne forventes det, at områderne hurtigst muligt agerer for at sikre overensstemmelse mellem ramme og budget. Ved forventet mindreforbrug skal rammen nedjusteres, så tidligt som muligt, så midlerne kan tilføres universitetsdirektørens råderum og omprioriteres til andre formål i AU Fælles. Hvis der modsat er tale om en forventet budgetoverskridelse, skal der laves en plan for at omprioritere internt på området. Hvis det ikke er muligt, skal det drøftes med universitetsdirektøren mhp. at finde en løsning.

• Meromkostninger for eksisterende aktiviteter/opgaver skal som udgangspunkt finansieres ved omprioriteringer indenfor eget område.
• Ved nye aktiviteter/opgaver skal det drøftes med universitetsdirektøren, hvorvidt disse skal prioriteres på AU, og hvordan disse kan finansieres, hvis det ikke er muligt indenfor egne rammer under den pågældende kategori. Inden igangsættelsen af nye aktiviteter/opgaver af væsentlig karakter skal det altid drøftes med universitetsdirektøren, hvorvidt det skal prioriteres på AU.  

Det er vicedirektøren, stabschefen eller centerlederen, som kan disponere rammen til de enkelte omkostningstyper, herunder f.eks. midler fra refusion, fratrædelser eller afvigelser på fællesomkostningerne. Samtidigt er det også vicedirektøren, stabschefen eller centerlederen, der skal lave omprioriteringer indenfor området, for at finde eventuelle besparelser eller finde finansiering til stigninger på andre poster. Den enkelte funktionschef forventes som udgangspunkt at overholde det senest godkendte budget efter aftale med nærmeste leder.

Ved ønske om rammeændringer, herunder omprioriteringer mellem omkostningskategorier anvendes nedenstående procedure for godkendelse af universitetsdirektøren.

1. Vicedirektør eller stabschef involverer og/eller orienterer områdets controller i AU Økonomi omkring den forestående anmodning om en rammeændring.
   • Der opfordres her til, at vicedirektør eller stabschef involverer økonomienheden i processen frem imod, at rammeanmodningen søges. Som minimum skal AU Økonomi/ områdets controller orienteres.
2. Vicedirektør eller stabschef indsender anmodning om rammeændring til universitetsdirektøren i den udfyldte skabelon.
   • I skabelonen udfyldes felterne og en dækkende samt retvisende beskrivelse af grundlaget for rammeændringen tilføjes mhp. dokumentation.
3. Universitetsdirektør tager stilling til anmodningen.
   • En godkendelse kan ikke være mundtlig, men skal være skriftlig enten ved underskrift i skabelonen eller per mail.
4. Vicedirektør eller stabschef fremsender rammeanmodningen til admokonomi@au.dk og sekretariatschef i AU Økonomi (Anette Svejstrup).
   • Det fremsendte skal omfatte rammeanmodningsskabelonen der arkiveres som dokumentation i WorkZone sammen med den skriftlige godkendelse fra Universitetsdirektøren.

Rammeændringen effektueres i slutningen af hver måned og dokumentation journaliseres.